Opdrachtomschrijving
Om te komen tot een selectie van een CSP oplossing moeten de bestaande requirements verder worden aangevuld in samenwerking met een aantal bedrijfsonderdelen van VWS Kern. Alle requirements (bestaande en nieuwe) zullen met gebruikers geprioriteerd moeten worden. Requirements moeten worden omgezet in use cases die op termijn toegepast zullen worden om goedkeuring te krijgen op de requirements en vervolgens gebruikt zullen worden tijdens een POC en later in het project in het testtraject. Daarnaast moeten de huidige processen worden geanalyseerd en in samenspraak met proceseigenaren (die niet altijd bekend zijn) worden verminderd. De resterende processen in het kader van informatiehuishouding, workflow en verantwoording moeten worden vereenvoudigd en gestandaardiseerd. Deze deliverables zijn onderdeel van een mogelijk interdepartementaal aanbestedingstraject en zullen ook ingebracht gaan worden in de interdepartementale werkgroep. Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden zal intensief samengewerkt moeten worden met verschillende onderdelen van VWS-Kern en de projectgroep CSP binnen VWS. Parallel aan dit project loopt ook het project InformatieBeheerPlan, waar ook sprake is van procesanalyse. Een intensieve samenwerking met dit project is dan ook onderdeel van het takenpakket. Hierbij is wel een contactpersoon vanuit het kernteam binnen VWS betrokken. Van het team wordt verwacht dat zij:

• In overleg met de aanspreekpunten in het projectteam zelfstandig:
  • Workshops plannen waarin requirements en processen worden geanalyseerd en (her)ontworpen
  • Draagvlak creëren bij proceseigenaren en gebruikers
• Stukken opleveren ten behoeve van het interne goedkeuringsproces:
  • Gerprioriteerde requirements
  • Gestandaardiseerde processen
  • Presentaties
  • Beslisnota's

Ervaring: Aangezien de inhuur van een team de voorkeur heeft wil VWS graag een opbouw van ervaring in het team zien:

• 3-5 jaar ervaring als businessanalist
• 1-2 jaar ervaring als businessanalist
• 0-2 jaar ervaring als businessanalist

Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pré, evenals aantoonbare kennis over of ervaring met informatiehuishouding.

Achtergrond opdracht
De primaire aanleiding voor dit project is het rapport Ongekend Onrecht van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POC-KOT), met daaruit voortvloeiend het actieplan Open op Orde. Andere aanleidingen zijn:

• Efficiency verbetering. Vanuit veel departementen is geconstateerd dat in gebruik zijnde DMS-en veelal zijn verouderd en dat - ondanks de behoefte daaraan - een (vernieuwings) aanpak voor de lange termijn ontbreekt.
• Ondersteuning werkzaamheden medewerkers. Medewerkers van ministeries, hun uitvoeringsorganisaties en inspecties geven aan, dat de huidige ondersteuning van hun werk met o.a. de DMS'sen, zoals Samenwerkruimten, Digidoc en Marjolein voor zover aanwezig onvoldoende is en er behoefte is aan een moderne en soepel werkende ICT- ondersteuning
• Toekomstgerichtheid. Vanuit dat perspectief is in 2022 een marktverkenning1 uitgevoerd naar een toekomstvaste oplossing voor document management, records management en procesondersteuning
• De kraan dicht aan de voorkant. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Regeringscommissaris Informatiehuishouding hebben meegegeven dat zij graag op een zo kort mogelijke termijn een oplossing zien voor het verminderen van de grote hoeveelheden e-mailverkeer m.b.t. documenten; oftewel de kraan dicht aan de voorkant.

Vanuit het programma Open op Orde als onderdeel van het programma Open Overheid is daarnaast de ambitie geformuleerd om de hoeveelheid informatie die we als Rijksoverheid creëren onder controle te krijgen en dan met name het volume en gebruik van e-mail. Eén van de onderdelen van de realisatie van deze doelstelling is het komen tot een CSP. Een CSP is een verzameling van geïntegreerde functionaliteiten (services) voor document opslag, classificatie/indexatie en beheer ter ondersteuning van de medewerkers. Binnen VWS Kern is het CSP een vervanging van het huidige RM-systeem Marjolein, in combinatie met de uitbreiding van bepaalde functionaliteiten om daarmee de informatiehuishouding verder op orde te brengen. Informatiehuishouding: het opslaan, beschikbaar maken en beheren van informatie en hun onderlinge samenhang gedurende de hele levenscyclus van deze informatie.

Eisen

Wensen

Competenties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.