Opdrachtomschrijving
Let erop dat u voordat u een kandidaat aanbiedt de Aanbiedingsrichtlijnen doorneemt, gebruik maakt van het “standaard reactie formaat” (downloadbaar tijdens aanbiedingsprocedure) en dat het aangeboden CV een Word-document is van maximaal 5 A4.
De aanbesteding DUO Groningenis (mede) gegund aan de combinatie Yellow Friday en Sogeti. De inleen van niet-eigen personeel geschiedt door Yellow Friday. De contractering (en dus ook het accountmanagement) geschiedt door Sogeti. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar DUO Groningen toe één aanbieder zijn.

• De opdrachtgever is eerst de businessmanager PNS, later is dat de projectmanager van dit project;
• Inhoudelijk adviseren bij de inrichting van project of programmadossiers;
• Het bijhouden van het programma-/projectdossier;
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen, reviewen en herijken van PID's;
• Voorstellen aandragen voor de inrichting van risicomanagement;
• Verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van risicosessies;
• Inrichten en beheren van projecten- en programmalogs (risico-, wijzigingen-, issuelog);
• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroep vergaderingen;
• Beoordelen wat in aanmerking komt voor configuratiebeheer;
• Configuratiemanagement/opzetten configuratielog;
• Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
• Voorstellen doen t.a.v. projectinrichting in SAP PPM.

Taken en verantwoordelijkheden

• Takenpakket vanuit PMO
  • Acteren als informatieknooppunt van het project/programma m.b.t. documentatie;
  • Ondersteunen programma- projectleden en -manager(s);
  • Programma- en/of projectdossier op orde maken;
  • Reviewen van diverse documentatie;
  • Beheren van logs (o.a. configuratie-, risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;
  • Ondersteuning bij inrichten en onderhouden SAP PPM;
  • Resources koppelen, urenrapportages maken;
  • Controleren van projecturen en -budget;
  • Projectplanning opstellen en bijhouden;
  • Het verzorgen van verantwoordingsrapportages t.b.v. het project (bijv. Maandrapportages en eind rapportage);
  • Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijhouden van acties en besluiten;
  • Letten op mijlpalen, deadlines en acties.
• Takenpakket vanuit inhoud (niet uitputtend)
  • Opstellen 2 maandelijkse interne Compliance rapportage voor MT OVG;
  • Beheren/bijhouden GRC-administratie OVG;
  • Beheer en najagen van acties binnen scope van de Compliance opdracht;
  • Diverse activiteiten om registraties en administraties inzake Compliancy te verbeteren (o.a. JIRA).

Achtergrond opdracht
DUO staat voor een drietal veranderopgaven: Werk aan Uitvoering, Transitie en Basis op Orde. Een van de onderdelen van de laatste is Compliance. Op dit vlak heeft DUO een inhaalslag uit te voeren en compliance werkzaamheden structureel goed te beleggen in een PDCA-cyclus. Dat willen we uitvoeren door de beheersing over de compliancy-aspecten risicogericht en stuurbaar in te richten, en daarna met deze bijgestelde inrichting op niveau te komen. Parallel lopen al diverse compliance activiteiten binnen de directie OVG (Onderwijsvolgers) en zullen de komende periode werkzaamheden opgepakt moeten worden. Hier gaan actualiteit en toekomstige borging door elkaar lopen, dit is onvermijdelijk gezien de aandacht voor compliance. Een goede borging in de organisatie zal ervoor moeten zorgdragen dat OVG haar processen, personeel en systemen blijvend aan de compliance vereisten kan laten voldoen. Door inrichting van een proces voor de implementatie en borging van nieuwe algemene wet- en regelgeving zal voorkomen worden dat nieuwe achterstanden ontstaan. Deze inhaalslag wordt door OVG al projectmatig aangepakt onder aansturing van een adviseur compliance die regievoerder is. Businessmanagers van de eenheden PNS (Processen en Systemen), Kennis, Generiek (1e lijn telefonie) en SEK (Service Eenheid Kennis) vormen op tactisch niveau een sponsorgroep voor de regievoerder OVG. Omdat de opdracht nog groeiende is, zal OVG ook een projectmanager gaan werven, en PMO-ondersteuning is hierbij nodig. De projectmanager zal zeer nadrukkelijk met de regievoerder compliance gaan samenwerken. Voor de PMO zullen de werkzaamheden soms op het snijvlak tussen projectmanagement en regievoering zitten. Dit is het snijvlak tussen reguliere compliance werkzaamheden en het project wat gestart gaat worden.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau (3 jaar)
• Ervaring als PMO of ondersteuner binnen een projectomgeving (3 jaar)

Wensen

Competenties

Aanvullende Informatie
Een aangeboden cv moet de volledige NAW, geboortedatum, het telefoonnummer en het e-mail adres van de kandidaat bevatten. Werksituatie : Doorlenen is niet toegestaan. Exclusiviteit is vereist bij acceptatie van een uitnodiging voor intake tot 4 dagen na de intakedatum.