Opdrachtomschrijving
Opdrachtgever Het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS)
Project Het ministerie van VWS is als kopgroep departement betrokken bij het programma Beter Samen Werken (BSW), dat gericht is op het verbeteren van de informatiehuishouding en digitale samenwerking binnen de Rijksoverheid. Het programma BSW staat aan de vooravond van belangrijke implementatiefases in 2025-2026. Er staan twee pilots gepland met betrekking tot MS Teams en het nieuwe startportaal voor medewerkers. De ondersteuning richt zich op de voorbereidingen, implementatie, adoptie en het voorbereiden van de brede uitrol in 2026.

Opdrachtomschrijving
We zoeken een adviseur die:
- Kan participeren in interdepartementale BSW-werkgroepen als vertegenwoordiger van VWS
- De behoefte en expertise vanuit VWS organiseert en vertaalt naar bruikbare input
- Producten van interdepartementale werkgroepen vertaalt naar de VWS-context
- De pilots en implementatie in 2025 voorbereidt en begeleidt
- Eindgebruikers van VWS betrekt en een duurzame gebruikersorganisatie vormgeeft
- Samenwerkt met stakeholders binnen het VWS-team

De adviseur vervult hierin drie hoofdrollen:
1. Interdepartementale verbinding
- Naar behoefte participeren in BSW-werkgroepen als vertegenwoordiger van VWS
- Ophalen en inbrengen van VWS-belangen en -ervaringen
- Zorgen voor tijdige VWS-input in werkgroepen

2. VWS linking pin
- De behoefte en expertise vanuit VWS organiseren
- Vertalen van BSW-producten naar VWS-context
- Signaleren van kansen en risico's voor VWS

3. Coördinatie VWS-team
- Ondersteunen programmamanager en teamleden
- Voorbereiden van pilots en implementatie
- Betrekken van eindgebruikers
- Opzetten duurzame gebruikersorganisatie

De adviseur moet in 2025 de volgende resultaten opleveren:
1. Pilots voorbereiden en begeleiden:
- Coördinatie van twee pilots (MS Teams en startportaal)
- Opzetten gebruikerspanels vanuit alle directies
- Vastleggen van gebruikerservaringen en -behoeften
- Verzamelen en documenteren van praktische verbeterpunten
- In kaart brengen van wat wel/niet werkt in de praktijk
- Vastleggen van leerpunten en succesfactoren uit de pilots
- Evalueren en rapporteren van resultaten

2. Gebruikersorganisatie inrichten:
- Opzetten duurzame gebruikersorganisatie voor BSW binnen VWS
- Organiseren van gebruikersinbreng voor implementatie
- Waarborgen dat VWS-specifieke wensen worden meegenomen

3. Implementatie voorbereiden:
- Opstellen implementatieplan 2026
- Vertalen interdepartementale kaders naar VWS-context
- Voorbereiden brede uitrol

We zijn tevreden als:
- De drie gedefinieerde hoofdrollen succesvol vervult worden
- Beide pilots succesvol zijn afgerond
- Gebruikers tevreden zijn over de begeleiding van de pilots (minimaal 80%)
- Er een werkende gebruikersorganisatie staat
- Er een gedragen implementatieplan ligt voor 2026

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
- Proactief en hands-on mentaliteit
- Resultaatgerichtheid
- Flexibiliteit en agile mindset en werkwijze
- Sterk in visualiseren en vastleggen van informatie
- Uitstekende communicatieve vaardigheden
- Sterk analytisch vermogen
- Ervaring met kwaliteitsbewaking

Bij voortijdige beëindiging van de nadere overeenkomst wordt de opzegtermijn zoals beschreven in de raamovereenkomst gehanteerd

Eisen

• Kandidaat beschikt over WO werk- en denkniveau
• Kandidaat beschikt aantoonbare ervaring met grootschalige implementatietrajecten
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring

Wensen

• Mate van kennis van en ervaring met informatiehuishouding
• Mate van ervaring met verandermanagement binnen de Rijksoverheid
• Mate van aantoonbare ervaring met stakeholdermanagement
• Mate van kennis van en ervaring met Microsoft 365 en DMS/CSP implementaties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.