eCF-profiel
Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• Welke rol de kandidaat vervulde
• Welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• In welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
• Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Opdrachtomschrijving
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). 

De Product Manager (PM) is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en beheren van de productvisie- en -strategie en het op productniveau leiden van de releaseplanning zodat er waardevolle producten geleverd worden, in overeenstemming met strategie, management besluitvorming en functionele domein architectuur. De PM vertaalt het informatiehuishouding beleid, programmadoelstellingen, gebruikersbehoeften en uitrolstrategie naar een productvisie en een roadmap om een geïntegreerde productlevering te waarborgen. De PM geeft richting en opdracht gegeven aan de Product Owners die de backlog beheren en het product doorontwikkelen. 

De PM speelt een cruciale rol in afstemming met klantvertegenwoordigers op management niveau. De PM rapporteert aan de DefDoc programmamanager en borgt met de projectmanager DefDoc Implementatie de synchronisatie van de DefDoc doorontwikkeling met de DefDoc defensiebrede uitrol.

De PM stemt af met verschillende programmastakeholders om ervoor te zorgen dat de roadmap effectief en efficiënt wordt doorvertaald in een releaseplanning. Het managen van belangen en (voorkomen van) zijsturing is een succesfactor. 

De PM een duidelijk beeld van het ecosysteem en zoekt naar de optimale mix tussen waarde leveren nu en in de toekomst. Afhankelijkheden en integratie met andere systemen worden afgestemd met de domein enterprise architectuur. Gezien het belang van DefDoc voor het informatiehuishouding domein wordt met het geheel aan activiteiten een bijdrage geleverd aan de domein inrichtingsverantwoordelijkheid.

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's
Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van
verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen en processen gedurende de
gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnde aanpak.

Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken.
Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale
resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning.
Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

•  Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.
• e-CF profiel: Project Manager | E.07 Management van veranderingen in bedrijfskunde

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Voor deze functie zoeken wij bij voorkeur een senior consultant met minimaal tien jaar relevante werkervaring.
• De kandidaat heeft idealiter aantoonbare werkervaring met: verandertrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;
• Interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
• Stakeholdermanagement, het opstellen van strategie en plannen;
• Projectmanagement in complexe omgevingen.

Voor deze rol zijn aanvullende wensen:

• Kennis en/of ervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein
• Werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishoudig en gegevensbeheer
• Ervaring met Document Management Systemen.

Aanvullende Informatie
Hybride: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.