Omschrijf de context van het project/programma waarin de activiteiten plaatsvinden, wanneer en op grond waarvan is het project/programma afgerond en welke rol heeft de professional binnen het project/programma?

Beschrijving project/programma:
Het programma Gebruiker Centraal wordt uitgevoerd in opdracht van het Ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). ICTU beheert in opdracht van het Ministerie van BZK de kennis community Gebruiker Centraal met activiteiten en instrumenten gericht op bewustwording, kennisuitwisseling, inspiratie en ondersteuning van professionals die werken aan de dienstverlening en communicatie van de overheid.

Omschrijving einde project/programma:
Het programma Gebruiker Centraal is afgerond wanneer de opdrachtgever een landingsplaats heeft voor alle activiteiten en instrumenten van Gebruiker Centraal, en deze zijn overgedragen aan de betreffende beheerpartij, nazorg is uitgevoerd en er financiële en inhoudelijke decharge heeft plaatsgevonden.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:
Rol van de Event Manager: Eventmanagement 3 maal een jaarlijkse conferentie (2026, 2027 en 2028).

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?

De Event Manager is verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren (inclusief nazorg) van de Gebruiker Centraal conferenties in 2026, 2027 en 2028.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:
Per conferentie
•    opzetten van programma en inzet van communicatiemiddelen en -tools;
•    zorgdragen voor realisatie van middelen (zoals contacten met leveranciers waar nodig);
•    onderzoeken en adviseren rondom locatiekeuze;
•    coördinatie van planning en logistiek;
•    coördinatie van het proces van uitnodigingen en bevestigingen;
•    zorgdragen voor afhandeling van administratieve processen;
•    Evalueren van de opgeleverde resultaten.

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:

Per conferentie
•    Vastgelegde locaties.
•    Geregistreerde deelnemers.
•    Uitgevoerde conferenties.
•    Eindevaluaties uitgezet bij deelnemers en opdrachtgever.

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.

3 gerealiseerde conferenties van Gebruiker Centraal.
Uitgevoerde en gedocumenteerde evaluaties van deze events.

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:

Na afronding van de laatste conferentie, inclusief de nazorg/evaluatie periode.

Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?

Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting.
Minimaal maandelijks wordt voortgang van de te organiseren events en kennissessies besproken met de opdrachtgever.
In aanloop naar de conferenties wordt een voortgangsoverleg ingepland. Maar ongeveer 9 a 10 maanden voor de conferentie begint de overlegserie, die in eerste fase maandelijks, daarna 2-wekelijks en mogelijk dicht tegen de conferentie aan wekelijks zal plaatsvinden. Exacte data worden afgestemd tussen opdrachtgever en professional.
Eindevaluaties worden besproken met de opdrachtgever na realisatie van een event.

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?

Op basis van de huidige inzichten wordt de kans klein geacht dat de duur wordt overschreden.
Wijzigende inzichten bij de opdrachtgever op beleid en beleidsdoelstellingen kunnen echter wel impact hebben op de duur.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?

De specifieke kennis die vanuit de professional benodigd is om de opdracht tot een goed einde te kunnen brengen:
•    Ervaring met de organisatie van (meerjarige) events.
•    Ervaring met de organisatie van events binnen de thema’s van het programma Gebruiker Centraal.
•    Ervaring met het tot een succes te maken (zowel organisatorisch als inhoudelijk) van een event.

Gewenste profiel

De eventmanager is organisatorisch sterk en heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hij/zij heeft het vermogen om evenementen van A tot Z te organiseren en te coördineren op uitvoering. De eventmanager is zowel secuur, creatief als praktisch ingesteld en weet ideeën te vertalen naar de uitvoering van evenementen.

De eventmanager beschikt over uitgebreide kennis op het gebied van projectmanagement, financieel beheer, licht-, geluid- en beeldtechniek en is op de hoogte van actuele ontwikkelingen in de congresmarkt. De eventmanager is in staat om duidelijke planningen te maken, helder te communiceren, begrotingen op te stellen en de betrokken partijen op een professionele manier aan te sturen.

Eisen

•    Minimaal HBO werk-/denk niveau
•    Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren van grootschalige conferenties binnen de digitale overheid
•    Ervaring met de organisatie van conferenties binnen de thema’s van het programma Gebruiker Centraal.

Wensen

- Aantoonbare ervaring met de organisatie van grootschalige conferenties binnen de digitale overheid.
- Aantoonbare ervaring met het vervullen van een projectleidersrol (aansturing projectteam, budget verantwoordelijkheid, bewaking planning, verantwoording) bij (meerdaagse) interbestuurlijke conferenties.
- Ervaring met het organiseren van online conferenties voor de overheid, voor meer dan 500 deelnemers met plenair programma en subsessies.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.