Opdrachtomschrijving

Voor vervanging van haar opleidingsadministratie en digitale leeromgeving heeft de Rijksacademie de benodigde nieuwe software aanbesteed. Het winnende product is een standaardoplossing die veel mogelijkheden biedt, die voor de Rijksacademie goed geconfigureerd moet worden. Het project bevindt zich in de implementatiefase: het tijdig, planmatig en geborgd implementeren van Eduframe, Canvas en Qualtrics bij Rijksacademie, en de bijbehorende koppeling met de 3 portalen, eigen website en met PowerBI. Hiermee worden de huidige systemen Studytube en Coachview vervangen door meer toekomstbestendige software.

In september 2023 is gestart met het implementatietraject van de nieuwe software. Het concrete doel is om de implementatie voor 1 juli af te ronden (livegang 1 juli), zodat de zomermaanden kunnen worden besteed aan het opvoeren van opleidingen. Eind augustus 2024 start het nieuwe opleidingsjaar en moet de Rijksacademie met de nieuwe systemen volledig in gebruik hebben.

Het uitgangspunt tot 1 juli is om de huidige werkwijze van de Rijksacademie te implementeren in de oplossing van Drieam. Daarbij worden bestaande work-arounds of lapmiddelen vermeden of opgelost. Kleine verbeteringen en vernieuwingen worden meegenomen als dat binnen de gestelde tijd past, functionaliteit die voor de Rijksacademie volledig nieuw is, wordt in het najaar ingevoerd. Dit wordt bijgehouden in een restpuntenlijst, waarin die functionaliteit wordt opgesomd die wel onderdeel is van de aanbieding van Drieam en die later alsnog in gebruik wordt genomen. Het programma van eisen voor deze lijst het uitgangspunt.

Het project is op dit moment voor 80% afgerond. Het is gebleken dat het lastig is om de laatste 20% over de streep te trekken. Tot nu was de overkoepelende projectsturing rol belegd bij een door de Rijksacademie aangewezen projectleider. In februari heeft deze initiële projectleider ervoor gekozen om afscheid te nemen van het project; vervanging van deze projectleider is niet structureel gelukt. Daarom wordt de regie nu opgepakt door de projectleider van de leverancier Drieam.

Naast deze overkoepelende projectleiding is een projectleider nodig die vanuit de Rijksacademie het volgende coördineert en oplevert binnen dit tijdpad, in nauwe samenwerking met de projectleider van Drieam:

a. Migratie- en testplan: Een migratie- en testplan, inclusief detaillering van welke data meegaat. Een conceptversie van het migratieplan is in ontwikkeling en zal gefinaliseerd moeten worden.

b. Rollen en rechten: Een finale versie van het rollen en rechten document dient opgeleverd te worden.

c. Project start-architectuur (PSA): Benodigde input vanuit verschillende stakeholders is aangeleverd. Dit dient gefinaliseerd te worden door de betrokken architect.

d. Trainingsplan en trainingen: Een trainingsplan is uitgewerkt en dient gefinaliseerd en georganiseerd te worden met de betrokken partijen waaronder de leverancier en op te leiden trainers binnen de Rijksacademie (via het train de trainer model)

e. Service Level Agreement (SLA): Een dienstverleningsdocument is in ontwikkeling door de betrokken contractmanager.

f. Procesplaten: Er zijn 12 processen gedefinieerd in het proces, met ieder een proceseigenaar die betrokken is in het implementatieteam. Voor alle processen dient een procesplaat uitgewerkt te worden, hiervoor is ondersteuning van een procesanalist beschikbaar.

Naast de coördinatie op bovengenoemde producten/documenten, houdt de projectleider vanuit de Rijksacademie zicht op de te realiseren planning, behartigt de belangen van de Rijksacademie in het project aan de hand van de aanbestedingsdocumenten, draagt zorg voor (financiële) rapportages aan MT en portfolioboard en zorgt voor een gedegen projectadministratie waarin uiteindelijk voor alle 12 processen en bovengenoemde producten de benodigde documenten vastgelegd en goed gearchiveerd zijn.

Na livegang neemt de projectleider de regie over fase 3 van het project, waarin van september tot en met december de niet in de initiële fase meegenomen functionaliteiten alsnog opgeleverd worden (de zgn restpuntenlijst). De projectleider zorgt in deze fase voor overzicht en prioritering van de op te leveren restpunten, afstemming met proceseigenaren en Drieam over de realisatie hiervan, informeren van MT en portfolioboard en borging van de aanpassingen in de bijbehorende projectdocumentatie.

Van deze producten zijn concepten beschikbaar en zijn verschillende partijen betrokken, waaronder een architect, een procesanalist de projectleden ondersteunt bij het beschrijven van de bedrijfsprocessen, diverse medewerkers van de Rijksacademie en uiteraard de leverancier Drieam.

Belangrijk in de context is dat er binnen de Rijksacademie een kernteam is samengesteld en dat er (12) proceseigenaren zijn die direct betrokken zijn; voor elk proces is een MT-lid verantwoordelijk. Medewerkers doen het project náást hun primaire werkzaamheden. Opdrachtgever en gedelegeerd opdrachtgever zijn de academiedirecteur en hoofd Interne Bedrijfsvoering. Beslissingen worden voorgelegd aan de stuurgroep, zijnde het MT van de Rijksacademie. Verder is van belang dat verantwoording wordt afgelegd aan de portfolioboard van het ministerie van Financiën, waar ook het budget voor dit project is vrijgespeeld.

Opdrachtgever

De Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering (Rijksacademie) is opgezet om de kwaliteit van de financiële functie en de bedrijfsvoering van het Rijk te helpen verbeteren. Bij de Rijksacademie ontwikkelen rijksambtenaren zichzelf, delen kennis met collega-ambtenaren en werken aan het vergroten van hun vakmanschap. Onder vakmanschap verstaan wij: een samenbundeling van kennis, vaardigheden en beroepshouding/ rolopvatting. De Rijksacademie doet dit op een klantgerichte manier, innovatief en op een leven lang leren gericht.

Eisen

Uitsluitend Nederlandstalige cv’s indienen met een max van 5 pagina’s.

Kandidaat beschikt over WO werk- en denkniveau

Kandidaat heeft minimaal 5 jr werkervaring als ICT-Projectleider/implementatiemanager (aansturen van project- en implementatietrajecten) aantoonbaar in voorstel

Kandidaat heeft ervaring met vervanging van (bedrijfsvoerings)applicaties en het aanpassing van werkprocessen

Wensen

Kandidaat is bij voorkeur Prince2 is gecertificeerd

Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring binnen de Rijksoverheid 

Kandidaat beschikt bij voorkeur over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).

Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring en/of affiniteit met de gebruikte systemen: Eduframe, Canvas, Qualtrix en Power BI.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.