Opdrachtomschrijving

Het directoraat-generaal Migratie (DGM) staat voor een weloverwogen, menselijk en uitvoerbaar migratiebeleid dat bijdraagt aan de Nederlandse samenleving. DGM werkt aan het migratiebeleid en ondersteunt bij de uitvoering ervan, in een omgeving die sterk wordt bepaald door de politiek, het publieke debat en internationale ontwikkelingen. DGM doet dit met de partners in de migratieketen, door:- strategische kaders voor het (inter)nationaal migratiebeleid te ontwikkelen die effectief en uitvoerbaar zijn- het bevorderen van samenhang in de uitvoering en het bieden van overzicht over het functioneren van de keten;- een lerende organisatie te zijn, die op innovatie is gericht, de effecten van het beleid toetst en momenten van reflectie op het eigen functioneren creëert;- een betrouwbare en goed luisterende partner te zijn voor de diverse organisaties die zich in het migratieveld bewegen. Wij doen dit met een blik naar buiten.

Afdeling Bedrijfsvoering en Staf

De afdeling Bedrijfsvoering en Staf levert ondersteunende, coördinerende en adviserende diensten aan de directeur-generaal en andere directies en afdelingen. Daarvoor onderhoudt de afdeling relaties met vrijwel alle onderdelen en directies van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Hoofdtaken zijn:- rapporteren en adviseren aan de directeur-generaal Migratie en de directeuren op basis van planning-en-controlcycli en ad-hocverzoeken om advies of bijdrage;- uitvoeren van planning en control op (bedrijfsvoerings)beleid binnen het directoraat-generaal (DG) Migratie en advisering daarover;- financieel advies en het financieel beheer voor het DG Migratie en directies;- uitvoeren van en adviseren over bedrijfsvoering;- bieden van staf- en managementondersteuning.

De kandidaat zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:

• Je plant en beheert de agenda van de afdelingshoofden en directeur, met oog voor prioriteiten.
• Je organiseert vergaderingen van begin tot eind, inclusief het reserveren van (externe) locaties.
• Je verzamelt input voor adviezen en zorgt dat vergaderstukken compleet en tijdig verzonden worden.
• Je boekt dienstreizen, bestelt bloemen/geschenken en regelt verzuimmeldingen voor je collega's.
• Je zorgt voor de correcte afhandeling van de in- en uitgaande post, zowel digitaal als op papier.
• Je levert een bijdrage aan de doorontwikkeling van de secretariële functie. Daarbij kan gedacht worden aan het opstellen dan wel actualiseren van: handboeken, werkbeschrijvingen, inwerkprogramma's, middelen om kennisdeling te vergroten;
• Het helpen van medewerkers die ICT-middelen nodig hebben en deze besteld moeten worden bij SSC-ICT;
• Het bemensen van de ICT-postbus;
• Het zijn van aanspreekpunt voor SSC ICT;
• Het uitzoeken en beantwoorden van allerhande vragen aangaande ICT- dan wel autorisatievraagstukken;
• Het autoriseren van medewerkers zodat zij toegang tot mappen dan wel applicaties die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden, zoals agendabeheer, verzamelen van vergaderstukken en adviezen. Ook verzorg je in- en uitgaande post. Jij bent een leuke, slimme en precieze secretariële alleskunner en administratieve duizendpoot. Je springt bij waar dat nodig is. Dat zal hoofdzakelijk zijn op het secretariaat van de afdelingshoofden en dat van de directeur. Daarnaast denk en werk je mee aan de doorontwikkeling van de secretariële functie.

Achtergrond opdracht

De inhuur is nodig om ten eerste nodig om tijdelijke maar plotselinge onderbezetting op te vangen op het secretariaat. Ten tweede is het nodig om de doorontwikkeling van de secretariële functie verder vorm te geven.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal MBO werk- en denkniveau
• De kandidaat beschikt over minimaal vijf jaar ervaring als managementondersteuner op directieniveau
• De kandidaat beschikt over minimaal twee jaar ervaring met doorontwikkeling van de secretariële functie
• De kandidaat beschikt over minimaal twee jaar ervaring binnen het migratiedossier

Wensen

• De kandidaat is direct na gunning beschikbaar
• De kandidaat heeft ervaring binnen de Rijksoverheid

Competenties

• resultaatgerichtheid
• zelfontwikkeling

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.