Opdrachtgever

Het programma 'Informatie Op Orde' (IOO) kent haar bestaansrecht als een reactie op de kabinetsreactie naar aanleiding van het rapport 'Ongekend Onrecht', waar de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uitlaat over de wijze waarin zij tijdens het onderzoek zijn voorzien van informatie. Aansluitend daarop zien we over de afgelopen jaren een groeiende noodzaak binnen de Rijksoverheid, en ook het Ministerie van Financiën, voor het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding. Naar aanleiding van deze ontwikkelingen is er binnen het Ministerie van Financiën een tijdelijke programmadirectie IOO opgericht voor het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding, alsook het verbeteren van de informatievoorziening. Het programma heeft onder andere de volgende hoofdtaken: het definiëren van verbetermaatregelen, transparant en open communiceren, verbeteren van kennis, houding en gedrag en dit verankeren in de organisatie, het afbakenen van de aard en omvang van de informatie en het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid. Project Het programma IOO stuurt in opdracht van de bestuursraad op de realisatie van de plannen en verantwoordt hierover via een tweemaandelijkse rapportage. De onderliggende programma's en projecten rapporteren de voortgang aan het programma IOO. Om tot de gewenste resultaten te komen zijn de activiteiten opgesplitst in verschillende 'actielijnen', waaronder het programma Actielijn 3 'Dossiers, Processen en Systemen'. Met ingang van 1 januari 2025 maakt het programma integraal onderdeel uit van de Concern Directie Informatiehuishouding en Openbaarmaking. Het programma bestaat, naast de coördinerend programmamanager, uit programmamanagers, projectleiders en een staf (bestaande uit secretaris, controller, QA, secretariaat, communicatie).

Opdrachtomschrijving

Het ministerie van Financiën (inclusief uitvoeringsorganisaties Belastingdienst, Dienst Toeslagen en Douane) werkt aan een oplossing die het zoeken, vinden, analyseren, ordenen en aanbieden van informatie voor een kleine groep zoekspecialisten mogelijk maakt. Hierbij moeten grote hoeveelheden informatie op korte termijn doorzocht kunnen worden. De resultaten moeten geanalyseerd kunnen worden om de relevantie te kunnen bepalen. De resultaten moeten geordend kunnen worden en worden aangeboden aan een ander systeem (OpenFin), die zorgt voor lakken en publiceren. Hiermee wil Financiën zorgen dat er sneller gereageerd kan worden op informatieverzoeken. Hiertoe moet een haalbaarheidsstudie worden uitgevoerd die bestaat uit de volgende onderdelen:

- De functionele eisen voor enterprise search voor zoekspecialisten en een evaluatie van bestaande zoekfunctionaliteit met geleerde lessen.

- Een inventarisatie van mogelijke oplossingen om informatiebronnen te ontsluiten

- Een Project Start Architectuur met een uitwerking van de koppelingen (hiervoor is een architect beschikbaar).

- Een inventarisatie van departementale oplossingen op de omgevingen van het kerndepartement en van Belastingdienst, Dienst Toeslagen en de Douane.

- De randvoorwaarden voor het optimaal kunnen functioneren van enterprise search binnen de organisatie. Denk daarbij aan: het uniform vastleggen van de zoekstrategie, het voeren van zoekprocessen, analyseren en ordenen van zoekresultaten, het aanbieden van zoekresultaten aan de volgende stap in het proces en passende mandaten voor het doorzoeken van informatie.

- Een evaluatie van de taak, het mandaat, de processen en de organisatorische inbedding van de zoekspecialist en een beschrijving van concrete lessen voor de realisatie van enterprise search en eventuele verbeteringen voor de korte termijn.

- De kwaliteitskaders voor de zoekstrategie, het zoeken, het ordenen en dossiervorming.

- Een indicatieve kostencalculatie voor het realiseren van de oplossing.

- Een aanpak voor een vervolgtraject.

Eisen 

Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau. 
Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een complexe departementale context in de scope van de opdracht.
Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met opdrachten waarin de WOO, AVG en archiefwet een belangrijke rol speelden.
Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met enterprise search oplossingen.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

Voor deze opdracht zoeken we een senior kandidaat met de volgende vaardigheden:

Kennis en ervaring

- Kennis van en ervaring met processen op het gebied van informatiehuishouding (IHH);

- Aantoonbare ervaring met enterprise search oplossingen;

- Aantoonbare kennis van WOO, AVG, Archiefwet en ervaring met het opstellen van een DPIA;

- Aantoonbare ervaring met het in kaart brengen van processen;

- Bedrijfskundige achtergrond en compliance eisen kunnen vertalen in passende organisatorische oplossingen;

- Minimaal 7 jaar werkervaring;

- Bekendheid en ervaring met bestuurlijke processen;

- Affiniteit met ICT-systemen en met werken onder architectuur.

Competenties en vaardigheden

- Inhoudelijke kennis; je werkt met specialisten specificaties uit voor systemen en processen die voldoen aan realiseren van de functionele vereisten en wetgeving als de archiefwet, de WOO en AVG. Je geeft daar ook zelf inhoudelijk richting aan.

- Organiserend vermogen; je organiseert je eigen werkveld, betrekt de juiste personen en realiseert draagvlak.

- Verandervermogen; je geeft richting aan te realiseren veranderingen, bestuurt het stakeholderveld en zorgt voor een cultuurverandering zodat datgene wat je ontwerpt ook beklijft.

- Communicatievermogen; je communiceert vlot met directeuren, afdelingshoofden en medewerkers. Je kunt de inhoud begrijpelijk uitleggen, maar ook schakelen met specialisten op gebied van het project. Je bent comfortabel met het geven

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring met vergelijkbare trajecten aantoonbaar in het cv en gesprek.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden aantoonbaar in het cv en gesprek.
• Mate van succesvolle ervaring met vergelijkbare opdrachten.
• Nadere toelichting op succesvolle opdrachten: Meerdere opdrachten naar tevredenheid van de opdrachtgever gerealiseerd. Wordt besproken tijdens het gesprek.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.