Beschrijving project/programma:

Het Event Rules-as-Code (RaC) wordt uitgevoerd in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). De uitvoering ligt bij ICTU/Digicampus. Het betreft een tweedaags internationaal congres in maart/april 2026 in Den Haag. De voertaal is Engels.
Het event brengt Nederlandse en Europese stakeholders samen die actief zijn op het gebied van wet- en regelgeving in digitale vorm. Doel is kennisdeling, samenwerking stimuleren en zichtbaarheid van Nederlandse projecten vergroten. Het programma bestaat uit keynotes, panels, showcases en co-creatiesessies. Het event maakt deel uit van de Europese GovTech4All-2 agenda en draagt bij aan de positionering van Nederland als kennispartner in Europa.

Omschrijving einde project/programma:

Het project is afgerond wanneer het Event Rules-as-Code succesvol is georganiseerd en uitgevoerd (maart/ april 2026), inclusief:
•    Logistieke uitvoering (locatie, catering, techniek, uitnodigingstraject, registratie, badges).
•    Inhoudelijke programmering (keynotes, panels, co-creatiesessies).
•    Vastlegging in beeld en verslaglegging (presentaties, sfeervideo, evaluatie).
•    Oplevering van het eindverslag en evaluatie, inclusief lessons learned.

Het project eindigt formeel op 30 april 2026, na afronding van alle financiële en inhoudelijke verantwoording.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:

Rol van de Eventmanager:
Verantwoordelijk voor de volledige organisatie van het internationale Event Rules-as-Code: middels co-creatie sessie ideeën vertalen naar de uitvoering van evenement, leveranciersaansturing, draaiboeken, deelnemersregistratie, on-site regie tijdens beide dagen en eindrapportage.

De Eventmanager is verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren (inclusief nazorg) van het Event Rules-as-Code (RaC) in maart/april 2026.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:
•    Opzetten van programma en inzet van communicatiemiddelen en -tools. Opzetten en coördinatie van planning, logistieke en operationele draaiboeken opstellen, samen met de projectleider en communicatieadviseur;
•    Onderzoeken, adviseren en vastleggen van de locatie, catering en techniek;
•    Zorgdragen voor realisatie van middelen, coördinatie met leveranciers (AV, registratieplatform, drukwerk, catering, etc.) in samenwerking met communicatieadviseur;
•    Coördinatie en beheer van registratie, bevestigingen en badges samen met de communicatieadviseur;
•    Afstemming en briefings met sprekers en dagvoorzitter;

•    Productie van communicatie-uitingen (banners, podium, huisstijlmiddelen) samen met de communicatieadviseur;
•    On-site regie en begeleiding tijdens beide eventdagen (eindverantwoording voor de gehele productie op locatie);
•    Zorgdragen voor afhandeling van administratieve processen;
•    Coördinatie algemene informatie voor de internationale deelnemers/sprekers;
•    Evalueren van de opgeleverde resultaten.

Nauwe samenwerking met de Communicatieadviseur en Projectleider over de inhoud en de communicatie voor de uitnodigingen naar de deelnemers en spreker.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:

•    Vastgelegde locatie(s) inclusief contracten voor catering en techniek;
•    Geregistreerde deelnemers, registratieplatform (volgens AVG, Privacy) ingericht samen met de Communicatieadviseur;
•    Vastgestelde en bevestigde sprekers, dagvoorziter en programma;
•    Uitgevoerd tweedaags Event Rules-as-Code (maart/ april 2026);
•    Eindevaluaties uitgezet bij deelnemers en opdrachtgever.

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.
•    Succesvol uitgevoerd 2-daags Event Rules-as-Code met ca. 150–200 deelnemers;
•    Documentatiepakket: presentaties, video-/sfeerverslag, badges en draaiboek;
•    Gedocumenteerde evaluatie met lessons learned en aanbevelingen.

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:
De opdracht is afgerond wanneer het Event Rules-as-Code (RaC) is uitgevoerd en de evaluatie en eindrapportage zijn opgeleverd en geaccepteerd door de opdrachtgever, uiterlijk 30 april 2026

Minimaal maandelijks/wekelijks wordt voortgang van de organisatie van het Event Rules-as-Code besproken met de opdrachtgever. In de aanloop naar het event worden voortgangsoverleggen ingepland. Vanaf ca. 6 maanden voor het event vinden deze maandelijks plaats; vanaf 3 maanden voor het event tweewekelijks; en in de laatste maand voorafgaand aan het event wekelijks. Exacte data worden afgestemd tussen opdrachtgever en professional.
Eindevaluaties worden besproken met de opdrachtgever na realisatie van een event.

Op basis van de huidige inzichten wordt de kans klein geacht dat de duur wordt overschreden.
Wijzigende inzichten bij de opdrachtgever op beleid en beleidsdoelstellingen kunnen echter wel impact hebben op de duur.

De specifieke kennis die vanuit de professional benodigd is om de opdracht tot een goed einde te kunnen brengen:
•    Ervaring met de organisatie van (inter)nationale (meerdaagse) events;
•    Ervaring met de planning, logistieke en operationele coördinatie van overheidsevenementen volgens de AVG, Privacy en Digitale toegankelijkheidsrichtlijnen.
•    Ervaring met sprekerssecretariaat, dagvoorzitters en internationale gasten;
•    Ervaring met het tot een succes te maken (zowel organisatorisch en/of inhoudelijk) van een event.

De eventmanager is organisatorisch sterk en heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hij/zij heeft het vermogen om internationale evenementen, congressen en overheidsbijeenkomsten van A tot Z te organiseren en te coördineren op uitvoering. De eventmanager is sterk in planning en coördinatie, kan schakelen met verschillende stakeholders (ministeries, EU-partners, leveranciers). De eventmanager is zowel secuur, creatief als praktisch ingesteld en weet ideeën te vertalen naar de uitvoering van evenementen.

De eventmanager beschikt over uitgebreide kennis op het gebied van projectmanagement, financieel beheer, licht-, geluid- en beeldtechniek en is op de hoogte van actuele ontwikkelingen in de congresmarkt. De eventmanager is in staat om duidelijke planningen te maken, helder te communiceren, begrotingen op te stellen en de betrokken partijen op een professionele manier aan te sturen.

Eisen:

•    Minimaal HBO werk-/denk niveau;
•    Minimaal 8 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren van grootschalige internationale overheidsevenementen en binnen de digitale overheid;
•    Ervaring met leveranciersmanagement (locatie, AV, catering, registratieplatform);
•    Aantoonbare ervaring met sprekerscoördinatie en briefings (incl. internationale keynotes);
•    Kennis van AVG, privacybeleid, digitale toegankelijkheid en het gebruik van registratiesites bij evenementen. Deze expertise is aantoonbaar opgedaan tijdens eerdere evenementen en komt duidelijk terug in het CV;
•    Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).

Wensen:

Aantoonbare ervaring met de organisatie van grootschalige internationale (EU-)overheidsevents op het thema van betere dienstverlening

Ervaring met het tot een succes maken (zowel organisatorisch als inhoudelijk) van events. Onderbouwen met evaluaties van eerdere evenementen.
Ervaring met branding en positionering van (overheids)evenementen.

Ervaring met uitnodigingstraject zoals registratie-/badgeplatformen en no-show management. Daarbij bekend met het AVG, Privacy en digitale toegankelijkheid beleid.

Vaardigheid om inhoudelijke programma’s te vertalen naar een werkbare en aantrekkelijke eventopzet

Ervaring met het organiseren van online (hybride variant) events. 

 
 









Eisen

Doorleenconstructie(s) zijn niet toegestaan

Wensen



Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.