Niet voor zzp. Ben je zzp en wil je de opdracht doen? Zet in het aanbiedingsformulier met welke partij je een midlance- of detacheringsovereenkomst aangaat. Dit moet van te voren duidelijk zijn, anders kan je sowieso niet worden aangeboden bij de opdrachtgever. Payroll en Maatschappen zijn niet toegestaan.

Gevraagde werkzaamheden

Samen met je collega's ga je werken aan het Emma Platform dat het Openbaar Ministerie zelf ontwikkelt. Jouw rol ligt in het soepel laten verlopen van coördinatie, communicatie en ondersteuning die nodig zijn om het programma succesvol te laten verlopen. Dit omvat onder andere het plannen, voorbereiden en notuleren van (programma)vergaderingen, en het opvolgen van actiepunten. Het zorgen voor heldere interne en externe communicatie, het assisteren bij programmaplanning, en het managen van relaties met alle betrokkenen bij het programma. Je besteedt veel tijd aan vernieuwing, verbetering, ondersteuning en kennisdeling. Een extra uitdaging daarin is dat de IT-omgeving van het Openbaar Ministerie voortdurend in beweging is. 

Je draagt bij aan de succesvolle uitvoering van programma Emma door ervoor te zorgen dat administratieve ondersteuning, planning en coördinatie zorgvuldig worden uitgevoerd. Je draagt bij aan de kwaliteit en samenwerking van het Agile/DevOps team. Je hebt een sterke affiniteit met techniek en bent in staat om de technische oplossingen en processen die het team nodig heeft te begrijpen en op te leveren. Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, bent flexibel, creatief, nauwkeurig en beschikt over empathisch vermogen. 

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Organiseren van overleggen en bijeenkomsten: plannen, voorbereiden en notuleren van programmavergaderingen, en het opvolgen van actiepunten. Je zorgt ervoor dat alle relevante participanten goed geïnformeerd en voorbereid zijn.
• Documentbeheer: opstellen, bijhouden en archiveren van programmagerelateerde documenten en rapporten. Dit omvat het beheren van versiecontroles en het beschikbaar stellen van de meest recente documentatie aan alle belanghebbenden.
• Communicatie: zorgen voor heldere interne en externe communicatie. Dit kan het up-to-date houden van de programmawebsite, nieuwsbrieven en andere communicatiekanalen omvatten. Dit doe je samen met de afdeling communicatie die onderdeel is van het programma.
• Planning ondersteuning: assisteren bij het ontwikkelen en onderhouden van de programmaplanning, inclusief het bijhouden van deadlines en mijlpalen.
• Risico- en issuemanagement: registreren en bewaken van risico's en issues binnen het programma, en zorgt ervoor dat deze tijdig gecommuniceerd worden met de programma manager en andere belanghebbenden.
• Stakeholdermanagement: ondersteuning bij het managen van relaties met alle betrokkenen bij het programma, van het projectteam tot leveranciers en eindgebruikers.
• Kwaliteitsbewaking: handhaven van de kwaliteitsstandaarden binnen het programma, door het monitoren van processen en het aanbrengen van verbeteringen waar nodig.
• Rapportage: verzamelen van gegevens en het opstellen van voortgangsrapporten die inzicht geven in de status van het programma.

Achtergrond opdracht

Het College van Procureurs-Generaal van het Openbaar Ministerie heeft in 2020 een OM Informatiestrategie en meerjarenplan 2020-2027 laten opstellen: het Business + Informatieplan OM (BIPOM). In het BIPOM is het doel vastgelegd om in 2027 één uniforme werkwijze te hebben, ondersteund door één modulair opgebouwd zaaksysteem voor alle zaakstromen binnen het strafrecht. Het gaat om de ondersteuning van werkprocessen die nu ondersteund worden door 7 verschillende zaaksystemen. Dit betekent dat op alle parketten van het OM dusdanig uniform gewerkt gaat worden, dat iedereen gebruik kan maken van hetzelfde zaaksysteem, zonder lokale uitzonderingen of technische workarounds. Het project EMMA geeft invulling aan de uitvoering van de strategie die is beschreven in het BIPOM en heeft als doel de 7 zaakssystemen te vervangen en de werkprocessen binnen het OM te uniformeren. Binnen het programma Emma werken we aan het vernieuwen en digitaliseren van de werkprocessen van heel het OM. Een belangrijk onderdeel van deze vernieuwing is een goede coördinatie om het programma succesvol te laten verlopen binnen het OM. Daarom zijn wij op zoek naar een Programma Secretaris die ingezet zal worden in het Programma Emma ter plaatse van Informatie Voorziening Openbaar Ministerie (IVOM) in Utrecht. Als Programma Secretaris ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van de administratieve ondersteuning binnen een programma. Dit houdt in dat je de spil bent tussen de verschillende projecten en betrokkenen hierbij. Je werkt nauw samen met interne en externe belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de administratieve en organisatorische aspecten van het programma soepel verlopen. Onderdeel van de taken zijn;

