Opdrachtomschrijving
In deze rol speel je een cruciale rol in het uitwerken van afspraken, kaders en regelgeving met betrekking tot (digitale) dossiervorming en archief. Als adviseur begeleidt je de OM-onderdelen in zowel fysieke als digitale archivering, waarbij je het proces nauwlettend volgt, inclusief vastlegging, bewaar- en vernietigingstermijnen. Je bent niet alleen een expert in archiveren, maar ook loop je voorop in de ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding. Een belangrijk taak is dat je die signaleert en analyseert. Als onderdeel van je verantwoordelijkheden stel je werkinstructies en procesbeschrijvingen op met betrekking tot de toepassing van informatiehuishouding. Een gedegen inzicht in de organisatie van informatiehuishouding stelt jou in staat aanbevelingen te doen voor aanpassingen en verbeteringen, zowel op het gebied van proces als kwaliteit. Jij waarborgt de voortgang en kwaliteit van het archiefbeheer bij de verschillende onderdelen door monitoring en evaluatie. Daarnaast ben je proactief in het delen van kennis en kunde binnen de OM-onderdelen, waarbij jouw enthousiasme en gedrevenheid als inspiratie dienen voor verdere professionalisering van onze afdeling.

Verantwoordelijkheden Adviseur Informatiebeheer / Archivaris

• Beheren, organiseren en toegankelijk maken van archieven (zowel fysiek als digitaal)
• Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor archiefbeheer
• Digitaliseren van archiefstukken en beheren van digitale archieven
• Toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet)
• Bijhouden van trends en ontwikkelingen op het gebied van archiefbeheer en digitalisering
• Ontwikkelen, implementeren en optimaliseren van beleid en richtlijnen voor informatiebeheer, inclusief digitale transformatie
• Adviseren van management en andere stakeholders over risicobeheersing, compliance en strategische keuzes op het gebied van informatiebeheer
• Uitvoeren van audits
• Toezicht houden op en coördineren van scan- en archiefprocessen, inclusief de vervanging van papieren door digitale documenten
• Samenwerken met proceseigenaren, projectleiders, archivarissen en toezichthouders binnen en buiten de organisatie
• Begeleiden van medewerkers op het gebied van documentaire informatievoorziening (DIV)
• Signaleren en vertalen van nieuwe wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen naar de praktijk
• Bevorderen van zaakgericht werken en kennisdeling binnen de organisatie

Achtergrond opdracht

Beschrijving directie/dienst/afdeling: Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt - samen met de politie en andere ketenpartners - voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dit varieert van winkeldiefstal tot moord en van belastingontduiking tot cybercrime en terrorisme. Het werk van het OM is erop gericht dat daders een passende straf krijgen en dat slachtoffers en nabestaanden het gevoel hebben dat zorgvuldig met hun belangen wordt omgegaan. Het Openbaar Ministerie (OM) bestaat uit een hoofdkantoor (het Parket-Generaal), 10 arrondissementsparketten, 1 LRO (landelijke Ressortsorganisatie) en een aantal 'bijzondere' eenheden, te weten het Landelijk Parket, het Functioneel Parket, het parket CVOM (Centrale Verwerking OM), de LBOM (Landelijke Bedrijfsvoering OM), de IVOM (Informatievoorziening OM) en de Rijksrecherche. Het Openbaar Ministerie is op ca. 35 locaties door heel Nederland gevestigd. In totaal werken ongeveer 6.000 mensen bij het OM. Aan het hoofd van het OM staat het College van procureurs-generaal. Het College is verantwoordelijk voor heel het OM en legt zich toe op de formulering van nieuwe handhavingsrichtlijnen en het ontwikkelen van het opsporings- en vervolgingsbeleid. De zorg voor de organisatie en de bedrijfsvoering ligt eveneens bij het College. De parketten staan onder leiding van een hoofd van een bedrijfsonderdeel die verantwoordelijk is voor de primaire taken van een arrondissement of ressort of een landelijk werkend onderdeel. De onderdelen van het OM kennen ieder een eigen dynamiek, aandachtsgebieden en, in sommige gevallen, specialismen. Voor een nader profiel van het OM verwijzen wij naar de website van het Openbaar Ministerie: www.om.nl

Eisen:

• De kandidaat heeft een afgeronde HBO- of WO-opleiding (in informatiebeheer, archiefbeheer, bibliotheekwetenschappen of vergelijkbaar).
• De kandidaat heeft minimaal twee jaar relevante werkervaring binnen informatiemanagement, bij voorkeur gericht op archiveren, zowel digitaal als analoog.
• De kandidaat heeft minimaal één jaar aantoonbare kennis en ervaring met wet-en regelgeving omtrent archiveren (archiefwet).
• De standplaats van deze opdracht is Utrecht. Afhankelijk van de werkzaamheden kan inzet op andere parketlocaties gevraagd worden.
• Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers.

Wensen:

• De kandidaat is snel beschikbaar na gunning.
• De kandidaat heeft  ervaring met projectmatig werken en proactieve implementatie van processen rondom informatiehuishouding.
• De kandidaat heeft een certificering (zoals SOD-II) wat een pré is voor de adviseursrol.
• De kandidaat heeft kennis en ervaring in archiveringsvraagstukken, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid en met de WJSG.
• 
  
• Competenties:

• analyseren
• klantgerichtheid
• omgevingsbewustzijn
• plannen en organiseren
• samenwerken
• voortgangscontrole
• zelfontwikkeling

Aanvullende Informatie
Doorleen is niet toegestaan. Levering door Yellow Friday aan Ministerie van Justitie & Veiligheid geschiedt via Sogeti. Hier is geen sprake van ketenvorming/doorleen, want Yellow Friday heeft de aanbesteding samen met Sogeti uitgevoerd en is formele onderaannemer.