Opdrachtbeschrijving

De operationele inzet van Defensie wordt geconfronteerd met een toenemende onvoorspelbaarheid, waardoor de behoefte aan een flexibel samengestelde, wereldwijd inzetbare en snel opschaalbare krijgsmacht toeneemt. Om dit te realiseren heeft Defensie zich als doel gesteld om een slimme,
technologisch hoogwaardige en informatie gestuurde organisatie te zijn, met een flexibele en schaalbare krijgsmacht.

Defensie beschikt op dit moment over een complex en traditioneel applicatielandschap ter ondersteuning van de HR processen, waarvan PeopleSoft en NSK de kern vormen. Naast de complexiteit van het huidige applicatielandschap voldoet het huidige landschap niet langer aan de eisen van vandaag. Het is verouderd,
arbeidsintensief en wordt op korte termijn niet meer ondersteund, en dat met toenemende beveiligingsrisico’s in een steeds complexere digitale wereld tot gevolg en minder efficiëntie in de HR processen. Bij Defensie staan we voor de uitdaging om een schaalbare krijgsmacht te worden, die in staat is
om flexibel op of af te schalen zonder aan kwaliteit in te boeten, afhankelijk van de strategische behoeften en operationele vereisten. Dit stelt Defensie in staat om altijd gereed te zijn, in het bijzonder voor Hoofdtaak 1: het waarborgen van de nationale veiligheid en het bijdragen aan internationale stabiliteit. Om deze
flexibiliteit en paraatheid te bereiken, moeten niet alleen de operationele ketens, maar ook de HR-processen optimaal functioneren.

De kracht van de krijgsmacht ligt in onze mensen. Om onze mensen snel en op de juiste plaats te kunnen inzetten en te behouden, is het essentieel dat de HR-processen efficiënt en gestroomlijnd zijn en zoveel als mogelijk ondersteund worden door moderne IT-systemen. Om dit te realiseren, gaat Defensie het huidige HR IT-landschap vernieuwen. Het doel is een IT-landschap te creëren dat niet alleen modern en toekomstbestendig is, maar ook snel kan inspelen op de veranderende eisen van de krijgsmacht en de maatschappij.

De transitie naar een passend HR IT-systeem is niet alleen een kwestie van nieuwe software. Het gaat erom hoe we werken en hoe we de samenwerking tussen mensen en technologie verbeteren. We willen een werkomgeving creëren die snel kan schakelen en goed inspeelt op de veranderende behoeften van de
krijgsmacht. In de praktijk betekent dit dat we niet alleen nieuwe systemen implementeren, maar ook de manier waarop we werken vernieuwen. HR-processen en de bijbehorende IT worden gestandaardiseerd, geoptimaliseerd en gestroomlijnd, zodat ze effectief kunnen bijdragen aan de wendbaarheid van onze
krijgsmacht. Dit omvat onder andere het digitaliseren van administratieve taken, het verbeteren van de toegang tot data en informatie en het creëren van meer transparantie en controle over HR-activiteiten. De HR IT Transitie draagt bij aan het versterken van onze krijgsmacht en het borgen van de effectiviteit van
onze medewerkers.

Als uitgangspunt geldt dat de vernieuwing van de HR IT plaatsvindt op basis van SAP en de ‘best practices’ die door SAP ontwikkeld zijn. SAP HCM is hiervoor beschikbaar als on-premise variant en SAP Success Factors kan worden gebruikt voor de HR-functionaliteiten vanuit een externe ‘Cloud’.

Achtergrond opdracht

De transitie van HR-IT binnen Defensie vindt plaats in een dynamische en complexe omgeving en vraagt om een gefaseerde en agile aanpak. De transitie wordt niet in één keer gedaan, maar in concrete, kleine stappen. Deze stapsgewijze aanpak stelt ons in staat om continu te leren van elke fase en te zorgen voor de
noodzakelijke aanpassingen in het proces. Dit betekent dat de transitie wordt opgedeeld in fasen en dat binnen iedere fase verschillende iteraties en (deel)projecten plaatsvinden waardoor snel resultaat wordt geboekt en tussentijds kan worden bijgestuurd. Door de transitie in verschillende fasen op te splitsen met duidelijke mijlpalen, blijft de transitie beheerst en kunnen best practices uit eerdere fasen direct worden meegenomen in de volgende stappen. We voeren pragmatisch de transitie uit met oog voor de lange termijn, en tegelijkertijd spelen we flexibel in op de uitdagingen van vandaag.

Organisatorische context en cultuur

Bij de Bestuursstaf werken ongeveer 2900 mensen in verschillende directies. Met elkaar maken zij het beleid voor het ministerie van Defensie. Het stuurt het departement op hoofdlijnen aan, verdeelt het Defensiebudget en controleert de uitgaven. De commandanten van de krijgsmachtdelen (de OPCOs) zorgen dat het beleid van de Bestuursstaf wordt uitgevoerd. De Bestuursstaf adviseert de minister ook als lid van het kabinet.

