Opdrachtomschrijving

De afdelingssecretaris werkt mee aan de realisatie van bestuurlijke kwaliteit van stukken (memo's, nota's, besluiten, etc.), kan op verzoek een rol spelen in bestuurlijke en IT gerelateerde adviesvraagstukken en ondersteunt de secretaris/chef staf IT Infra in de uitvoering van voorkomende werkzaamheden (50% van de tijd), zoals het bijhouden van de mailbox, het uitzetten van reviews maar kunnen ook inhoudelijke werkzaamheden betreffen. Binnen het Bureau Staf Ondersteuning werkt de afdelingssecretaris collegiaal samen met andere afdelingssecretarissen. Aangezien dit een nieuw samen te stellen team is en ook de rol en taken van het BSO en de afdelingssecretaris nog in ontwikkeling is, vraagt dit om een flexibele houding. Het hoofd Bedrijfsbureau ICS, tevens Regisseur Bedrijfsvoering IT Infra, geeft hiërarchisch leiding aan de afdelingssecretaris de secretaris/chef Staf IT Infra. Het BSO draagt onder andere zorg voor de bestuurlijke stukkenstroom, het opstellen van bestuurlijke en IT stukken (memo's, nota's, etc.), heeft adviserende taken en verzorgt de agendavoorbereiding voor het MT IT Infra en andere relevante overleggen. Het BSO bewaakt daarbij de voortgang van afspraken en acties, de bestuurlijke kwaliteit van stukken, houdt de mailbox, zet reviews uit en haalt input op. Daarmee zijn de werkzaamheden van het BSO belangrijk voor de besturing van IT Infra en het daarbij behorende besluitvormingsproces. Het BSO levert daarbij afdelingssecretarissen voor bestuurlijke en procesmatige ondersteuning van de afdelingen GII, PSD, GIS, ITCC en ICS. De afdelingssecretaris ondersteunt het afdelingshoofd en het MT van de afdeling in de uitvoering en verbetering van (bestuurlijke) processen binnen de IT afdeling. Voor deze werkzaamheden wordt de secretaris functioneel aangestuurd door het afdelingshoofd. De werkzaamheden voor de afdeling zijn vergelijkbaar met die van het

• secretariaat van een bestuurlijke afdeling binnen een grote organisatie

Achtergrond opdracht

Het Bedrijfsbureau, ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services van IT infra, levert ten behoeve van de vijf afdelingen van IT Infra ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH). Binnen het BB is het bureau stafondersteuning (BSO) een nieuw te vormen team. Dit team wordt functioneel aangestuurd door

• de manager Bedrijfsbureau (MBB)
• de manager Bedrijfsvoering (MBV)
• de manager Informatievoorziening (MIV)
• de manager Personeel en Organisatie (MPO)
• de manager Financiën en Control (MFC)

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het toepassen van specifieke kennis om bestaande ICT processen en oplossingen te onderzoeken zodat potentiele verbeteringen/innovaties bepaald kunnen worden en het opstellen van aanbevelingen.
• Kandidaat beschikt over een HBO-diploma of over aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring op HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld (5 jaar)
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met agile werken (2 jaar)

Wensen

• Kandidaat kan bij voorkeur een mentorrol vervullen voor junior collega's ('lead by example').
• Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring met Agile werken in de rol van Product Owner.
• Kandidaat beschikt bij voorkeur over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
• Kandidaat is bij voorkeur in staat draagvlak te creeren voor zijn of haar ideeen.
• Kandidaat beschikt bij voorkeur over een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/Bedrijfskunde.
• Kandidaat beschikt bij voorkeur over gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.

Aanvullende Informatie

Hybride: 3 tot 4 dagen op kantoor
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.