Van agendabeheer en officemanagement tot het organiseren van bijeenkomsten – als managementassistent regel je het allemaal. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt voor twee MT-leden binnen een grote facilitaire organisatie. Lees snel verder.

Dit ga je doen
Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van twee leden van het managementteam (MT) binnen een dynamische facilitaire omgeving. Je beheert complexe agenda’s, organiseert bijeenkomsten en houdt de administratie op orde. Daarnaast ondersteun je verschillende afdelingen met officemanagement. Jij bent de drijvende kracht achter een goed georganiseerde werkdag en hebt een scherp oog voor wat er nodig is.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Beheren van complexe agenda’s en plannen en voorbereiden van afspraken.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en toezien op de opvolging van acties.
• Organiseren van bijeenkomsten, grotere vergaderingen en evenementen.
• Regelen van bestellingen, voorraadbeheer en het bewaken van de dagelijkse gang van zaken.
• Ontvangen van gasten, afhandelen van binnenkomende verzoeken en fungeren als aanspreekpunt voor collega’s en externen.

Hier ga je werken
Je komt te werken binnen een managementteam van een grote facilitaire organisatie. Dit team bestaat uit een directeur en twee MT-leden die verantwoordelijk zijn voor verschillende afdelingen, zoals dienstverlening en technisch beheer. Daarnaast werk je nauw samen met een directiesecretaris en ondersteun je incidenteel ook andere leidinggevenden bij administratieve werkzaamheden.

De organisatie waar je werkt, richt zich op het creëren van een veilige, schone en gastvrije omgeving voor medewerkers, bezoekers en andere betrokkenen. Dit omvat onder andere logistiek, schoonmaak, gebouwbeheer en facilitaire ondersteuning. Binnen deze omgeving ben jij als managementassistent onmisbaar en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Dit neem je mee

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een diploma als directiesecretaresse of managementassistent.
• Ervaring met complex agendabeheer en werken binnen een grote of dynamische organisatie is een pre.
• Organisatietalent en het vermogen om overzicht te houden in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.
• Positieve instelling, oog voor de mensen om je heen en het teamgevoel.
• Flexibiliteit en de bereidheid om nieuwe dingen op te pakken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.