Opdrachtomschrijving:
Het Data Competence Center (DCC) binnen de directie VHEV (Van Heinde En Verre) van het Ministerie Grenzeloos (MG) is op zoek naar een ‘hands-on’ Assistent Data Portfoliomanagement (ADP). Een collega die niet alleen informatie ten behoeve van besluitvorming goed in kaart weet te brengen en te onderhouden, maar ook organiseert en doet wat nodig is om de informatie vanaf de werkvloer te verkrijgen, deels door op de werkvloer mee te draaien. De ADP legt verantwoording af aan het clusterhoofd DCC en wordt door deze direct procesmatig en inhoudelijk aangestuurd. Op dit moment gaat het portfoliomanagement over twee DevOps-projecten: Datalab en BIA. In de daaraan gekoppelde projectteams worden dagelijks en doorlopend besluiten van diverse aard genomen. Keuzes in het kader van het portfolio worden per kwartaal (in overleg met alle stakeholders) voor het daaropvolgende kwartaal gemaakt. Als basis voor de besluitvorming zal hiervoor een portfoliokwartaalrapportage worden gebruikt. De gekozen portfoliolijn en de daarbij genomen besluiten worden in een portfolionotitie gevat en is leidend voor de Product Owner en uitvoering doorde projectteams. Goede werking van deze cyclus kan niet zonder goede aansluiting op het dagelijks verloop en daarin gegenereerde informatie. Die dagelijkse informatiestroom moet op georganiseerde en voor besluitvorming bruikbare wijze in een portfoliokwartaalrapportage terecht komen. Deze rapportage moet naast een gedegen overzicht ook een advies of richting kunnen geven voor keuzes en te stellen prioriteiten in dit portfolio.

De beoogde ADP is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van het dataportfolio in afstemming met de stakeholders op het gebied van kwaliteit, risico’s, budget, tijdigheid en samenhang met andere projecten, trajecten en diensten. Daarnaast assisteert de ADP het Management Information & Insights team, dat werkt aan de ambitie van MG om de informatie gestuurde, data-gedreven organisatie verder door te ontwikkelen. Om dit te verwezenlijken loopt een diversiteit aan business intelligence & analytics en data science projecten die grotendeels in elkaar verweven zijn. In het licht van deze doorontwikkeling is te verwachten dat binnen een jaar een derde project zal gaan starten dat ook binnen de scope van de ADP zal vallen.

De ADP organiseert zelfstandig de data en informatie die nodig zijn voor het dataportfolio. Een deel van die data en informatie wordt efficiënt opgehaald bij de projectteams door daarin deels mee te draaien. De activiteiten van de ADP dienen daarmee zowel het doel van het dataportfolio, als de ondersteuning van de projectteams. Concreet: de ADP organiseert bijvoorbeeld (reguliere) bijeenkomsten en afstemmomenten, waarin de daaruit verkregen informatie en inzichten
(via rapportage) zowel het projectteam als de ADP dienen. Dit ‘on the job’ voorkomt dat extra informatiekoppelingen moeten worden georganiseerd, geheel in de Agile gedachte. Hiermee komt de ADP niet onder formele aansturing van de projectleiders. Wel zullen de projectleiders de activiteiten van de ADP in het kader van het ook hen te dienen doel op hun behoefte willen afstemmen. Deze afstemming en synergie is nadrukkelijk onderdeel van de kwaliteit van de uitvoering
door de ADP. Daarnaast kunnen projectleiders aanwijzingen geven daar waar namens/voor het clusterhoofd wordt gesproken (zie hieronder ‘werkomgeving’).

De opdracht betreft in het kort volgende taken/resultaatgebieden:
• Brengt het totaal van de onderdelen van de verschillende elementen van het dataportfolio (projecten, diensten, contracten etc.) in kaart t.b.v. het monitoren van de kwaliteit en de onderlinge samenhang;
• Inventariseert in het kader van portfoliomanagement kansen en risico’s van nieuwe initiatieven en plannen voor de portfolio’s.
• Bewaakt de samenhang van lopende en toekomstige initiatieven met de ontwikkelingen aan de vraagzijde en de geformuleerde IV-strategie;
• Bewaakt het totaal van de trajecten, projecten, diensten in het portfolio, de onderlinge samenhang (met het I-portfolio van MG) en de bijdrage ervan aan de strategie en de prioriteiten;
• Assisteert en adviseert de portfoliomanager over aanpassing en bijsturing;
• Verzorgt de capaciteitsplanning op de projecten en geeft het absorptievermogen aan;
• Signaleert overschrijdingen in termen van doorlooptijd, capaciteit of geld en maakt afspraken over oplevering;
• Voert een ondersteunend hulpmiddel in c.q. maakt hier gebruik van voor het beheer van de portfolio’s (Fortes Change Cloud);
• Organiseert activiteiten in het kader van informatievergaring zodanig, dat ze zowel doelen voor het dataportfolio dienen, als ondersteuning bieden aan de projectteams, onder andere met excellente processen, rapportages, organisatie,
verslaglegging en andere elementen van projectbeheersing. Een en ander dient in afstemming met de projectleiders plaats te vinden.


