Opdrachtomschrijving
Wil jij een sleutelrol vervullen als MT-secretaris bij het Shared Service Centrum (SSC), de afdeling Ontwikkeling en Support (O&S), waar je als adviseur in het managementteam van de afdeling een centrale rol vervuld? Ben je kritisch, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische financiële omgeving!

Wat ga je doen?

• Als MT-secretaris bij O&S draag je verantwoordelijkheid voor zowel de secretariële als de administratieve ondersteuning. Tevens ben je adviseur binnen ons managementteam.
• Je hebt de taak om onze MT-overleggen en tactisch- strategische bijeenkomsten te coördineren, plannen en organiseren. Daarbij zorg je voor nauwkeurige verslaglegging en opvolging van actiepunten, wat van groot belang is voor de effectiviteit van ons management.
• Je houdt actief contact met zowel interne als externe partijen, waardoor alle betrokkenen correct en tijdig worden geïnformeerd. Door jouw actieve deelname aan overleggen en het onderhouden van relaties, speel jij een cruciale rol als verbindende factor tijdens belangrijke besluitvormingsprocessen.

De afdeling Ontwikkeling en Support draait om het brede domein van digitalisering, vraagstukken rondom data, systemen, automatisering, robotica, informatievoorzieningen en uiteraard ook AI zijn aan de orde van de dag. Naast diensteverlenende activiteiten speelt compliancy (informatiebeveiliging, ethiek en privacy) een zeer belangrijke rol die binnen de afdeling O&S is belegd.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:

• Inhoudelijke ondersteuning aan het management door middel van voorbereiding, advisering en administratieve werkzaamheden;
• Agendabeheer en advisering van verschillende MT-overleggen en brengt annotatie-adviezen uit met betrekking tot te nemen besluiten;
• Beoordeling en advisering van de kwaliteit van geleverde diensten en producten aan interne en externe partijen en adviseert de voorzitter over de te nemen besluiten;
• Coördinatie en planning in samenspraak met de management, ondersteuner MT-overleggen, andere bijeenkomsten en klantgesprekken, inclusief de besluitvormingsprocessen en verslaglegging;
• Rapportages en documentatie: je stelt voortgangsrapportages, beleidsdocumenten, annotaties en andere interne documenten op, zowel op verzoek van het MT als op eigen initiatief;
• Proces- en projectmatig werken door sturing te geven op planning en voortgang, het bewaken van budgetten en het opstellen van plannen van aanpak;
• Budgetbewaking in afstemming met Business Control.

Achtergrond opdracht

• 1.1 Het Inkoop Uitvoeringscentrum van Dienst Justitiële Inrichtingen is een uitvoeringsorganisatie onder ministerie van Justitie en Veiligheid en zal deze Nadere offerteprocedure begeleiden. Het IUC is verantwoordelijk voor inkoopprocessen en mini-competities voor Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), Dienst Justis (DJ), Justitiële ICT Organisatie (JIO) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). De kernwaarden van het IUC zijn klantgerichtheid en professionaliteit.
• 1.2 De Opdrachtgever Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) DJI zorgt namens de Minister van Justitie en Veiligheid voor de uitvoer van straffen en vrijheidsbenemende maatregelen, die na uitspraak van een rechter zijn opgelegd. DJI is verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg van justitiabelen en werkt op vele manieren met hen samen aan voorbereiding op terugkeer in de maatschappij. Voor DJI worden de inkooptrajecten van verschillende DJI-inrichtingen en vestigingen centraal geregeld vanuit het IUC DJI. Voor meer informatie over DJI kunt u terecht op de www.dji.nl/over-dji.
• Afdeling Ontwikkeling en Support - Shared Service Center (SSC) DJI De afdeling Ontwikkeling & Support is de IT/IV-afdeling binnen SSC DJI. Je werkt hier samen met je collega's aan verschillende IT-gerichte opgaven. O&S helpt het SSC en DJI-onderdelen door standaardprocessen te automatiseren en optimaal in te richten. De afdeling O&S levert waardevolle diensten op het gebied van digitalisering, automatisering (RPA), data- en procesmanagement, inzet van data science én AI en het functioneel beheer van SSC-brede applicaties. Zo draagt O&S bij aan het dagelijkse functioneren en de toekomstige ontwikkeling van het SSC en DJI. Als MT secretaris O&S maak je tevens onderdeel uit van het integrale SSC Secretaris team. Waarin secretarissen van alle afdelingen binnen het SSC vertegenwoordigd zijn

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde Hbo opleiding
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als secretaris binnen de publieke sector
• De aangeboden kandidaat heeft kennis van projectmatig werken en kan dit aantonen aan de hand van minimaal 3 jaar werkervaring
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages

Wensen

• Criterium 1. De aangeboden kandidaat heeft kennis van en ervaring met regelgeving zoals Cloud beleid en/of privacy beleid en/of AI compliancy, richtlijnen en procedures binnen Rijk
• Criterium 2. De aangeboden kandidaat heeft 3 jaar ervaring binnen de Rijksoverheid
• Criterium 3. De aangeboden kandidaat is in staat de vaste aanstelling na deze externe inhuur in regelen en in te werken

Competenties

• Zeer goede schriftelijke vaardigheden
• Analyseren
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Kandidaat past binnen de organisatie/groep

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.