De 7 Universitair Medische Centra (UMC’s), verenigd in de NFU, organiseren een gezamenlijke Europese aanbesteding voor de inkoop van standaard software en aanverwante diensten. De aanbesteding kent twee hoofdonderdelen:

• Resellerdienst Standaard Software en Aanverwante Diensten (inclusief implementatie);
• Adviesdiensten, gericht op de samenwerking en beleidsvorming binnen de UMC's op het gebied van standaard software.

De projectorganisatie bestaat uit o.a. leadbuyers, contract- en leveranciersmanagers, juristen, vakinhoudelijke specialisten, opdrachtgevers en een nog te vormen stuurgroep met vertegenwoordigers van de UMC-directies Inkoop.

Doel van de opdracht

Het begeleiden en realiseren van de Europese aanbesteding, zodanig dat de gezamenlijke doelstellingen van de UMC’s worden behaald en de raamovereenkomst optimaal wordt ingericht.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Projectmanagement:

• Aansturen en coördineren van het aanbestedingsproces in alle fasen: voorbereiding, aanbesteding, beoordeling en contractering.
• Voorzitten en organiseren van projectgroepbijeenkomsten met alle betrokken stakeholders.
• Opstellen en bijhouden van actielijsten, besluitenlijsten en issue-log.
• Coördineren van marktconsultatie, offerteaanvragen en beoordelingsprocessen.

Rapportages:

• Periodieke voortgangsrapportages aan de stuurgroep en de contract- en leveranciersmanager NFU.
• Rapporteren aan de leadbuyers van Amsterdam UMC en Radboud UMC.

Op te leveren documenten:

Plan van aanpak, aanbestedingsstrategie, adviesstukken, programma van eisen, aanbestedingsleidraad en bijlagen, conceptovereenkomst, nota’s van inlichtingen, gunningsadviezen, afwijzingsbrieven en definitieve contracten.

Transitie en implementatievoorbereiding:

• Borgen van randvoorwaarden voor een succesvolle contractimplementatie en overdracht aan het contractmanagement.
• Voorbereiden van de technische implementatie bij eventuele wisseling van opdrachtnemer(s).

Vereiste competenties

• Ervaren projectmanager met aantoonbare ervaring in Europese aanbestedingen.
• Kennis van en ervaring met (ICT) inkooptrajecten en aanbestedingswetgeving.
• Sterke communicatieve vaardigheden, in staat draagvlak te creëren binnen een complexe, bestuurlijke omgeving.
• Proactief signaleren van knelpunten, doen van oplossingsvoorstellen en borgen van voortgang.
• Marktkennis van softwareleveranciers en bijbehorende implementatiediensten is een pré.

Projectdoelstellingen

• Realisatie van een optimale prijs/kwaliteitverhouding.
• Juridisch sluitende en eenduidige raamovereenkomsten.
• Duidelijke resultaatverplichtingen met geborgde afspraken bij niet-nakoming.