Opdrachtomschrijving

Doel van de opdracht

Het opzetten, structureren en uitvoeren van de managementondersteuning voor meerdere huisvestingstrajecten. De kandidaat komt niet in een gespreid bedje terecht en vindt het juist een uitdaging om zelf structuur aan te brengen, werkzaamheden naar zich toe te trekken en verbeteringen door te voeren. De rol is projectmatig van aard en gericht op de managementondersteuning van alle huisvestingstrajecten en de strategisch adviseur huisvesting geen ondersteuning van een directielid. Je werkt nauw samen met de projectsecretaris huisvesting.

Werkzaamheden
- Ondersteunen van de huisvestingstrajecten op uitvoerend/operationeel niveau
- Ondersteunen van de projectsecretaris huisvesting
- Agendabeheer en voorbereiding van overleggen
- Aanmelden en opvangen van bezoekers
- Ordenen, beheren en structureren van documentatie
- Schakelen tussen meerdere projecten en trajecten tegelijkertijd
- Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor proces- en efficiëntieverbeteringen
- Afstemmen met interne collega’s en externe partijen (o.a. RVB)

Achtergrond opdracht

De Koninklijke Bibliotheek (KB) heeft meerdere huisvestingstrajecten lopen, waaronder de ontwikkeling van een nieuw boekenmagazijn, tijdelijke huisvesting, nieuwbouw en instandhouding van bestaande panden. Deze trajecten krijgen steeds meer vorm, evenals de organisatie hieromheen. Het is noodzakelijk om dit op operationeel niveau goed te laten landen.Er zijn diverse externe partijen bij betrokken, waarbij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) de grootste partij is.

Deze rol maakt onderdeel uit van een horizontaal team van Management Assistentes. Deze MA zit op een cruciaal onderdeel in onze organisatie.

Eisen

- Zeer ervaren managementassistent met een duidelijke can-do mentaliteit
- Kan zich snel nieuwe materie eigen maken
- Vindt het leuk om processen en procedures te verbeteren en waar mogelijk door te voeren
- Proactief, nieuwsgierig en stressbestendig
- Sterk in communicatie en organisatiesensitiviteit
- In staat om zelfstandig te werken in een omgeving die nog niet volledig is ingericht
- Ervaring met projectmatige ondersteuning (geen directieondersteuning)
- Moet goed kunnen schakelen tussen verschillende projecten
- Uitstekende beheersing van het Microsoft Office-pakket
- Zo veel mogelijk op locatie beschikbaar

Wensen

- Gevoel voor humor
- Collegiaal
- Communicatief sterk
- Administratieve vaardigheden

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.