Opdrachtomschrijving

De Koninklijke Bibliotheek (KB) is op dit moment bezig met de transitie van het financiële systeem Exact Globe naar AFAS. Als vervanging door ziekte en om de continuïteit van de financiële administratie tijdens deze overgang te waarborgen én tegelijkertijd een kwaliteitsslag te maken, zoeken wij een ervaren Senior Financieel Medewerker.

Binnen de afdeling Finance – bestaande uit circa 15 collega’s – neem jij zelfstandig een deel van de operationele administratieve werkzaamheden op je. In het Team Administratie voer je samen met een collega alle taken voor een goede administratieve vastlegging uit. Tegelijkertijd ben jij een sleutelspeler in het versterken van de basis van de administratie.

Je voelt je prettig in een gestructureerde omgeving, werkt zorgvuldig volgens bestaande processen en hebt oog voor kwaliteit. Met jouw ervaring, zelfstandigheid en oplossingsgerichtheid draag je bij aan stabiliteit én verbetering van de financiële functie binnen de KB.

Taken en verantwoordelijkheden
- Zelfstandig uitvoeren van dagelijkse en periodieke financiële administratiewerkzaamheden.
- Beheren van de financiële mailbox en tijdige opvolging van acties en verzoeken.
- Inboeken, verwerken/corrigeren en archiveren van inkoopfacturen in Pro-Actis
- Verwerken van de bankafschriften
- Verwerken van verkoopfacturen
- Signaleren en oplossen van knelpunten binnen de administratie.
- Werken volgens bestaande processen en bijdragen aan verbetering van structuur en kwaliteit.

Achtergrond opdracht

De financiële administratie van de Koninklijke Bibliotheek bevindt zich in een belangrijke transitiefase. Door de invoering van AFAS ligt de focus sterk op systeemvernieuwing, maar is ook duidelijk geworden dat de kwaliteit van de boekhouding en vastlegging op onderdelen in het huidige systeem Exact Globe nog verbeterd kan worden.

Er is daarom sprake van een kwaliteitsinhaalslag. Er moet onder andere worden gewerkt aan:
- het wegwerken van achterstanden
- het verbeteren van de volledigheid en juistheid van administratieve vastlegging
- en het structureel volgen van werkafspraken en procesregels.

De inzet van de Senior Financieel Medewerker is essentieel om deze kwaliteitsverbeteringen op korte termijn te realiseren, terwijl tegelijkertijd de dagelijkse processen ongestoord doorgaan.

Eisen

- Minimaal 5 jaar ervaring als financieel administrateur of vergelijkbare functie.
- Ervaring met Exact Globe, AFAS of vergelijkbare boekhoudsystemen.
- Ervaring met inkomende factuurstromen; kennis van Proactis is een pré.
- Bekendheid met het werken binnen een (semi)overheidsorganisatie is een pré.
- Zelfstandig inzetbaar, zonder langdurige inwerkperiode.
- Gestructureerd, accuraat en sterk in het volgen van bestaande processen.
- De Koninklijke Bibliotheek is een Nederlandstalige omgeving.

Wensen

- Je werkt pragmatisch en voelt je comfortabel binnen vaste kaders.
- Je denkt in oplossingen, zonder meteen te willen herontwerpen.
- Je bent collegiaal, communiceert helder en ondersteunt het team waar nodig

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.