De indicatieve tariefrange ligt tussen de 100-110 euro per uur.

Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.
Een deel van de te behalen punten wordt toegekend aan de inschrijver met het laagste tarief. Andere inschrijvingen ontvangen naar verhouding minder punten op dit onderdeel.

Opdrachtomschrijving

De Senior Project Ondersteuner biedt zowel management- als directieondersteuning binnen de directie Informatie & Technologie (I&T) van de KB.
Het is een gemixte opdracht:

3 dagen per week ondersteun je als managementassistent de afdelingshoofden Informatievoorziening.
2 dagen per week werk je mee met de directieleden in het zogeheten netwerk office en vervul je een projectsecretarisrol bij besluitvormingstrajecten en netwerksamenwerkingen.

We zoeken iemand die snel kan schakelen, zelfstartend is en overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving waar meerdere belangen samenkomen.

Je bent de verbindende schakel tussen de afdelingshoofden, het directielid en de bredere organisatie.
Je ondersteunt zowel op operationeel niveau (planning, verslaglegging, documentatie, acties) als op strategisch niveau (voorbereiden van besluitvorming, bijdragen aan overleggen in het netwerk en het bewaken van opvolging).

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Managementondersteuning: agendabeheer, coördineren van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en opvolging van actiepunten.
• Projectsecretariaat: opstellen van besluitenlijsten, voortgangsrapportages en notulen; voorbereiden van stukken voor besluitvorming op directieniveau.
• Netwerkondersteuning: deelnemen aan overleggen binnen het netwerk van de directieleden en bijdragen aan het goed vastleggen en opvolgen van besluiten.
• Structuur en efficiëntie aanbrengen in de administratieve processen van zowel de afdelingen als de directie.
• Gebruik van Synscloud (overheidstool) en andere standaard Office-tools voor verslaglegging, planningen en documentbeheer.
• Procesbewaking: signaleren van knelpunten en zorgen dat deadlines, acties en besluiten tijdig worden opgevolgd.
• Slim werken: gebruikmaken van tools of methodes om efficiënter te plannen, rapporteren en communiceren

Resultaatverwachting

Goed georganiseerde en actuele project- en besluitvormingsadministratie.

Correcte, tijdige en bruikbare notulen, rapportages en besluitenlijsten.

Efficiënte en overzichtelijke samenwerking tussen management en directie.

Proactieve ondersteuning bij besluitvorming binnen het netwerk van I&T.

Eisen

• Minimaal 2 à 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als managementassistent, directiesecretaris of projectsecretaris.
• Gewend om te werken op directieniveau of binnen grote publieke organisaties.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Ervaring met verslaglegging, besluitvormingsprocessen en projectadministratie.
• Bedreven met Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel).
• Nauwkeurig, proactief, communicatief vaardig en in staat om meerdere taken te coördineren.
• Weet mensen op een prettige manier aan te jagen en afspraken te bewaken.
• Denkt actief mee over inhoud en besluitvorming; niet alleen uitvoerend, maar ook signalerend en adviserend.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.

Managementondersteuning: agendabeheer, coördineren van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en opvolging van actiepunten.

Projectsecretariaat: opstellen van besluitenlijsten, voortgangsrapportages en notulen; voorbereiden van stukken voor besluitvorming op directieniveau.

Netwerkondersteuning: deelnemen aan overleggen binnen het netwerk van de directieleden en bijdragen aan het goed vastleggen en opvolgen van besluiten.

Structuur en efficiëntie aanbrengen in de administratieve processen van zowel de afdelingen als de directie.

Gebruik van Synscloud (overheidstool) en andere standaard Office-tools voor verslaglegging, planningen en documentbeheer.

Procesbewaking: signaleren van knelpunten en zorgen dat deadlines, acties en besluiten tijdig worden opgevolgd.

Slim werken: gebruikmaken van tools of methodes om efficiënter te plannen, rapporteren en communiceren

Managementondersteuning: agendabeheer, coördineren van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en opvolging van actiepunten.

Projectsecretariaat: opstellen van besluitenlijsten, voortgangsrapportages en notulen; voorbereiden van stukken voor besluitvorming op directieniveau.

Netwerkondersteuning: deelnemen aan overleggen binnen het netwerk van de directieleden en bijdragen aan het goed vastleggen en opvolgen van besluiten.

Structuur en efficiëntie aanbrengen in de administratieve processen van zowel de afdelingen als de directie.

Gebruik van Synscloud (overheidstool) en andere standaard Office-tools voor verslaglegging, planningen en documentbeheer.

Procesbewaking: signaleren van knelpunten en zorgen dat deadlines, acties en besluiten tijdig worden opgevolgd.

Slim werken: gebruikmaken van tools of methodes om efficiënter te plannen, rapporteren en communiceren