Opdrachtomschrijving
1) Het adviseren van medewerkers t.a.v. archiefstructuur.
2) Het adviseren en ondersteunen van de gebruikersorganisatie en optreden als inhoudelijke vraagbaak.
3) Het beheer en onderhoud van het documentaire informatiesystemen zijn conform voorschriften en opdrachten.
4) Het opstellen van de afbakeningsdocumenten en invullen van het informatieoverzicht
5) Behandelen van informatieverzoeken (bijvoorbeeld Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB)-verzoeken).
6) Het afstemmen (inter) departementaal van verzoeken.
7) 2e lijns gebruikersondersteuning (in samenwerking met het Klanten contacten centrum) en daarbij de klant ondersteunen bij het formuleren van zijn/haar (informatie) verzoek of probleem.
8) Kwaliteitscontrole van de aangeleverde documenten conform de geldende kaders, procedures en afspraken.
9) Zorgdragen voor de kwaliteit van het beheer van (digitale) archieven.
10) Het onderhouden van contacten binnen de organisatie en externe collega specialisten.
11) Het delen van kennis en input leveren aan de verbetering van interne processen.
12) Het ondersteunen van (oud) collega’s bij het archiveren van documenten en dossiers.
13) Je levert een directe bijdrage aan de ontwikkelingen van het beheer van een kwaliteitssysteem binnen jouw vakgebied.
14) Je realiseert en onderhoudt informatie gebieden en de daarop gebaseerde informatieproducten, inclusief de ondersteunende documentatie en gebruikershandleidingen.
15) Het zelfstandig analyseren van dossiers en deze archiveren conform geldende wet- en regelgeving bij projecten.

Achtergrond opdracht
Door de activiteiten en werkzaamheden die volgen n.a.v. onder meer Covid-19 en de POK (Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag) binnen geheel I en W is extra ondersteuning en advies nodig binnen IHH. Hiervoor is een Informatie-Professional nodig die zelfstandig kan opereren naar de afnemers t.a.v. advies en ondersteuning bij de praktische aanpak en het conform de wettelijke regels archiveren van dossiers. Door de inzet van extra capaciteit kan deze ondersteuning worden geleverd waar nodig en worden gewaarborgd.

Eisen
Afgeronde HBO opleiding Informatica, dienstverlening en management of HBO Informatiespecialist
Afgeronde HBO opleiding SOD II of soortgelijke opleiding
Min. 2 jaar aantoonbare werkervaring met wet- en regelgeving op archiefbeheer

Wensen
Jij bent als adviseur bedrijfsvoering Informatie huishouding lid van relevante projectteams. Binnen de directie Uitvoering en Decentraal Advies en Control (UDAC) ligt de focus van jouw functie op de gebruikers binnen de lenW-organisatie. Je onderhoudt het contact, stemt de informatiebehoefte af, realiseert de informatieproducten die hierin voorzien en regelt het onderhoud en het beheer ervan.
Bewerking fysiek archief (incl. gerubriceerde en risicodocumenten)

Competenties
- Je hebt sterke affiniteit met wet- en regelgeving en compliancy.
- Je hebt een goed ontwikkelde antenne voor de verhoudingen en gevoeligheden in een politiek- bestuurlijke en maatschappelijk belangrijke organisatie.
- Je bent flexibel, stressbestendig en deinst niet terug voor deadlines.
- Je kunt goed analyseren, bent sterk in het controleren van de voortgang en kunt jezelf ontwikkelen.
- Je koppelt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid aan een goede rekenvaardigheid.
- Je bent zorgvuldig, proactief en hebt overtuigingskracht.
- Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren.
- Je werkt zelfstandig, accuraat en neemt initiatief - je bent in staat overzicht te houden.
- Je bent op de hoogte van de verplichtingen die gelden voor een Hotspot – Je kunt collega’s motiveren en enthousiasmeren.