Opdrachtcontext
Voor een tijdelijke en afgebakende opdracht binnen onze organisatie zijn wij op zoek naar een ervaren en zelfstandig directie secretaresse (ZZP). De opdracht vraagt om een hands-on professional met ruime ervaring in directie- en bestuursondersteuning, die op eigen verantwoordelijkheid ondersteuning biedt aan de top van de organisatie.

De opdrachtnemer maakt gedurende de opdracht onderdeel uit van het Algemeen Secretariaat en werkt nauw samen met interne en externe stakeholders, zonder gezagsverhouding.

Doel van de opdracht
Het zelfstandig leveren van hoogwaardige secretariële en organisatorische ondersteuning aan de Algemeen Secretaris/Directeur en de Directeur Staf, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun strategische en bestuurlijke verantwoordelijkheden. De opdracht draagt direct bij aan een zorgvuldig en efficiënt verloop van besluitvormingsprocessen binnen de SER.

Werkzaamheden

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor onder andere:
Agendabeheer en planning
Coördineren en plannen van afspraken voor de Algemeen Secretaris/Directeur en Directeuren Beleid en Staf
Correspondentie
Verzorgen en bewaken van in- en uitgaande correspondentie
Vergaderorganisatie en -ondersteuning
Plannen en logistiek voorbereiden van vergaderingen van het Directieteam, Dagelijks Bestuur, Kroonledenoverleg en de Raad
Facilitaire voorbereiding (locatie, techniek, vergaderstukken)
Tijdig verzamelen, controleren en versturen van vergaderstukken
Administratieve opvolging van besluiten en acties
Bestuurlijke administratie
Bijhouden van mutaties en wijzigingen binnen het Dagelijks Bestuur, de Kroonleden en de Raad
Overige ondersteunende werkzaamheden
Voorbereiden en boeken van dienstreizen en bijeenkomsten
Overige werkzaamheden die voortvloeien uit de (statutaire) taak van de Algemeen Secretaris/Directeur

Samenwerking en afstemming
Intensieve samenwerking met de directiesecretaris, beleidsondersteuner en de secretaresses van de voorzitter van de SER

Regelmatig contact met:
Secretariaten van sociale partners
Ministeries
Secretariaat van de voorzitter
Directiesecretaris
Een goede onderlinge afstemming is essentieel voor een soepele planning en uitvoering, met name rondom het Dagelijks Bestuur, de Raad en de Kroonleden.

Vereisten (ZZP)

De opdrachtnemer voldoet minimaal aan de volgende eisen:

Zelfstandig ondernemer (ZZP), ingeschreven bij de KvK
Beschikt over eigen middelen en draagt eigen ondernemersrisico
Minimaal hbo werk- en denkniveau
Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een ondersteunende rol op directieniveau (bijv. directiesecretaresse, executive assistant, management assistent)
Uitstekende beheersing van Office 365
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk)

Wensen (pré)
Ervaring met systemen zoals M-Files, iBabs, SharePoint en/of Topdesk
Goede beheersing van de Engelse taal
Ervaring binnen een bestuurlijke, publieke of complexe organisatie