Let op! Deze rol is alleen beschikbaar voor detacheerders/leveranciers, op de payroll bij Starapple Interim
Er worden geen tarieven afgeven, (deze is hoog genoeg)
Daarnaast zijn de eisen Knock-out criteria, en worden profielen die hier niet aan voldoen direct terzijde gelegd door de klant, en heeft aanbieden zonder deze deze criteria geen zin. Bij twijfel over een eis vernemen we graag waar de twijfel in zit, per e-mail zodat we daarin kunnen adviseren.

Alle profielen worden proactief beoordeeld door ons, en bij voldoende profielen kunnen we de rol eerder sluiten/ in behandeling nemen. Wacht dus niet bij een goede fit tot het laatste moment voor de deadline, om te zorgen dat we het profiel meenemen.

Opdrachtomschrijving
Aanleiding opdracht

De Provincie Limburg hecht grote waarde aan de kwaliteit van haar informatievoorziening, zoals beschreven in het Strategisch Informatiebeleid Limburg (SIBL) 2021-2024. Dit beleid onderstreept het belang van een robuust en toekomstbestendig informatie- en archiefbeheer, dat dient als fundament voor een efficiënte en compliant organisatie.

De informatiehuishouding van de Provincie is complex en versnipperd, met documenten verspreid over verschillende systemen en platforms. SharePoint, dat sinds 2018 als generiek Document Management Systeem (DMS) dient, ondersteunt digitale samenwerking, dossiervorming en archivering binnen processen zoals o.a. besluitvorming. In 2026 bereikt SharePoint echter het einde van zijn levensduur en zal de leverancier geen ondersteuning meer bieden.

Daarnaast vereist nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, Wet open overheid (Woo), de Wet Modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), etc. dat bestaande systemen, processen en werkwijzen worden herzien. De Provincie Limburg heeft daarom gekozen voor een strategische aanpak voor de hernieuwing van haar informatiehuishouding. In plaats van een eenvoudige 1-op-1 vervanging van het huidige DMS heeft de directie opdracht gegeven om een herijkte visie op de informatiehuishouding te ontwikkelen, die de toekomstige behoeften van de organisatie weerspiegelt en tegelijkertijd zorgt voor een duurzame, flexibele en efficiënte inrichting. De nieuwe, recent door de directie vastgestelde, herijkte visie op informatiehuishouding richt zich op een gestandaardiseerde, toekomstbestendige inrichting, die aansluit op de dagelijkse werkpraktijk van de medewerkers en voldoet aan eisen rondom duurzaamheid, veiligheid en compliance (o.a. Archiefwet).

De nieuwe visie beschrijft drie samenwerkingsomgevingen:
- Vrije samenwerkingsomgeving: gericht op flexibele samenwerking, bijvoorbeeld voor projecten, en ongestructureerde processen. De realisatie van deze samenwerkingsomgeving is al in gang gezet met de inzet en uitrol van Microsoft Teams.
- Gestructureerde samenwerkingsomgeving: voor strak gereguleerde processen die volledige controle vereisen, zoals inkoop, subsidie- en vergunningverlening, vaak ondersteund door specifieke vakapplicaties
- Procesmatige samenwerkingsomgeving (zaakgericht werken): gericht op processen met een zekere mate van sturing, zoals bestuurlijke besluitvorming en dienstverleningsprocessen die niet ondersteund worden door een specifieke vakapplicatie. Deze samenwerking zal worden ondersteund door de aanschaf en inrichting van een generiek zaaksysteem inclusief formulieren, workflow en klantportaal.

De vastgestelde visie vormt de basis voor het zetten van concrete stappen richting de hernieuwde inrichting van de informatiehuishouding. In een separaat bij de visie opgesteld uitvoeringsdocument zijn de activiteiten die moeten leiden tot realisatie van de hernieuwde informatiehuishouding nader uitgewerkt en verdeeld in acht werkpakketten. Elk werkpakket is specifiek gericht op het uitvoeren van activiteiten die essentieel zijn voor het bereiken van de vastgestelde doelen. Om te zorgen voor een effectieve en geïntegreerde aanpak is speciale aandacht besteed aan de onderlinge samenhang tussen de verschillende werkpakketten.

Teneinde de visie op de informatiehuishouding te implementeren zoekt de provincie via deze aanbesteding een ervaren projectmanager voor een inzet van 24 uur per week. In overleg kan de opdrachtgever, indien nodig, het aantal uren per week aanpassen om zo flexibel te blijven inspelen op de voortgang en de complexiteit van de uitvoering.

Omschrijving opdracht
De Provincie Limburg heeft gedurende een initiële periode van twaalf (12) maanden behoefte aan de inhuur van capaciteit en expertise van een ervaren projectmanager voor de realisatie van de nieuwe visie op de informatiehuishouding.

De projectmanager is verantwoordelijk voor het:
- Opstellen van een projectplan met detailplanning voor de realisatie van de visie op informatiehuishouding, waarbij de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden, stakeholders en andere betrokkenen helder worden vastgelegd en de risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen worden benoemd. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de reeds beschreven werkpakketten.
- Behalen van de projectdoelstellingen binnen de gestelde tijd en het beschikbare budget
- Bewaken van de voortgang van het project en het vroegtijdig aanpakken van mogelijke problemen om afwijkingen van het plan te voorkomen.
- Mondeling en schriftelijk rapporteren over de voortgang van het project aan de (gemandateerd) opdrachtgever en stuurgroep, inclusief behaalde mijlpalen, risico’s, en belangrijke beslissingen die genomen moeten worden.
- Door een architect laten opstellen van een Project Start Architectuur (PSA) inclusief architectuurrichtlijnen, technische kaders en ontwerpprincipes, waardoor de projectdoelstellingen tijdig worden afgestemd op de bestaande informatiearchitectuur van de Provincie.
- Begeleiden van de transitie naar een nieuwe werkwijze en de adoptie hiervan. Dit omvat het organiseren van workshops, trainingen en gerichte communicatie om draagvlak en acceptatie bij alle betrokkenen te bevorderen.
- Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving: zorgt ervoor dat de in te richten systemen, procedures en processen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, Wmebv, Woo, digitale toegankelijkheidsnormen, etc.

