De opdracht

Op dit moment migreren we ons financiële systeem van Exact Globe naar AFAS. Om het Finance-team tijdens deze overgang operationeel te ondersteunen, zoeken wij een ervaren Financial Controller die het reguliere administratieve werk zelfstandig kan oppakken.

Als Financial Controller / Senior Administratief Medewerker speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van het Financial Control-team van de Koninklijke Bibliotheek. Het team bestaat uit 6 controllers die, naast hun reguliere werkzaamheden, betrokken zijn bij de implementatie van het nieuwe financiële systeem AFAS.

Om te zorgen dat de dagelijkse financiële processen soepel blijven verlopen, neem jij een deel van deze werkzaamheden op je. Je richt je op het uitvoeren en borgen van de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse administratieve taken, zodat het team zich optimaal kan focussen op de transitie naar het nieuwe systeem.
We zoeken iemand die het prettig vindt om bestaande processen en procedures zorgvuldig te volgen, pragmatisch te werk gaat en oog heeft voor kwaliteit. Binnen deze opdracht draag je bij aan de continuïteit van onze financiële administratie en lever je daarmee een waardevolle bijdrage aan een stabiele basis in een periode van verandering.

Je werkt nauw samen met collega's uit het team, waarbij een open, collegiale en oplossingsgerichte houding zeer wordt gewaardeerd.

Achtergrond opdracht

De Koninklijke Bibliotheek (KB) is de nationale bibliotheek van Nederland. Vanuit Den Haag dragen wij zorg voor het bewaren, verrijken en toegankelijk maken van het culturele en intellectuele erfgoed van Nederland. Binnen onze afdeling Financiën werken we continu aan het verbeteren en moderniseren van onze processen.

Werkzaamheden
•    Ondersteunen bij maand- en kwartaalafsluitingen, rapportages en financiële controles.
•    Verwerken van de administratie rondom het Purchase-to-Pay (P2P) proces via Proactis.
•    Bijdragen aan een correcte projectverantwoording en subsidieafhandeling.
•    Verzorgen van de projectadministratie en bijdragen aan begroting en budgettering.
•    Oplossen van knelpunten binnen het financieel beheer.
•    Ondersteunen in het jaarrekeningproces.


Wie zoeken we?
Eisen:
•    Minimaal 5 jaar ervaring als Financial Controller, Senior Administrateur of in een vergelijkbare functie.
•    Ervaring met standaard boekhoudsystemen zoals Exact Globe of vergelijkbare pakketten.
•    Ervaring met het verwerken van P2P-processen; kennis van Proactis is een pré.
•    Bekendheid met werken binnen (semi)overheidsorganisaties is een pré.
•    Snel zelfstandig inzetbaar zonder langdurige inwerkperiode.
•    Gestructureerd, accuraat en in staat om bestaande processen zorgvuldig te volgen.

Wensen:
•    Je hebt een pragmatische werkhouding en houdt van duidelijkheid en structuur.
•    Je werkt procesvolgend en denkt in oplossingen binnen de bestaande kaders, zonder de behoefte om ongevraagd veranderingen aan te dragen.
•    Je bent collegiaal, communiceert makkelijk en ondersteunt het team waar nodig.

Achtergrond opdracht

De KB is de nationale bibliotheek van Nederland, gevestigd in Den Haag. Zij verzamelt alles wat in en over Nederland verschijnt, van middeleeuwse literatuur tot aan publicaties van vandaag. Zo’n 7 miljoen publicaties zijn in de magazijnen opgeslagen, boeken, kranten en tijdschriften.

Waar we vandaan komen
In 1798 is de nationale bibliotheek opgericht. De collectie boeken en handschriften van de naar Engeland uitgeweken stadhouder Willem V. kreeg in dat jaar een plek aan het Binnenhof. Volgens de eerste catalogus uit 1800 telde de collectie toen 5.500 boeken en tijdschriften. Tijdens de regering van koning Lodewijk Napoleon kreeg de bibliotheek het stempel ‘Koninklijk’ en werden we de Koninklijke Bibliotheek van Nederland. Dat zie je nog steeds terug in onze naam: KB, nationale bibliotheek.

De collectie groeide snel: we moesten verhuizen. De KB werd ondergebracht in het Mauritshuis, maar ook dit bleek al snel te klein. Koning Willem I besloot de bibliotheek over te laten brengen naar het pand
Lange Voorhout 34. Hier was de KB van 1821 tot 1982 gevestigd. In 1982 verhuisde de KB naar het huidige gebouw naast het Centraal Station, dat ontworpen is door bureau OD205 onder leiding van architect Arie Hagoort.
Sinds 2015 heeft de KB ook een belangrijke coördinerende rol in het netwerk van openbare bibliotheken. We zijn de spil in het netwerk van (openbare) bibliotheken in Nederland en we bouwen aan de nationale digitale bibliotheek. Samen met de openbare bibliotheken zetten wij ons in voor leesbevordering, digitale inclusie en een leven lang ontwikkelen.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.