Team: 

Het programma HR IT Transitie heeft behoefte aan een advies- en ondersteuningspartij om het programmateam tijdens de eerste fasen bij te staan. Deze partij wordt uitgevraagd op basis van een inspanningsverplichting. Het is mogelijk dat gedurende de looptijd van het programma voor bepaalde
onderdelen/deelprojecten van het programma een resultaatverplichting wordt uitgevraagd.

Voor de teamuitvraag worden de volgende rollen gevraagd:

2.1 Jr. Medewerker Programmabureau (1 FTE)
Schaal 12
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.2 Sr. Adviseur Transitieplan – exitstrategie (1 FTE)
Schaal 15
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.3 Mr. Veranderkundige (1 FTE)
Schaal 14
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.4 Jr. Veranderkundige (1 FTE)
Schaal 12
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.5 Sr. SAP SF Expert (1 FTE)
Schaal 15
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.6 Mr. Procesmodelleur (1 FTE)
Schaal 14
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.7 Mr. API Expert (1 FTE)
Schaal 14
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.8 Mr. Procesanalist (1 FTE)
Schaal 14
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.9 Mr. Facilitator (1 FTE)
Schaal 14
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

2.10 Sr. SAP Payroll Expert (1 FTE)
Schaal 15
Kandidaat dient binnen 8 weken na gunning beschikbaar te zijn.
2 Cv’s

3. Functieomschrijving/werkzaamheden, eisen en wensen
3.1. Functieomschrijving per rol
3.1.1 Jr. Medewerker Programmabureau
• Ondersteunen van hoofdprogrammabureau bij planning, rapportage en administratie.
• Opstellen en beheren van programma-overzichten, besluitlijsten en documentatie.
• Faciliteren van overleggen en zorgen voor correcte verslaglegging.
• Beheer van risico- en issue-registers, voortgangsrapportages.

3.1.2 Sr. Adviseur Transitieplan – exitstrategie
• Opstellen en actualiseren van transitie- en exitstrategieën.
• Adviseren over uitfasering legacy en fasering nieuwe oplossingen.
• Begeleiden van besluitvorming over IT-transitie op strategisch niveau.
• Analyseren van risico’s en afhankelijkheden.

3.1.3 Mr. Veranderkundige
• Houdt zich bezig met veranderingsaspecten rond de implementatie van het programma.
• Brengt kennis van de nieuwste ontwikkelingen en ‘best practice’ op het gebied van
verandermanagement (in een SAPHR context).
• Adviseren het programmamanagement pro- en reactief.

3.1.4 Jr. Veranderkundige
• Houdt zich bezig met veranderingsaspecten rond de implementatie van het programma.
• Brengt kennis van de nieuwste ontwikkelingen en ‘best practice’ op het gebied van
verandermanagement (in een SAPHR context).
• Adviseren het programmamanagement pro- en reactief.

3.1.5 Sr. SAP SF Expert
• Adviseren over en inrichten van SAP SF-modules.
• Vertalen van HR-behoeften naar systeeminrichting.
• Begeleiden van implementatie, testen en acceptatie.
• Aansturen van interface- en datamigratiewerk.

3.1.6 Mr. Procesmodelleur
• Modelleren en documenteren van HR-processen (IST en SOLL).
• Uitvoeren van procesanalyses en voorstellen voor optimalisatie.
• Ondersteunen bij design workshops met gebruikers en experts.
• Standaardiseren van processen voor SAP SuccessFactors.

3.1.7 Mr. API Expert
• Ontwerpen van API-koppelingen tussen SAP (cloud) en legacy systemen.
• Adviseren over integratiearchitectuur, beveiliging en performance.
• Reviewen van API-specificaties en begeleiden van realisatie.
• Troubleshooten en documenteren van interfaces.

3.1.8 Mr. Procesanalist
• Ten behoeve van ondersteuning design sessies (redesign - optimaliseren proces)
• Analyseren van huidige HR-processen en knelpunten.
• Vastleggen van requirements vanuit gebruikersperspectief.
• Ondersteunen bij testscenario’s, pilots en kwaliteitsbewaking.
• Ondersteunen bij inrichting en validatie van nieuwe processen.

3.1.9 Mr. Facilitator
• Scrum Master/Designsessies
• Begeleiden van designsessies, stand-ups en retrospectives.
• Signaleren van knelpunten in samenwerking en teamdynamiek.
• Faciliteren van besluitvorming en prioritering.
• Monitoren van voortgang en stimuleren van continue verbetering.

3.1.10 Sr. SAP Payroll Expert
• Configureren van SAP Payroll (bij voorkeur voor Nederland).
• Adviseren over looncomponenten, integraties en controles.
• Begeleiden van implementatie en afstemming met HR en Finance.
• Testen van payroll runs, ketentesten en auditing.

3.2 Eisen team – knock-out criteria
3.2.1 Jr. Medewerker Programmabureau
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare rol binnen programma-
/projectorganisatie.
• Kandidaat is bekend met Agile of vergelijkbare methodieken.
• Kandidaat heeft een goede beheersing van Excel en MS Office.

