Deze opdracht valt binnen schaal 10 van de CAO Rijk. De indicatieve tariefrange ligt tussen de 78 en 88 euro per uur.
Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.
Een deel van de te behalen punten wordt toegekend aan de inschrijver met het laagste tarief. Andere inschrijvingen ontvangen naar verhouding minder punten op dit onderdeel.

Opdrachtomschrijving
Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt - samen met de politie en andere ketenpartners - voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dit varieert van winkeldiefstal tot moord en van belastingontduiking tot cybercrime en terrorisme. Het werk van het OM is erop gericht dat daders een passende straf krijgen en dat slachtoffers en nabestaanden het gevoel hebben dat zorgvuldig met hun belangen wordt omgegaan. Het Openbaar Ministerie (OM) bestaat uit een hoofdkantoor (het Parket-Generaal), 10 arrondissementsparketten, 1 LRO (landelijke Ressortsorganisatie) en een aantal 'bijzondere' eenheden, te weten het Landelijk Parket, het Functioneel Parket, het parket CVOM (Centrale Verwerking OM), de LBOM (Landelijke Bedrijfsvoering OM), de IVOM (Informatievoorziening OM) en de Rijksrecherche. Het Openbaar Ministerie is op ca. 35 locaties door heel Nederland gevestigd. In totaal werken ongeveer 6.000 mensen bij het OM. Aan het hoofd van het OM staat het College van procureurs-generaal. Het College is verantwoordelijk voor heel het OM en legt zich toe op de formulering van nieuwe handhavingsrichtlijnen en het ontwikkelen van het opsporings- en vervolgingsbeleid. De zorg voor de organisatie en de bedrijfsvoering ligt eveneens bij het College. De parketten staan onder leiding van een hoofd van een bedrijfsonderdeel die verantwoordelijk is voor de primaire taken van een arrondissement of ressort of een landelijk werkend onderdeel. De onderdelen van het OM kennen ieder een eigen dynamiek, aandachtsgebieden en, in sommige gevallen, specialismen. Voor een nader profiel van het OM verwijzen wij naar de website van het Openbaar Ministerie: www.om.nl

In deze rol speel je een cruciale rol in het uitwerken van afspraken, kaders en regelgeving met betrekking tot (digitale) dossiervorming en archief. Als adviseur begeleidt je de OM-onderdelen in zowel fysieke als digitale archivering, waarbij je het proces nauwlettend volgt, inclusief vastlegging, bewaar- en vernietigingstermijnen. Je bent niet alleen een expert in archiveren, maar ook loop je voorop in de ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding. Een belangrijk taak is dat je die signaleert en analyseert. Als onderdeel van je verantwoordelijkheden stel je werkinstructies en procesbeschrijvingen op met betrekking tot de toepassing van informatiehuishouding. Een gedegen inzicht in de organisatie van informatiehuishouding stelt jou in staat aanbevelingen te doen voor aanpassingen en verbeteringen, zowel op het gebied van proces als kwaliteit. Jij waarborgt de voortgang en kwaliteit van het archiefbeheer bij de verschillende onderdelen door monitoring en evaluatie. Daarnaast ben je proactief in het delen van kennis en kunde binnen de OM-onderdelen, waarbij jouw enthousiasme en gedrevenheid als inspiratie dienen voor verdere professionalisering van onze afdeling.

Verantwoordelijkheden Adviseur Informatiebeheer / Archivaris

• Beheren, organiseren en toegankelijk maken van archieven (zowel fysiek als digitaal)
• Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor archiefbeheer
• Digitaliseren van archiefstukken en beheren van digitale archieven
• Toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet)
• Bijhouden van trends en ontwikkelingen op het gebied van archiefbeheer en digitalisering
• Ontwikkelen, implementeren en optimaliseren van beleid en richtlijnen voor informatiebeheer, inclusief digitale transformatie
• Adviseren van management en andere stakeholders over risicobeheersing, compliance en strategische keuzes op het gebied van informatiebeheer
• Uitvoeren van audits
• Toezicht houden op en coördineren van scan- en archiefprocessen, inclusief de vervanging van papieren door digitale documenten
• Samenwerken met proceseigenaren, projectleiders, archivarissen en toezichthouders binnen en buiten de organisatie
• Begeleiden van medewerkers op het gebied van documentaire informatievoorziening (DIV)
• Signaleren en vertalen van nieuwe wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen naar de praktijk
• Bevorderen van zaakgericht werken en kennisdeling binnen de organisatie

