Opdrachten

Ministerie van Justitie & Veiligheid Projectsecretaris

Projectsecretaris

Info

Functie

Projectsecretaris

Locatie

Den Haag

Uren per week

26 uren per week

Looptijd

14.07.2024 - 15.07.2024

Opdrachtnummer

192173

Sluitingsdatum

date-icon28.06.2024 clock-icon12:00
Reageren op deze opdracht? Dit doe je op Striive.

Rolomschrijving en taakafspraken

Opdrachtomschrijving


Functiebenaming en beschrijving werkzaamhedenHet project roosteren is opzoek naar een projectsecretaris. Als projectsecretaris ben je de rechterhand en sparringpartner van de projectleider en draag je zowel organisatorisch, projectmatig als inhoudelijk je steentje bij aan het programma.

Wat ga je doen?

Een greep uit jouw taken:

  • Je maakt projectdocumenten, zoals plannen van aanpak, begrotingen, en besluitvormingsdocumenten;
  • Je bewaakt de voortgang en signaleert afwijkingen;
  • Je levert input voor voortgangsrapportages en bewaken van het projectbudget.
  • Je hebt regelmatig contact met belangrijke interne en externe stakeholders binnen het project.
  • Je bewaakt de voortgang en afhandeling van acties en besluiten, bereidt besluitvorming voor en je maakt een verslag van overleggen.
  • Je plant, agendeert, coördineert en maakt afspraken met in- en externe relaties en bepaalt, eventueel in overleg, prioriteiten.
  • Je biedt inhoudelijke en organisatorische ondersteuning voor verschillende overleggen en zorgt voor de verslaglegging.
  • Daarnaast zal de projectsecretaris gevraagd worden bijstand te verlenen aan deelprojecten. Hierover worden vooraf afspraken gemaakt om te borgen dat dit binnen de taken en tijdsbesteding valt. Fysieke ontmoetingen hebben plaats in Den Haag of Utrecht.

    Eisen


    De kandidaat heeft een afgeronde hbo-opleiding


    De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris op het gebied van projectmatig werken in een bestuurlijke of complexe omgeving met veel verschillende stakeholders (opgave van projecten en programma’s in C.V.).


    De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met minimaal 3 opdrachten binnen een politiek-bestuurlijke organisatie


    De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van inhoudelijke verslagen en voorbereiding met inhoudelijke notities (opgave van taken in C.V.).


    De kandidaat is na gunning binnen 3 weken beschikbaar.


    U heeft een persoonlijke motivatie van de kandidaat toegevoegd waarin hij/zij in het kort toelicht waarom zij geschikt is voor deze functie en wat hij/zij voor ons zou kunnen en willen betekenen (1/2 A4, niet in de 3e persoon geschreven).

Wensen:

Geef aan hoeveel ervaring de kandidaat heeft met opdrachten binnen een politiek bestuurlijke organisatie


Geef aan hoeveel jaar ervaring de kandidaat heeft met het werken voor meerdere deelprojecten tegelijkertijd.


Geef aan hoeveel ervaring de kandidaat heeft met verschillende methoden van projectmatig en/of programmatisch werken.
Achtergrond opdrachtSpecificatie Beschrijving Opdrachtgever Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega's zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Beschrijving project roosteren Het OM sluit aan op de roosterdienstverlening van P-Direkt. De roosterplanning betreft het inzetten van medewerkers op wisselende tijden met behulp van ZRP Web (Zittingenroosterplanning) en RRA (Rijksroosterapplicatie) met nader uit te werken uitwisseling van gegevens. Beide applicaties hebben functionaliteiten die we logisch met elkaar willen verbinden. De te integreren roosterapplicatie RRA/ZRP Web dient medio 2025 in productie te zijn voor het maken van roosters voor januari 2026 en alle volgende. Het aantal medewerkers dat wordt geroosterd bedraagt ca 1600. De strategische organisatiedoelstellingen is het professionaliseren van het planproces opdat vraag en aanbod van werk door het jaar heen in balans zijn. De organisatie bewerkstelligt dat de capaciteitsbehoefte wordt ingevuld. De medewerker heeft invloed op de momenten waarop hij werkt ten behoeve van de individuele werk/privébalans. De werkvraag is leidend. De uitbetaling van vergoedingen voor werken op onregelmatige uren geschiedt geautomatiseerd bij P-Direkt. Opbouw en opname van verlof wordt automatisch verwerkt in de verlofadministratie van P- Direkt. Overdracht van persoonsgebonden gegevens tussen bedrijfssystemen wordt zo veel mogelijk teruggebracht. Het project roosteren is een landelijk project dat een belangrijke uniformering van het roosterproces behelst voor alle 13 parketten. De inrichting van de applicatie zal per parket in beperkte mate blijven verschillen. De bestaande roosterdiversiteit maakt het implementatieproces complex

Eisen


CompetentiesKandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in 1. een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren. Kandidaat kan voorbeelden geven waarin hij/zij 2. zich flexibel heeft moeten opstellen in het werkveld. Kandidaat kan hoofd van bijzaken scheiden, goed 3. prioriteiten stellen en omgaan met wijzigingen in prioriteiten. Kandidaat is complementair aan huidige kernteamleden

Bedrijfsgegevens

Bedrijfs gegevens

Ministerie van Justitie & Veiligheid

Rolomschrijving en taakafspraken

Opdrachtomschrijving


Functiebenaming en beschrijving werkzaamhedenHet project roosteren is opzoek naar een projectsecretaris. Als projectsecretaris ben je de rechterhand en sparringpartner van de projectleider en draag je zowel organisatorisch, projectmatig als inhoudelijk je steentje bij aan het programma.

