Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers

Opdrachtomschrijving
De afdelings- en programmasecretaris vervult een dubbele rol binnen de afdeling Resource & Flow (R&F) en het programma S&V ICT Infra 2028. In deze functie ondersteun je zowel het afdelingshoofd als de programmamanager bij de organisatie, coördinatie en voortgang van werkzaamheden. Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen, bewaakt acties en draagt bij aan een soepele samenwerking binnen de teams. Je organiseert bijeenkomsten, verzorgt communicatie en ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van documenten, zoals voortgangsrapportages en het programmaplan. Daarnaast faciliteer je sessies in het kader van een lopend Europees aanbestedingstraject en zorg je dat de planning en stukkenstroom goed worden bewaakt. Wat ga jij doen? Als afdelingssecretaris:

• Bereid je vergaderingen voor en participeert hierin in samenwerking met het afdelingshoofd.
• gezamenlijk bewaken jullie gemaakte afspraken.
• Zorg je voor landingsplaatsen voor kandidaten die als stagiair, vanuit de banenafspraak of vanuit andere initiatieven bij Logius willen komen werken.
• Lever je een bijdrage aan de onboarding-dagen door mee te werken aan de ontwikkeling er van, maar ook in het periodiek organiseren ervan.
• Organiseer je overleggen, sessies en events en doet daar verslag van.
• Stel je voortgangs- en verantwoordingsrapportages op.
Als programmasecretaris:
• Organiseer je diverse sessies in het kader van een complex aanbestedingstraject met als doel alle spelers aan tafel houden.
• Ben je verantwoordelijk voor het up to date houden van het programmaplan.
• Bereid je stuur- en klankbordvergaderingen voor en je doet er ook verslag van.
• Bewaak je acties en spreekt mensen aan op het afronden ervan.
• Voer je de acties in het kader van communicatieactiviteiten uit.
• Ben je in meest brede zin des woords facilitator van retrospectives.

Achtergrond opdrachtDe inzet is nodig vanwege het vertrek van de huidige secretaris, die momenteel zowel de afdeling R&F als het programma S&V ICT Infra 2028 ondersteunt. Om de continuïteit van deze werkzaamheden te waarborgen, is tijdelijke vervanging noodzakelijk. De functie is essentieel voor de ondersteuning van het management, de voortgang van het programma en het bewaken van de kwaliteit van besluitvorming en verslaglegging binnen de afdeling

Eisen
Uitsluitend Nederlandstalige cv’s indienen met een max van 5 pagina’s.

• Diploma op HBO/ WO niveau
• HBO/WO werk- en denkniveau
• Opleiding in bestuurskunde, communicatie of bedrijfskunde (of vergelijkbaar)
• NEVI 1 of kennis van Europese aanbestedingen is een pré
• HBO/WO werk- en denkniveau - (2 jaar)

Wensen

• Kennis van of ervaring met bedrijfsvoering, HR of projectmanagement binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met verslaglegging, voortgangsrapportages en actiebewaking.
• Affiniteit met ICT-omgevingen en (Europese) aanbestedingstrajecten.
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pré.
• Bekendheid met Logius of vergelijkbare agentschappen is een pluspunt

Competenties

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Planmatig en gestructureerd werken, met oog voor detail.
• Proactief in het signaleren en oppakken van taken.
• Samenwerkingsgericht: schakelt soepel met management, collega's en externe partners.
• Stressbestendig en flexibel in periodes van piekbelasting.
• Integer en betrouwbaar in omgang met vertrouwelijke informatie.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.