Opdrachtomschrijving
De afdelingssecretaris:

• werkt mee aan stukken (memo's, nota's, besluiten, etc.).
• heeft een coördinerende en bewakende rol bij het uitzetten van vraagstukken, opvolgen van acties en organiseren van reviews-bereid deze ook inhoudelijk voor.
• ondersteunt inhoudelijk bij de voorbereiding van heidagen, afdelingsbijeenkomsten en brainstormsessies.
• verzorgt rapportages en bewaakt het afdelingsmanagement systeem en de jaarplanningcyclus.
• treedt op als aanspreekpunt bij projecten/ coördineert uitvragen en is aanspreekpunt voor voor tactisch-, strategische vraagstukken binnen de eigen afdeling maar ook voor andere afdelingen binnen IT-Infra.
• is het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het Bedrijfsbureau voor zowel advies- als operationele PIOFACH vraagstukken.

De afdelingssecretaris vormt samen met de managementondersteuner en afdelingsadviseur de ondersteuning van het afdelingshoofd, door bij te dragen aan de dagelijkse besturing van de afdeling.

Achtergrond opdrachtHet Bedrijfsbureau, ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services van IT infra, levert ten behoeve van de vijf afdelingen van IT Infra ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH). Daarnaast biedt het Bedrijfsbureau bestuurlijke ondersteuning, door middel onder andere afdelingssecretarissen. Zij bieden bestuurlijke en procesmatige ondersteuning aan de vijf afdelingen binnen IT-Infra, iedere afdeling heeft een eigen secretaris. Functioneel wordt de secretaris aangestuurd door het afdelingshoofd, terwijl de formatieplaats onder de teammanager, Data, Ondersteuning, Transformatie en Advies hangt.

Eisen

• Kandidaat beschikt over gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen complexe IT-organisatie
• Kandidaat beschikt over een HBO diploma of over aantoonbaar HBO werk en denkniveau kandidaat beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands)
• kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als afdelingsecretaris of een soortgelijke functie (1 jaar)
• Kandidaat heeft minimaal 1 aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld (1 jaar)

Wensen

• Kandidaat beschikt bij voorkeur over een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/Bedrijfskunde
• Kandidaat is bij voorkeur in staat draagvlak te creeren voor zijn of haar ideeen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring als afdelingsecretaris of een vergelijkbare functie

Aanvullende Informatie

Hybride; Hybride werkvorm 70% locatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.