3.2.2 Sr. Adviseur Transitieplan – exitstrategie
• Kandidaat heeft minimaal 7 jaar ervaring in transitieadvies bij complexe IT-veranderingen.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met opstellen van transitie- en exitplannen.
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met SAP-transities (SuccessFactors of HCM).

3.2.3 Mr. Veranderkundige
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met verandertrajecten in organisaties met ITcomponent.
• Kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met verandermethodieken (zoals ADKAR,
Kotter, etc.).
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met verandertrajecten i.c.m. SAP-implementaties.

3.2.4 Jr. Veranderkundige
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring met verandertrajecten in organisaties met ITcomponent.
• Kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met verandermethodieken (zoals ADKAR,
Kotter, etc.).
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring met verandertrajecten i.c.m. SAP-implementaties.

3.2.5 Sr. SAP SF Expert
• Kandidaat is SAP SF gecertificeerd in minimaal één module (bijv. EC, Recruitment).
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met implementaties van SAP SF.
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met integratie met SAP Payroll of SAP HCM.

3.2.6 Mr. Procesmodelleur
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met BPMN 2.0 of gelijkwaardig.
• Kandidaat heeft ervaring met HR-procesmodellering in IT-transities.
• Kandidaat is bekend en heeft gewerkt met tools zoals Signavio, Visio of ARIS.

3.2.7 Mr. API Expert
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met SAP CPI of soortgelijke middleware.
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met API-beveiliging (OAuth2, tokens).
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met interfacing cloud/on-premise.

3.2.8 Mr. Procesanalist
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als proces-/business analist.
• Kandidaat heeft ervaring met HR-domein en procesanalyse.
• Kandidaat is vaardig in stakeholdergesprekken en requirements-analyse.

3.2.9 Mr. Facilitator
• Kandidaat is Scrum Master gecertificeerd (PSM I of SAFe equivalent).
Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met faciliteren van teamsessies.
• Kandidaat heeft ervaring in multidisciplinaire en/of hybride teams met een facilitator rol.

3.2.10 Sr. SAP Payroll Expert
• Kandidaat is een SAP Payroll gecertificeerd consultant.
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met SAP Payroll implementaties.
• Kandidaat heeft ervaring met Nederlandse belastingwetgeving en CAO’s.

3.3 Wensen team
3.3.1 Jr. Medewerker Programmabureau
• Kandidaat heeft ervaring binnen Defensie of een andere rijksoverheidsorganisatie.
• Kandidaat heeft ervaring met PPM-tools zoals MS Project, SAP PPM, Jira.
• Kandidaat is vaardig in verslaglegging richting bestuurlijke niveaus.

3.3.2 Sr. Adviseur Transitieplan – exitstrategie
• Kandidaat heeft ervaring met sourcingstrategieën, contractbeëindiging en
leveranciersmanagement.
• Kandidaat heeft ervaring met bestuurlijke advisering binnen publieke sector.
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met architectuur en roadmapping.

3.3.3 Mr. Veranderkundige
• Kandidaat heeft een opleiding afgerond richting verandermanagement of
organisatiepsychologie.
• Kandidaat heeft ervaring met Defensiecontext of andere uniformdiensten.
• Kandidaat heeft affiniteit met gedrag, cultuur en leiderschap in verandering.

3.3.4 Jr. Veranderkundige
• Kandidaat heeft een opleiding afgerond richting verandermanagement of
organisatiepsychologie.
• Kandidaat heeft ervaring met Defensiecontext of andere uniformdiensten.
• Kandidaat heeft affiniteit met gedrag, cultuur en leiderschap in verandering.

3.3.5 Sr. SAP SF Expert
• Kandidaat heeft ervaring met SuccessFactors binnen overheid of semi-overheid.
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met security, autorisaties en data-integriteit.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met user adoption en changemanagement.

3.3.6 Mr. Procesmodelleur
• Kandidaat is in het bezit van een LEAN of Six Sigma certificering.
• Kandidaat heeft ervaring met SAP gerelateerde proceslandschappen.
• Kandidaat heeft kennis van Defensieprocessen of vergelijkbare instellingen.

3.3.7 Mr. API Expert
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met PeopleSoft, NSK en bestaande Defensie-interfaces.
• Kandidaat heeft ervaring in gescheiden netwerkomgevingen (bijv. CLASS).
• Kandidaat heeft affiniteit met databeveiliging en AVG.

3.3.8 Mr. Procesanalist
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met SAP SuccessFactors of vergelijkbare systemen.
• Kandidaat is bekend met Agile werken (bijv. SCRUM of SAFE).
• Kandidaat heeft ervaring met datagedreven procesoptimalisatie.

3.3.9 Mr. Facilitator
• Kandidaat heeft ervaring met IT-transformaties in overheid of Defensie.
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met groepsdynamica en conflictbemiddeling.
• Kandidaat heeft ervaring met digitale samenwerkingstools (Miro, Teams, Jira).

3.3.10 Sr. SAP Payroll Expert
• Kandidaat heeft ervaring met payroll in publieke sector of Defensie.
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met integratie met SuccessFactors EC.
Kandidaat heeft ervaring met auditing, controle en AVG-aspecten.