Werken bij Waterschap Rijn en IJssel is dynamisch, uitdagend en maatschappelijk nuttig. Onze organisatie staat nooit stil. De zorg voor waterveiligheid, -kwaliteit en kwantiteit gaat continu door. Iedere medewerker zet zich daarvoor vanuit zijn eigen functie en specialisme met veel enthousiasme in. Dat doen zij vanuit een inspirerende werkomgeving met een open en collegiale sfeer. Er heerst een grote mate van vrijheid, zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid.

De unit Bestuurlijk Juridische Zaken is op zoek naar een:
Medewerker bestuurs- en directieondersteuning
Het bestuurssecretariaat adviseert en ondersteunt het algemeen bestuur, het college van dijkgraaf en heemraden, het directieteam, de dijkgraaf en de secretaris-directeur. Het secretariaat bestaat uit een team van vier/vijf medewerkers die in gezamenlijkheid verantwoordelijkheid nemen voor de taken van het secretariaat. Eén ieder heeft een eigen aandachtsgebied, Het team vangt bij drukte elkaars taken op en ondersteunt elkaar daar waar nodig.
Het secretariaat functioneert in veel gevallen als eerste aanspreekpunt voor (bestuurlijke) bezoekers en je bent daarmee in feite “het gezicht naar buiten“ van het waterschap op bestuurs-/directieniveau.

Wat ga je doen?
•    Je ontzorgt de directeuren en heemraden, onder meer door actief beheer van de complexe agenda’s en het signaleren van zaken die aandacht vragen.
•    Je handelt binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken af of verwijst deze door.
•    Je beoordeelt (digitale) stukken/e-mail ten aanzien van aard, belang en prioriteit van afhandeling.
•    Affiniteit met de digitale ontwikkelingen
•    Je faciliteert en ondersteunt met betrekking tot informatievoorziening en communicatie.
•    Je draagt er zorg voor dat vragen en signalen tijdig en inhoudelijk goed worden afgehandeld.
•    Je bereidt vergaderingen voor: verzamelt agendapunten en bijlagen, verwerkt stukken in iBABS (digitaal vergadersysteem) en reserveert vergaderruimtes met eventuele bijbehorende hulpmiddelen en catering.
•    Je regelt afspraken en organiseert bijeenkomsten, zo nodig ook extern en met veel genodigden.
•    Je houdt overzicht en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
•    Je bent eerste aanspreekpunt voor bezoekers.
•    Tot slot verricht je administratieve taken; onder andere in- en externe correspondentie.

Wat is jouw bijdrage?
•    Je hebt een afgeronde secretariële opleiding en ervaring als directie-/bestuursondersteuner.
•    Ervaring met Outlook en Office is van belang.
•    Ervaring met iBabs en Djuma is een pré.
•    Je hebt ervaring om in teamverband samen te werken en hebt een proactieve werkhouding.
•    Je bent enthousiast, collegiaal, stressbestendig en servicegericht. Een echte spin in het web.
•    Je hebt gevoel voor (onderlinge) verhoudingen en kunt goed omgaan met complexe situaties.
•    Je toont initiatief en hebt goede communicatieve eigenschappen.
•    Je bent punctueel, een hands-on en no-nonsense type.
•    Je bent flexibel in werkuren bij ziekte/vakantie/drukte binnen het team.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.