Opdrachtomschrijving

Opdrachtomschrijving In je rol van directiesecretaresse ben je gericht op optimale ondersteuning van onze algemeen directeur en de directiesecretaris. Je zorgt dat alles rondom hun agenda's en de bijbehorende portefeuilles op en top is georganiseerd en geregeld. Verder help je jouw KB collega's aan de nodige informatie en ben je een vraagbaak voor externe contacten. Als directiesecretaresse bij de KB vorm je een team samen met de directiesecretaris. Onder de taken voor de tijdelijke kracht valt óók de ondersteuning van de afdeling huisvesting.

Achtergrond opdracht

Achtergrond van de opdracht De Koninklijke Bibliotheek (KB) is de nationale bibliotheek van Nederland en vervult een regie rol in het netwerk van openbare bibliotheken. In verband met het vertrek van de huidige directiesecretaresse naar een andere functie binnen de KB zijn we op zoek naar een tijdelijke opvolging totdat we de functie permanent hebben ingevuld met een vaste medewerker.

Taken en verantwoordelijkheden

- Meehelpen bij het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en besprekingen van de algemeen directeur, KB brede sessies en diverse andere overleggen- Zorg voor verschillende werkprocessen rondom bijvoorbeeld tekenstukken en mandaatregelingen- (Mede) Ondersteunen van het algemeen bestuurscollege (ABC)- Zelfstandig afhandeling van interne en externe correspondentie afhandel en daarbij de prioritering bepalen- Meelezen met besluitvormende stukken- Dienstreizen verzorgen- Contact onderhouden met nationale en internationale partners en relaties en hen regelmatig gastvrij ontvangen bij de KB

Eisen

• HBO werk- en denkniveau
• 5-10 jaar werkervaring als directie secretaresse
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels
• Goede beheersing van het complete MS-Officepakket
• Goed kunnen plannen en organiseren en een ruime ervaring hebt met complex agendabeheer

Wensen

• energie gecombineerd met een positieve instelling en no-nonsense mentaliteit

Competenties

• Soft skills / competenties
• Omgevingssensitiviteit
• pro activiteit
• representativiteit
• stressbestendigheid
• flexibiliteit
• teamworker
• oplossingsgericht

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.