Alle werkzaamheden dienen onder de supervisie plaats te vinden van de gemandateerde opdrachtgever (clustermanager Organisatie en Informatie). Voor deze opdracht wordt één (1) kandidaat gecontracteerd. Het staat opdrachtgever vrij om werkzaamheden die in het verlengde of in nevengebieden van deze nadere opdracht liggen, in goed overleg met opdrachtnemer tijdens de looptijd van de overeenkomst door opdrachtnemer te laten uitvoeren.

Functieprofiel/opdrachtomschrijving kandidaat
De kandidaat dient te voldoen aan het navolgende profiel: Vaardigheden en expertise De Provincie Limburg zoekt een ervaren projectmanager voor de realisatie van de visie op informatiehuishouding. De kandidaat heeft in de periode 2021-2024 meerdere verandertrajecten geleid op het gebied van digitalisering en informatiehuishouding en heeft ervaring met de implementatie van zaak- en DMS-systemen. Deze rol omvat verantwoordelijkheden voor de aansturing van projecten en projectmedewerkers, evenals de periodieke rapportage aan de opdrachtgever, stuurgroep, directie en bestuur.

Werk- en denkniveau
De kandidaat heeft minimaal een afgeronde Hbo-opleiding gelegen op het gebied van informatiemanagement of bedrijfskunde. De aangeboden kandidaat dient aantoonbaar te beschikken over WO werk- en denkniveau.

Eisen
- Ervaring met het inrichten, plannen, organiseren en uitvoeren van projecten en het vermogen om effectieve projectdoelen, projectstructuren en planningen op te zetten en te handhaven.
- Ervaring met het identificeren en onderhouden van relaties met diverse belanghebbenden om gezamenlijke doelen te bereiken, en het vermogen om belangen te balanceren en verwachtingen te managen, ook binnen complexe organisatiestructuren.
- Ervaring met het omzetten van strategische doelstellingen naar concrete acties en uitvoerbare projectplannen.
- Kennis van IT-systemen en platforms, waaronder document management en zaaksystemen,
- Kennis van standaarden en relevante regelgeving voor informatiebeheer, dienstverlening en informatiebeveiliging binnen overheidsinstanties.
- Kennis van de (complexiteit van de) informatiehuishouding binnen een overheidscontext, met aandacht voor regelgeving (Wmebv, WDO) en vereisten voor transparantie (Woo, digitale toegankelijkheid)) en documentbeheer (Archiefwet).
- Praktische ervaring met de implementatie van samenwerkingsplatformen (bijv. Microsoft Teams, SharePoint, etc.), procesoptimalisaties en zaaksystemen.
- Ervaring met verandermanagement en adoptiemethoden, zoals bijvoorbeeld de ADKARmethode, om een duurzame verandering binnen een organisatie te waarborgen.

Gunningscriteria
- De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring, opgedaan tussen 2021 en 2024, als projectmanager in projecten rondom de informatiehuishouding bij de overheid (provincies, gemeenten en/of omgevingsdiensten). Hierbij is aantoonbaar gewerkt aan het inrichten en digitaliseren van een gestructureerde, transparante informatiehuishouding, waarbij wetgeving, verandermanagement, archivering en procesoptimalisatie (bij voorkeur (bestuurlijke) besluitvorming) een rol speelden.
- De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring, opgedaan tussen 2021 en 2024, als projectmanager in projecten rondom de informatiehuishouding bij de overheid (Rijksdiensten, veiligheidsregio’s en/of waterschappen). Hierbij is aantoonbaar gewerkt aan het inrichten en digitaliseren van een gestructureerde, transparante informatiehuishouding, waarbij wetgeving, verandermanagement, archivering en procesoptimalisatie (bij voorkeur (bestuurlijke) besluitvorming) een rol speelden.
- De kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het effectief onderhouden en balanceren van relaties met verschillende belanghebbenden, rekening houdend met verschillende belangen en verwachtingen binnen complexe organisatiestructuren en beschikt over de kennis en vaardigheden om veranderingen binnen de organisatie te faciliteren, bijvoorbeeld door de ADKAR-methode.

Benoem en beschrijf concreet in uw toelichting voorbeelden waaruit blijkt dat de aangeboden kandidaat aan de gevraagde competenties voldoet.

Competenties
- De aangeboden kandidaat dient in staat te zijn om de werkzaamheden/taken op vakkundige en adequate manier uit te voeren. De kandidaat dient te beschikken over:
- Uitstekende communicatievaardigheden: zowel mondeling als schriftelijk, om effectief met verschillende stakeholders te communiceren en om complexe informatie op een begrijpelijke manier over te brengen.
- Organisatiebewustzijn: begrip van de context en dynamiek binnen de organisatie en het vermogen om hierop in te spelen bij het realiseren van projecten en veranderingen.
- Resultaatgerichtheid: vermogen om doelen te stellen en door te pakken om resultaten te behalen, zelfs in complexe omgevingen.
- Probleemoplossend Vermogen: creatief denken in oplossingen en flexibel schakelen om obstakels en uitdagingen efficiënt te overwinnen.
- Adviesvaardigheden: competentie om strategisch en praktisch advies te geven aan stakeholders op verschillende niveaus binnen de organisatie.