Opdrachtomschrijving
Rol Projectmanagement ondersteuning (PMO)
Werkzaamheden
- Ondersteuning van de business owner Basisregistratie KMar;
- Ondersteuning van Sectie Gebruikersbeheer Operationele IV (GB OIV);
- Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten (intern KMar maar ook met ketenpartners);
- Notuleren van de diverse overleggen;
- Bewaken, najagen en opvolgen van acties;
- Voorbereiden verschillende rapportages;
- Opzetten en beheren van Sharepointpagina's voor de Sectie GB OIV en de Basisregistratie KMar;
- Opzetten en beheren van KOWA pagina's voor de Sectie GB OIV;
- Opzetten en beheren van backlog in JIRA (features, epics, user stories);
- (project)administratie opzetten: oa planning, resources aanvragen, participeren in verdeling werkzaamheden, agendabeheer, financiële administratie;
- Communicatie met de diverse betrokkenen (intern KMar en ketenpartners);
- Bijhouden Intranet, opstellen nieuwsbrieven, QRC's en andere communicatiemiddelen (in samenspraak met coördinator van Sectie GB OIV en business owner Basisregistratie).
Optioneel/situationeel:
- Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);
- Ondersteuning verschillende overleggen.

Achtergrond opdracht

De PMO'er ondersteunt de business owner Basisregistratie KMar en de Sectie GB OIV bij het beheersen van de verschillende werkzaamheden die de binnen het project Basisregistratie KMar en de Sectie worden uitgevoerd. Het project Basisregistratie heeft als doel te komen tot een nieuwe voorziening Basisregistratie KMar. De Sectie richt zich op het beheren van de Operationele IV-systemen van de KMar, hierbij is ook afstemming met de gebruikersorganisatie en business owners nodig mbt registreren van de bevindingen en vullen van de backlog. De PMO'er neemt initiatief, denkt pro-actief mee, kijkt vooruit en anticipeert. De PMO'er legt verantwoording af aan de business owner, maar kan ook rapporteren aan het sectiehoofd GB OIV binnen de afdeling LTC/OPS. Vanuit PMO'er wordt de ondersteuning van de verschillende werkzaamheden gecoördineerd, wordt geborgd dat de projectondersteuning aansluit op de behoefte van de business owner en de sectie en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd. Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met collega's, counterparts en stakeholders. Verder ben je bekend met MS Office, JIRA en SCRUM/Agile werken, want in eerste instantie zal jouw aandacht en inzet gericht zijn op het opzetten en beheren van de backlog van de Basisregistraties KMar en de administratie binnen de Sectie GB OIV. Reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Huis ter Heide, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal twee jaar aantoonbare en relevante ervaring in project- programmamanagementondersteuning.
• Kandidaat beschikt over minimaal vijf jaar ervaring met en uitstekende beheersing van MS Office d.w.z.. Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project
• Kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding of hoger (Diploma)

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur relevante ervaring op het gebied van project- en programmamanagementondersteuning van IV / ICT projecten en onderhavige processen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de KMar dan wel organisatie van de informatievoorziening van de OOV Openbare Orde en Veiligheidsketen (Politie, Justitie, Defensie). Recent d.w.z ervaring minder dan 5 jaar geleden opgedaan.
• Kandidaat heeft bij voorkeur kennis van en ervaring met JIRA en Sharepoint, d.w.z. opzetten en beheren van nieuwe Sharepointpagina's.

Aanvullende Informatie
Hybride werken: In overleg met de manager

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.