Wat ga je doen?

Een greep uit jouw taken:

  • Je maakt projectdocumenten, zoals plannen van aanpak, begrotingen, en besluitvormingsdocumenten;
  • Je bewaakt de voortgang en signaleert afwijkingen;
  • Je levert input voor voortgangsrapportages en bewaken van het projectbudget.
  • Je hebt regelmatig contact met belangrijke interne en externe stakeholders binnen het project.
  • Je bewaakt de voortgang en afhandeling van acties en besluiten, bereidt besluitvorming voor en je maakt een verslag van overleggen.
  • Je plant, agendeert, coördineert en maakt afspraken met in- en externe relaties en bepaalt, eventueel in overleg, prioriteiten.
  • Je biedt inhoudelijke en organisatorische ondersteuning voor verschillende overleggen en zorgt voor de verslaglegging.
  • Daarnaast zal de projectsecretaris gevraagd worden bijstand te verlenen aan deelprojecten. Hierover worden vooraf afspraken gemaakt om te borgen dat dit binnen de taken en tijdsbesteding valt. Fysieke ontmoetingen hebben plaats in Den Haag of Utrecht.

    Eisen


    De kandidaat heeft een afgeronde hbo-opleiding


    De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris op het gebied van projectmatig werken in een bestuurlijke of complexe omgeving met veel verschillende stakeholders (opgave van projecten en programma’s in C.V.).


    De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met minimaal 3 opdrachten binnen een politiek-bestuurlijke organisatie


    De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van inhoudelijke verslagen en voorbereiding met inhoudelijke notities (opgave van taken in C.V.).


    De kandidaat is na gunning binnen 3 weken beschikbaar.


    U heeft een persoonlijke motivatie van de kandidaat toegevoegd waarin hij/zij in het kort toelicht waarom zij geschikt is voor deze functie en wat hij/zij voor ons zou kunnen en willen betekenen (1/2 A4, niet in de 3e persoon geschreven).

Wensen:

Geef aan hoeveel ervaring de kandidaat heeft met opdrachten binnen een politiek bestuurlijke organisatie


Geef aan hoeveel jaar ervaring de kandidaat heeft met het werken voor meerdere deelprojecten tegelijkertijd.


Geef aan hoeveel ervaring de kandidaat heeft met verschillende methoden van projectmatig en/of programmatisch werken.
Achtergrond opdrachtSpecificatie Beschrijving Opdrachtgever Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega's zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Beschrijving project roosteren Het OM sluit aan op de roosterdienstverlening van P-Direkt. De roosterplanning betreft het inzetten van medewerkers op wisselende tijden met behulp van ZRP Web (Zittingenroosterplanning) en RRA (Rijksroosterapplicatie) met nader uit te werken uitwisseling van gegevens. Beide applicaties hebben functionaliteiten die we logisch met elkaar willen verbinden. De te integreren roosterapplicatie RRA/ZRP Web dient medio 2025 in productie te zijn voor het maken van roosters voor januari 2026 en alle volgende. Het aantal medewerkers dat wordt geroosterd bedraagt ca 1600. De strategische organisatiedoelstellingen is het professionaliseren van het planproces opdat vraag en aanbod van werk door het jaar heen in balans zijn. De organisatie bewerkstelligt dat de capaciteitsbehoefte wordt ingevuld. De medewerker heeft invloed op de momenten waarop hij werkt ten behoeve van de individuele werk/privébalans. De werkvraag is leidend. De uitbetaling van vergoedingen voor werken op onregelmatige uren geschiedt geautomatiseerd bij P-Direkt. Opbouw en opname van verlof wordt automatisch verwerkt in de verlofadministratie van P- Direkt. Overdracht van persoonsgebonden gegevens tussen bedrijfssystemen wordt zo veel mogelijk teruggebracht. Het project roosteren is een landelijk project dat een belangrijke uniformering van het roosterproces behelst voor alle 13 parketten. De inrichting van de applicatie zal per parket in beperkte mate blijven verschillen. De bestaande roosterdiversiteit maakt het implementatieproces complex

Eisen


CompetentiesKandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in 1. een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren. Kandidaat kan voorbeelden geven waarin hij/zij 2. zich flexibel heeft moeten opstellen in het werkveld. Kandidaat kan hoofd van bijzaken scheiden, goed 3. prioriteiten stellen en omgaan met wijzigingen in prioriteiten. Kandidaat is complementair aan huidige kernteamleden

De recruiter