Achtergrond opdracht:
In het Data Competence Center (DCC) zijn Datalab en BIA de twee projecten in het DCC Portfolio. Om dit portfolio op gedegen wijze aan te kunnen sturen zijn specifieke portfolio-processen/-activiteiten nodig. De projecten maken ook deel uit van een overkoepelend i-portfolio. Beide portfolio’s maken daardoor regelmatig van dezelfde personele capaciteit gebruik. Ter zake onderlinge samenwerking en afstemming tussen de portfolio’s is dan ook essentieel.

Projecten worden binnen het DCC opgenomen in een Portfolioboard. De uitvoering van de projecten is een vorm van DevOps. Dit betekent een iteratieve (Agile) werkvorm voor zowel ontwikkeling als beheer, waarbij het clusterhoofd, naast lijnverantwoordelijkheid voor het DCC, in relatie met de projectteams ook de rol heeft van Product Owner. Een projectteam bestaat uit een zelfsturend DevOps team, met daaromheen een vorm van administratieve ondersteuning. Dit geheel valt onder de zorg van een Projectleider, die in gevallen waarin efficiëntie en gemak van korte lijnen dat wijst, dan wel de situatie dat vergt, ook kan optreden namens/voor de Product Owner. Primair bewaken de projectleiders de grote lijnen en stemmen af met stakeholders.

De ADP werkt nauw samen met het clusterhoofd en (nu nog) twee projectleiders;
1)Clusterhoofd.
Sandra: Sandra is een strategisch denkend clusterhoofd die weet ‘hoe de hazen lopen’ binnen VHEV. Haar sterke competenties zijn bestuurssensitiviteit en klantgerichtheid. Competenties waar Sandra minder sterk in is zijn mondelinge
uitdrukkingsvaardigheid (ze is vaak lang van stof en kan moeite hebben om tot de kern te komen) en analyseren (ze kan moeite hebben met het scheiden van hoofd-en-bij-zaken).
2)Projectleider 1
Peter: Peter is een zeer verantwoordelijke en betrouwbare projectleider. Zijn sterke competenties zijn accuraat werken en eigenaarschap.
Competentie waar Peter minder sterk in is betreft delegeren (Peter heeft de neiging alles zelf te willen bedenken en uitvoeren).
3) Projectleider 2
Marloes: Marloes is een zeer resultaatgerichte projectleider. Haar sterke competenties zijn overtuigingskracht en creativiteit. Competentie waar Marloes minder sterk in is betreft flexibiliteit (Marloes heeft de neiging om een ingeslagen weg
(met vaak haar eigen ideeën) te blijven volgen, ook als er redenen zijn om hiervan af te wijken.
4)Projectleider 3 (nog te werven in Q3 2025)
Daarnaast werkt de ADP regelmatig samen met Mohamed (Product Owner Datavision), Francisca (Data steward) en Ferdy (Implementatieadviseur datavraag – en aanbod).

Eisen:
- Managing Successful Programs Foundation, Foundation Certificate in Portfolio en Programme and Project Offices.
- ITSM Foundation, ITIL Foundation, SAFe PO/PM, Agile PgM en Agile projectmanagement foundation.
- Je beschikt minimaal over een diploma van een HBO opleiding
- minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring op het vlak van portfolio management;
- minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring van het ondersteunen van projecten;
- ervaring met Data projecten
- ervaring met Fortes Change Cloud
- kennis of ervaring portfolio management: Management of portfolio's (MOP) foundation
- je hebt een hands-on mentaliteit en kan daarnaast goed structureren en documenteren
- aantoonbare ervaring met het opstellen van (financiële) rapportages
- aantoonbare ervaring met het opstellen van integrale planning en deze bewaken
-je hebt veel gevoel voor onderlinge samenwerking (ook buiten eigen kaders)
- je hebt aantoonbare ervaring met projectmatig werken

Wensen:
- kennis van organisatie, bestuur en bedrijfsvoering
- je bent stressbestendig, kan werken onder hoge druk
- je bent een teamspeler die ook zelfstandig uit de voeten kan
- je hebt sterk contactuele eigenschappen

Competenties:
- Organisatiesensitiviteit
- Analyseren
- Overtuigingskracht
- Netwerken
- Omgevingsbewustzijn
- Plannen en organiseren
- Creativiteit

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig.
Onder andere met betrekking tot de Wet Ketenaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot Eindklant.
Brokerpartijen dekken deze risico’s voor hun klanten af. Om de aansprakelijkheid te beperken zijn er een aantal maatregelen die genomen dienen te worden. Zo ook door Between.
- Allereerst is er de geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop alleen loonheffingen en BTW worden gestort, en worden betaald aan de Belastingdienst. Deze kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
- Beschikt u niet over een G-rekening dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.
- Wanneer u eigenaar bent een Eenmanszaak leent u geen personeel uit, echter draagt u wel BTW af. Om hier zicht op te hebben, vragen we elk kwartaal een Verklaring Betalingsgedrag van de Belastingdienst op.
Als u hierover vragen heeft kunt ons altijd bellen op 020-5840859 of mailen op info@Between.nl