Opdrachtomschrijving
In het kader van Aanwijzing DGB/DBE-017 heeft CDS/Directeur Plannen opdracht gekregen van de DG-Beleid om Defensiebreed Portfolio, programma en projectmanagent (P3M) in te richten en de werking ervan te professionaliseren. Het accent daarbij ligt op Defensiebreed strategisch portfoliomanagement. Bij Defensie is er behoefte ontstaan om sneller en wendbaarder georganiseerd te zijn en bovendien beter in te kunnen spelen op de actuele situatie waarin we ons bevinden. Hiervoor wordt gewerkt aan een eenvoudiger governance, een verkort proces en verbeterde informatie, templates en tooling. Dit allemaal vanuit het perspectief van Integraal Strategisch Portfolio Management. Ook wordt er tijd en energie geïnvesteerd in de kennis, kunde en gedrag. Integraal Strategisch Portfoliomanagement stelt Defensie in staat om een haalbare portfolio's te organiseren door een duidelijke governance en procesvoering en door te sturen op waarde. Portfoliomanagement zorgt voor een effectieve selectie, prioritering en monitoring van projecten om de veranderambities van Defensie te realiseren. Nieuwe projecten, programma's, initiatieven worden geëvalueerd op hun waarde voor de strategie, geprioriteerd en geselecteerd, en bestaande projecten, programma's en initiatieven kunnen worden bespoedigd, stopgezet of een andere prioriteit krijgen. Hierbij wordt gelet op afhankelijkheden, risico's, capaciteit, absorptievermogen, kosten en waarde. Deze opdracht zal primair een significante, doorslaggevende ondersteuning leveren aan het ontwerp, het mobiliseren en tot uitvoering brengen van een nieuwe stratgische P3M-office; overstijgend over de organisatie- IT-, Vastgoed- en Grootmaterieelportfolio's. Directeur Plannen is inrichtingsverantwoordelijk. Binnen zijn directie van het Ministerie van Defensie zal dit P3MO worden opgezet en van hieruit wordt samen met de P3M- verantwoordelijken bij de Defensieonderdelen en de eigenaren van de vier portfolio's worden samengewerkt aan een efffcetieve opzet en uitvoering van P3M. Hoofdtaak van de in te huren portfoliomanager wordt het ondersteunen van de (interne) programmamanager Implementatie P3M met het inrichten en werkend krijgen van een nieuwe centrale P3M-office waaronder:

• Coördinatiepunt met lead voor opzetten P3M netwerk met de Defensieonderdelen (vanuit P3M-office / Expertisecentrum);
• Coachen en trainen van stakeholder groepen op inhoud P3M, Portfolio Mngt en effectieve besluitvorming en organisatie;
• Ondersteunen van de implementatie voor informatiemanagement (FCC);
• Bijdragen aan professionaliseren en standaardiseren van projecten, Programma's en instandhouding volgens nieuwe standaarden;
• Analyseren waar processen beter kunnen (Lean) en (daar waar relevant) en ondersteuning geven bij het doorvoeren van verbeteringen;
• Ondersteuning bieden aan project-, programma- en portfoliomanagement door het effectief en efficiënt adviseren over beschikbare capaciteit, financieel management , risico- en issuemanagement, kwaliteitsbewaking, informatiemanagement en de adequate borging van voortgang en resultaten;
• Ondersteuning en advies voorbereiden bij prioritering en besluitvorming voor het senior management;
• Kwaliteitsborging m.b.t. hanteren standaard methoden, technieken en processen;
• Kennis en expertise ontwikkeling binnen het P3M-domein van IT, Vastgoed en Grootmat;
• Coördinatie van opleiding en training stakeholders;
• Meesturen op de ontwikkeling van kennis, houding en gedrag;
• Monitoring en evaluatie.

Achtergrond opdracht

Situatie: Er is onvoldoende integraal inzicht in de relatie tussen de strategie en de portfolio's en van de realisatie van de portfolio's. Er ligt een opdracht van DGB/DBE om professioneel portfolio-, programma-, en projectmanagement (P3M) in te richten en uit te rollen. Kaders zijn vastgelegd en inrichting en uitvoering is belegd bij CDS (DPLAN) en de defensieonderdelen. Aanwijzing DGB 017 (P3M) beschrijft de kaders voor de defensie-brede toepassing van P3M. Belang is over inzicht te krijgen in de voortgang van het veranderingsproces en in mate waarin keuzes in de in portfolio's leiden tot de gewenste strategische baten/effecten.Complicatie: Drie gescheiden investeringsportfolio's met eigen aanpak en portfoliosupport wat leidt tot fragmentatie. Er is geen portfolio voor organisatieverandering. Elke portfolio heeft een eigen eigen way of working. De capabilities om integraal te sturen en te monitoren missen. Geïntegreerde aanpak voor P3M ontbreekt. Informatievoorziening en tooling (FCC) -cruciaal voor effectiviteit van sturing - zijn nog ontoereikend. De transformatie naar een professioneel en geïntegreerd P3M vereist veranderingen in gedrag en werkwijzen binnen de organisatie.De vraag/opdracht is: Opzetten van (strategisch) P3M met oog op de strategische doelbereiking door P3M in te richten, de integratie tussen de portfolio's te versterken en de samenwerking tussen de Defensieonderdelen en CDS (DPLAN) te verbeteren.

Eisen

• Kandidaat heeft 2 jaar praktijk ervaring met (strategisch) Portfolio Management bij verschillende organisaties
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met organisatieveranderingsprocessen, het implementeren van Portfolio management kijkend ook sterk naar de veranderkundige kant
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken in een complexe en (bureau)politiek-gedreven grote organisatie
• Kandidaat heeft een afgeronde universitaire opleiding (Master of sterke relevante Bachelor)
• Kandidaat heeft een MoP certificaat of andere Portfoliomanagementopleidinge(en)
• Kandidaat heeft een SAFe certificaat en of lean Portfoliomanagement certificaat
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met organisatieveranderingsprocessen, specifiek de veranderkundige kant van de implementatie en verbeteringen van Portfolio management

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met werken in een complexe en (bureau)politiek-gedreven grote organisatie
• is daarboven bij voorkeur communicatief sterk (interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om communicatie en samenwerking tussen leiderschap en teams betreffende portfoliomanagement (zoals demand-management, prioriteren en waarderealisatie te faciliteren)
• Kandidaat heeft bij voorkeur kennis en ervaring met reporting en PPM tooling
• Kandidaat promoot en toont bij voorkeur de kernprincipes van samenwerking, reflectie, prioriteiten stellen, teamaansprakelijkheid en zichtbaarheid.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbaar sterke organisatorische vaardigheden en een op continu verbeteren gerichte houding
• Kandidaat toont bij voorkeur begrip voor de balans en de spanning tussen lange termijn doelen en korte termijn resultaten
• Kandidaat is bij voorkeur analytisch, creatief, pro-actief, outcome-gedreven en heeft een klantgerichte houding

Aanvullende Informatie

Hybride: 1 dag op locatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.