Opdrachtomschrijving

Voor de HR-afdeling van de Koninklijke Bibliotheek (KB) zoeken wij een ervaren Senior HR medewerker / Salarisadministrateur die tijdelijk ondersteuning biedt bij zowel de HR- als de salarisadministratie.

De nadruk in deze opdracht ligt op de salarisadministratie. We zoeken een kandidaat die gewend is zelfstandig mutaties te verwerken (waarvan een deel handmatig), vragen van medewerkers te beantwoorden, documenten te verwerken en te archiveren, en informatie op correcte wijze te delen met andere afdelingen.

Je schakelt flexibel tussen diverse werkzaamheden binnen HR en salarisadministratie, past verschillende rechtspositieregelingen toe, en kunt zonder intensieve begeleiding snel van start. Nauwkeurigheid, zelfstandigheid en actuele kennis van wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsrecht en sociale zekerheid zijn hiervoor onmisbaar.

Achtergrond opdracht

In het afgelopen jaar is binnen de KB een nieuw HR-systeem geïmplementeerd met een krappe doorlooptijd. Hoewel er veel is bereikt, verliep de livegang niet vlekkeloos: het systeem bood nog niet de beloofde automatisering en vereiste intensieve afstemming met de leverancier. Inmiddels is hierin vooruitgang geboekt, maar het systeem vraagt nog steeds tijd en aandacht om goed te leren kennen en verder te optimaliseren – samen met Functioneel Beheer Bedrijfsvoering (FB BV).

Tegelijkertijd is gestart met een volledige controle van personeelsdossiers, nadat uit een steekproef bleek dat er fouten zaten in de administratie. Deze dossiers mogen pas worden vrijgegeven voor de organisatie zodra de controle is afgerond.

Daarbij kwam onlangs ook de implementatie van een nieuwe arbodienst. Al deze ontwikkelingen hebben geleid tot hoge werkdruk binnen het team. Twee collega’s zijn tijdelijk (deels) uitgevallen, terwijl het reguliere werk is blijven doorlopen.

Tijdelijke versterking is daarom dringend nodig, zodat de werkdruk verdeeld wordt en het team kan herstellen. Het huidige HR-team bestaat uit: 

- 2 salarisadministrateurs (1 intern, 1 extern) 

- 2 senior HR-administrateurs

- 1 administratief ondersteuner

Het team is goed op elkaar ingespeeld, werkt professioneel en collegiaal samen, en heeft een prettige werksfeer.

Eisen

Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare combinatierol (HR + salarisadministratie)
Een afgeronde opleiding PDL of VPS
Ervaring met Youforce, Beaufort en Gemal (pré op Youforce)
Nauwkeurigheid, stressbestendigheid en zelfstandigheid
Sterke communicatieve vaardigheden, klantgericht en integer
Proactieve houding en gevoel voor procesverbetering
Kennis van actuele wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsrecht en sociale zekerheid

Wensen

Ervaring met Youforce van Visma|Raet (grote pré)
Flexibel kunnen schakelen tussen uiteenlopende administratieve werkzaamheden
Affiniteit met procesoptimalisatie binnen een administratieve context
Een positieve, collegiale houding en gevoel voor humor

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.