Opdrachtbeschrijving

Projectwerkzaamheden

• In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB
• Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.
• Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc..
• Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden:

• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coordineren beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en
voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel
verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte
informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en
toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis,
capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal
onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem
wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse
werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie
en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar
en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze
belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's
Identificeert en beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie en houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding. Creëert
informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken. Begrijpt de juiste tools die kunnen worden ingezet om
bedrijfskennis te creëren, te extraheren, te onderhouden, te vernieuwen en te verspreiden om zo te profiteren van het informatie-item.

Samenvattende opgave en missie
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing.
Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten
van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

Taken

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

Eisen

eCF-profiel: 

Business Analyst

Referentie Gebied: 

D.10 Informatie- en kennismanagement

• welke rol de kandidaat vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
• Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Eisen & wensen

• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
  
• HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489).
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).