Opdrachtomschrijving
Rol Project Management Ondersteuner: Als project management ondersteuner binnen het Subdomein Grens & Migratie ben je een spil in het web en lever je ondersteuning aan en verantwoording af aan de projectmanager. Je werkt samen met de teamleiders van de betrokken deelprojecten. Voor de uitoefening van de functie is het van belang dat de functionaris:

• In staat is om goed te communiceren in het Nederlands en Engels, zowel in woord als in geschrift;
• Zelfstandig en in teamverband kan werken;
• Initiatief neemt;
• Goed kan ordenen en goed kan structureren.
Een project management ondersteuner (PMO'er) zorgt er voor dat 'de basis' op orde is, oftewel de project 'hygiëne' geregeld is. Een PMO'er is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten. De PMO'er bewaakt het overzicht over het project en fungeert als rechterhand en sparringpartner van de projectmanager. De PMOer is belast met de volgende werkzaamheden:
• Uitvoeren of coordineren van eenvoudige werkpakketten;
• Organiseren en ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten (notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten);
• Bewaken en coördineren van projectactiviteiten (Sharepoint en FCC) zoals o.a. kwaliteitsreviews;
• Opstellen en bewaken van de projectplanning (MS Project en FCC) oa. capaciteitsplanningen, implementatieplanningen en milestoneplanningen;
• Opstellen van project voortgangsdocumentatie (FCC) en verspreiding hiervan aan relevante stakeholders, kwaliteit projectdocumentatie bewaken;
• Assisteren met het samenstellen van diverse rapporten zoals financiele rapportages en budgetbewaking;
• Opzetten en bijhouden verdere projectadministratie / projectarchief;

Achtergrond opdracht

Je komt te werken binnen het subdomein Grens & Migratie van de afdeling COC2, dat werkt aan het verbeteren van die delen van de informatievoorziening van de KMar die een relatie hebben met de Grens Politie Taken (GPT) en Migratie. Binnen deze keten zijn de traditionele bedrijfsonderdelen Plan, Change en Run gebundeld om integraal, en in nauwe samenwerking met de KMar, te werken aan toekomstbestedinge IT functionaliteiten. Het subdomein ontwikkelt zich in hoog tempo door naar een wendbare en kundige organisatie op het vlak van IT-systemen voor het grensproces. Zo realiseren we, vaak samen met de markt, steeds sneller een informatievoorziening die aansluit op de wensen en eisen van de KMar.

Eisen

• Kandidaat beschikt over een HBO-diploma of een aantoonbaar HBO-werk/denk niveau middels minimaal 3 jaar werkervaring.
• Kandidaat beschikt over het Prince2 Foundation.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als PMO.
• Kandidaat heeft ervaring in uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met Prince 2 en/of SAFe omgevingen (2 jaar).
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het schrijven van notulen en vastleggen van afspraken (3 jaar).
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring met agile werken (termen als Epics Userstories Product Backlog Definition of Ready Refinement en Retrospective) (1 jaar).

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met het werken in Jira.
• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het plannen en organiseren van vergaderingen en grotere bijeenkomsten voor groepen tot ca. 100 mensen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het opzetten van Sharepointpagina's en het onderhouden hiervan.
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring binnen een grote overheidsorganisatie zoals Defensie, een ministerie of een gemeente.

Aanvullende Informatie
Thuiswerken: In overleg 2 dagen. Hybride werken is goed mogelijk.
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.