Opdrachtomschrijving

Bij DG Herstel Toeslagen ondersteun je de informatiemanager en projectleider informatiehuishouding bij het aanbrengen van structuur in de documentstromen en het borgen van een robuuste informatiehuishouding. In deze functie draag je bij aan het opzetten en onderhouden van een centrale, gestructureerde archiefomgeving, zodat alle documenten op een uniforme, conforme en duurzame wijze worden beheerd. 

• Documentarchivering en metadatering:
o Inrichten en beheren van een centrale archiefomgeving volgens vastgestelde (en indien nodig zelf ontwikkelde) kaders en richtlijnen.
o Zorgen voor een systematische registratie, metadatering en correcte opslag van documenten, zodat deze altijd snel en betrouwbaar toegankelijk zijn.
o Periodiek zorgdragen voor de archivering van documenten uit samenwerkingsruimten in het archiefsysteem Digidoc en andere vergelijkbare
systemen.

• Kwaliteitsbewaking en conformeren aan wet- en regelgeving:
o Bijhouden procesregistratie inclusief procesmetadata
o Invoeren en uitvoeren van regelmatige kwaliteitscontroles, zodat de informatiehuishouding voldoet aan de eisen van de Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en andere relevante normen.
o Signaleren van knelpunten en doen van concrete verbetervoorstellen.

• Samenwerking en ketenbeheer:
o Afstemmen met interne belanghebbenden (zoals CDIO, CIO-Office en andere afdelingen) en externe ketenpartners over de ordening, classificatie en overdracht van informatie.
o Ontwikkelen van maatwerkoplossingen die aansluiten op de tactische standaarden,
maar ruimte bieden voor lokale aanpassingen.

• Kennisbeheer en interne ondersteuning:
o Ondersteunen van de organisatie bij de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers om kennisverlies te minimaliseren en continuïteit te waarborgen.
o Initiëren en begeleiden van trainingen en bewustwordingscampagnes op het gebied van informatiebeheer.

• Rapportage en verbetering:
o Opzetten van een periodiek rapportagesysteem dat de status van de informatiehuishouding inzichtelijk maakt voor zowel interne als externe
belanghebbenden.
o Actief bijdragen aan een feedbackmechanisme, zodat praktijkervaringen worden vertaald naar verbeteringen in de vastgestelde standaarden.

Opdrachtgever
Ministerie van Financiën, DG Herstel, Bureau Stafondersteuning.

Project
Informatiehuishouding op orde binnen DG Herstel en de samenwerkingspartners.

Eisen

• Aanbiedingen kunnen alleen gedaan worden via onze portal Striive voorzien van een volledig Nederlands CV van max. 5 pagina's, anders kunnen we deze helaas niet in behandeling nemen. Mocht je hulp hierbij nodig hebben dan kan je contact opnemen met onze afdeling support.
• Uitsluitend aanbiedingen voorzien van een volledig ingevuld aanbiedingsdocument, met alle eisen en wensen uitgelegd voor een grotere slagingskans, nemen we mee in de selectie.
  
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Kandidaat beschikt over kennis van informatiebeheer
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van informatiebeheer of gelijkwaardigs (bijvoorbeeld DIV-ervaring).

Wensen

• Mate waarin de kandidaat kennis van en ervaring heeft met informatiebeheer
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met document management systemen en archivering.
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever

Competenties

• Je bent communicatief sterk
• Zelfstandig
• Een echte verbinder die collega's weet te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.