Opdrachtomschrijving

We zoeken een adviseur die:
• Kan participeren in interdepartementale BSW-werkgroepen als vertegenwoordiger van VWS
• De behoefte en expertise vanuit VWS organiseert en vertaalt naar bruikbare input
• Producten van interdepartementale werkgroepen vertaalt naar de VWS-context
• De pilots en implementatie in 2025 voorbereidt en begeleidt
• Eindgebruikers van VWS betrekt en een duurzame gebruikersorganisatie vormgeeft
• Samenwerkt met stakeholders binnen het VWS-team

De adviseur vervult hierin drie hoofdrollen:
1. Interdepartementale verbinding
• Naar behoefte participeren in BSW-werkgroepen als vertegenwoordiger van VWS
• Ophalen en inbrengen van VWS-belangen en -ervaringen
• Zorgen voor tijdige VWS-input in werkgroepen
2. VWS linking pin• De behoefte en expertise vanuit VWS organiseren
• Vertalen van BSW-producten naar VWS-context
• Signaleren van kansen en risico's voor VWS
3. Coördinatie VWS-team
• Ondersteunen programmamanager en teamleden
• Voorbereiden van pilots en implementatie
• Betrekken van eindgebruikers
• Opzetten duurzame gebruikersorganisatie

De adviseur moet in 2026 de volgende resultaten opleveren:
1. Pilots voorbereiden en begeleiden:
• Coördinatie van twee pilots (MS Teams en startportaal)
• Opzetten gebruikerspanels vanuit alle directies
• Vastleggen van gebruikerservaringen en -behoeften
• Verzamelen en documenteren van praktische verbeterpunten
• In kaart brengen van wat wel/niet werkt in de praktijk
• Vastleggen van leerpunten en succesfactoren uit de pilots
• Evalueren en rapporteren van resultaten

2. Gebruikersorganisatie inrichten:
• Opzetten duurzame gebruikersorganisatie voor BSW binnen VWS
• Organiseren van gebruikersinbreng voor implementatie
• Waarborgen dat VWS-specifieke wensen worden meegenomen

3. Implementatie voorbereiden:
• Opstellen implementatieplan 2026
• Vertalen interdepartementale kaders naar VWS-context
• Voorbereiden brede uitrol

We zijn tevreden als:
• De drie gedefinieerde hoofrollen succesvol vervult worden
• Beide pilots succesvol zijn afgerond
• Gebruikers tevreden zijn over de begeleiding van de pilots (minimaal 80%)
• Er een werkende gebruikersorganisatie staat
• Er een gedragen implementatieplan ligt voor 2026

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
• Proactief en hands-on mentaliteit
• Resultaatgerichtheid
• Flexibiliteit en agile mindset en werkwijze
• Sterk in visualiseren en vastleggen van informatie
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Sterk analytisch vermogen
• Ervaring met kwaliteitsbewaking

Voortijdige beëindiging
Bij voortijdige beëindiging van de nadere overeenkomst wordt de opzegtermijn zoals beschreven in
de raamovereenkomst gehanteerd.

Eisen & wensen
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet
wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out).
Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen
en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.

Nr. Eis Score
1 Kandidaat beschikt over minimaal WO werk- en denkniveau. 
2 Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met implementatie(trajecten). 
3 Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring in informatiehuishouding (toetsbaar op cv). 

Nr. Wens Score
1 Mate waarin de kandidaat kennis van en ervaring heeft met informatiehuishouding.
2 Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met verandermanagement. 
3 Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met stakeholdermanagement. 
4 Mate waarin de kandidaat kennis heeft van en ervaring heeft met Microsoft 365 en DMS/CSP implementaties.