• Advisering en ondersteuning van het programma management team op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau
  Monitoren van de uitvoering van projecten o.l.v. de strategisch programmamanager op impact, samenhang en budget.
  Organiseren van bijeenkomsten en de voorbereiding van projectgroepen en overleggen. Voorbereiden van management-overleggen, bestuurlijke overleggen en externe overleggen, inclusief het opstellen van bijhorende stukken als opleggers. Tevens het verzorgen van bestuurlijke besluitvorming, dit doe je uiteraard in samenspraak met je collega's. Daarnaast maak je annotaties voor het programma management team zodat zij goed voorbereid op pad gaan.
  Actualisatie van jaarprogramma's en documenten. Je zorgt ervoor dat het programma dossier tip top in orde is Archiveren en vormen van dossiers.
  Communicatieberichten, stafstukken, verslagen en notities schrijven en het voorbereiden voor de weekstart.
  

Beschrijving directie/dienst/afdeling: 

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt - samen met de politie en andere ketenpartners - voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dit varieert van winkeldiefstal tot moord en van belastingontduiking tot cybercrime en terrorisme. Het werk van het OM is erop gericht dat daders een passende straf krijgen en dat slachtoffers en nabestaanden het gevoel hebben dat zorgvuldig met hun belangen wordt omgegaan. Het Openbaar Ministerie (OM) bestaat uit een hoofdkantoor (het Parket-Generaal), 10 arrondissementsparketten, 1 LRO (landelijke Ressortsorganisatie) en een aantal 'bijzondere' eenheden, te weten het Landelijk Parket, het Functioneel Parket, het parket CVOM (Centrale Verwerking OM), de DVOM (Dienst Verleningsorganisatie OM), de IVOM (Informatievoorziening OM) en de Rijksrecherche. Het Openbaar Ministerie is op ca. 35 locaties door heel Nederland gevestigd. In totaal werken ongeveer 6.000 mensen bij het OM. Aan het hoofd van het OM staat het College van procureurs-generaal. Het College is verantwoordelijk voor heel het OM en legt zich toe op de formulering van nieuwe handhavingsrichtlijnen en het ontwikkelen van het opsporings- en vervolgingsbeleid. De zorg voor de organisatie en de bedrijfsvoering ligt eveneens bij het College. De parketten staan onder leiding van een hoofd van een bedrijfsonderdeel die verantwoordelijk is voor de primaire taken van een arrondissement of ressort of een landelijk werkend onderdeel. De onderdelen van het OM kennen ieder een eigen dynamiek, aandachtsgebieden en, in sommige gevallen, specialismen. Voor een nader profiel van het OM verwijzen wij naar de website van het Openbaar Ministerie: www.om.nl

Eisen (te onderbouwen in het cv)

• Kandidaat beschikt over een HBO-diploma in (Bedrijfskunde, IT of gerelateerd)
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke rol binnen de Rijksoverheid
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met programma- en projectmanagementmethodieken zoals Prince2, PMI of vergelijkbare frameworks
  
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met de Agile manier van werken
  

Wensen (te onderbouwen kwaliteitscriteria in aanbiedingsdocument voor extra punten)

• Kandidaat heeft x aantal jaren aantoonbare ervaring in een soortgelijke rol binnen de Rijksoverheid
  
• Kandidaat heeft x aantal jaren aantoonbare ervaring in een soortgelijke rol binnen de Strafrechtketen
• Kandidaat heeft x aantal jaren aantoonbare ervaring met programma- en projectmanagementmethodieken zoals Prince2, PMI of vergelijkbare frameworks
• Kandidaat heeft x aantal jaren aantoonbare ervaring met de Agile manier van werken
• Kandidaat heeft talent voor schrijven en is gewend om een programma management team te ondersteunen
• Kandidaat is uiterlijk 19 mei 2025 beschikbaar  
  

Competenties

• bestuurssensitiviteit
• plannen en organiseren
• resultaatgerichtheid
• omgevingsbewustzijn
• netwerken
• aansturen organisatie
• motiveren
• creativiteit

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.