Opdrachtomschrijving
Beschrijving meerjarenprogramma: Het programma Realisatie IBDS (Interbestuurlijke Datastrategie) is een meerjarenprogramma. Om maatschappelijke vraagstukken aan te pakken, is data binnen de overheid onmisbaar. Voor beleid, uitvoering, toezicht en verantwoording. IBDS is opgezet om de kansen van verantwoord datagebruik te benutten en om de knelpunten aan te pakken. Wat mag? Wat kan? Wat helpt? Wat inspireert? De IBDS is het resultaat van nauwe samenwerking tussen gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk. Het programma Realisatie IBDS richt zich op het stimuleren, faciliteren en verbinden van de interbestuurlijke samenwerking. Met de IBDS wil de overheid bereiken dat het volle potentieel van data wordt gebruikt bij maatschappelijke opgaven. Zowel binnen als tussen verschillende domeinen. Het programma zorgt ervoor dat het makkelijker wordt om binnen de overheid verantwoord met data te werken. Het programma wordt uitgevoerd door ICTU in opdracht van het ministerie van BZK.

Omschrijving einde project/programma:
De inzet van de professional is direct gerelateerd aan het programma IBDS. Het programma IBDS is gebaseerd op een meerjarenaanpak waarbij de einddatum voorlopig staat op 2031. Per jaar wordt een jaarplan opgesteld en worden de projecten voor dat jaar en de invulling afgestemd met de opdrachtgever BZK. De inzet is beperkt tot dit programma maar geeft geen rechten aan de duur van inzet voor de professional.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:
Binnen het programma IBDS heeft de professional de rol van Eventmanager. De eventmanager organiseert verschillende evenementen die worden ingepland voor de verschillende projecten binnen het programma. Het gaat om het zelfstandig plannen en organiseren van bijeenkomsten en congressen.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?
De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:

• Planning en organisatie van bijeenkomsten, congressen en webinars
• Beheer van begroting
• Communicatie rond het event
• Coördinatie/organisatie van de dag zelf
• Evaluatie

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen?

Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn. Eventmanager wordt gevraagd een aantal (online) bijeenkomsten en evenementen te organiseren. Tot eind 2026 is dat ongeveer:

• 1 congres 600 personen in februari 2026
• 6 IBDS Cafés of gelijksoortige bijeenkomsten (afhankelijk van ontwikkeling van het programma)
• 2 Fieldlabs (afhankelijk van ontwikkeling van het programma)
• 2 implementatiebijeenkomsten voorbereiden
• Congres voorjaar 2027

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:

• Locaties zoeken, boeken en logistiek regelen
• Kosten berekenen, offertes aanvragen, en binnen budget blijven
• Opstellen van draaiboeken en tijdsplanningen
• Contact onderhouden met sprekers, leveranciers en deelnemers
• Toezicht houden op opbouw, uitvoering en afbouw van het evenement en problemen snel oplossen en zorgen dat alles soepel verloopt
• Feedback verzamelen van bezoekers en betrokkenen dmv enquête
• Resultaten analyseren en verbeterpunten formuleren voor volgende keren

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.

Het programma IBDS is gebaseerd op een meerjarenaanpak waarbij de einddatum voorlopig staat op 2031. Per jaar wordt een jaarplan opgesteld en worden de projecten voor dat jaar en de invulling afgestemd met de opdrachtgever BZK. Voor 2025 en 2026 zijn bovengenoemde deelresultaten voorzien. Voor de jaren daarna zal dat worden vastgesteld in het desbetreffende realisatieplan.

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:

Voor 2025 en 2026 is de opdracht afgerond als de resultaten (output) uit het realisatieplan IBDS 2025 zijn behaald. Het programma IBDS is gebaseerd op een meerjarenaanpak waarbij de einddatum voorlopig staat op 2031. Per jaar wordt een jaarplan opgesteld en worden de projecten voor dat jaar en de invulling afgestemd met de opdrachtgever BZK. Voor 2025 zijn bovengenoemde deelresultaten voorzien. Voor de jaren erna zal dat worden vastgesteld in het desbetreffende realisatieplan.

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?

De werkzaamheden worden uitgevoerd conform het realisatieplan van IBDS. Aangezien het een meerjarenaanpak betreft met een interbestuurlijke samenwerking, kunnen wijzigingen in prioriteiten en planning optreden. Deze worden afgestemd binnen de vastgestelde governance. Hierdoor kan er sprake zijn van uitloop.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?

De eventmanager heeft ervaring met:

Aantoonbare ervaring met de organisatie van events voor interbestuurlijke programma's
Aantoonbare ervaring met het organiseren van fieldlabs
Ervaring met het organiseren van online events