Achtergrond opdracht

Expertisecentrum Informatiebeheer
Het Expertisecentrum begeleidt, ondersteunt en adviseert de OM-onderdelen bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van informatiehuishouding. Daarnaast houdt het expertisecentrum zich bezig met het 'vertalen' van strategische kaders en beleid naar praktisch toepasbare instrumenten op het gebied van (digitale) dossiervorming en archivering. Het Expertisecentrum Informatiebeheer is een team binnen het CIO Office. Het CIO office is een afdeling binnen het OM-onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Het CIO Office is onder meer verantwoordelijk voor kaderstelling en beleid op het gebied van informatiehuishouding, informatievoorziening en ICT

IVOM
Het OM moet in staat zijn om zich doorlopend aan te passen aan de steeds sneller veranderende wereld om haar maatschappelijke rol goed te kunnen blijven vervullen. Het onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) ondersteunt de OM-collega’s daarbij op het gebied van ICT en informatievoorziening met zo’n 200 IVOM-medewerkers.
IVOM is begin 2022 opgericht als zelfstandig OM-onderdeel en versterkt, vernieuwt en professionaliseert de dienstverlening op het gebied van informatievoorziening (IV) binnen het OM en met ketenpartners zoals de Rechtspraak en de Politie. Dit doet zij aan de hand van drie strategische pijlers: continuïteit, professionalisering en vernieuwing. Continuïteit heeft tot doel om het bestaande ICT-landschap te stabiliseren en optimaliseren. Dit wordt voornamelijk opgepakt door de renovatie en actualisatie van ICT-componenten. De professionalisering is gestart met het samenvoegen van alle ICT en IV-activiteiten in het nieuwe OM-onderdeel IVOM, nu zijn alle pijlen gericht op een verdere doorontwikkeling en professionalisering van IVOM. De vernieuwing bestaat uit verdergaande digitalisering en informatievoorziening. Het nieuwe systeem, gebaseerd op uniforme processen én het nieuwe Wetboek voor Strafvordering, wordt de komende jaren gerealiseerd binnen het programma Emma. De opdracht van dit programma is tweeledig: de modernisering van het werk bevorderen en het inrichten van een nieuw zaaksysteem voor alle strafzaken. Stap voor stap bouwt IVOM zo verder aan een toekomstbestendige, betrouwbare en veilige ICT en informatievoorziening.
Binnen IVOM zorgen de kernwaarden samenwerken, verbinden en eigenaarschap voor een uitdagende en professionele omgeving waar IVOM-collega’s met plezier werken.

Eisen

• De kandidaat heeft een afgeronde HBO- of WO-opleiding (in informatiebeheer, archiefbeheer, bibliotheekwetenschappen of vergelijkbaar).
  
• De kandidaat heeft minimaal twee jaar relevante werkervaring binnen informatiemanagement, bij voorkeur gericht op archiveren, zowel digitaal als analoog.
  
• De kandidaat heeft minimaal één jaar aantoonbare kennis en ervaring met wet-en regelgeving omtrent archiveren (archiefwet).
  
De standplaats van deze opdracht is Utrecht. Afhankelijk van de werkzaamheden kan inzet op andere parketlocaties gevraagd worden.

• Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers.
  

Wensen

• De kandidaat heeft 'X' aantal jaren ervaring met projectmatig werken en proactieve implementatie van processen rondom informatiehuishouding.
• De kandidaat heeft een certificering (zoals SOD-II) wat een pré is voor de adviseursrol.
• De kandidaat heeft 'X' aantal jaren kennis en ervaring in archiveringsvraagstukken, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid en met de WJSG.

Competenties

• Kandidaat weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen.
  
• Kandidaat is deskundig en in staat zijn kennis en (werk)ervaring snel in te zetten.
• Kandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
• Kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig.
• Past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.