Opdrachtomschrijving

De Koninklijke Bibliotheek (KB) in Den Haag zoekt een Facilitair Coördinator die zorgt voor de dagelijkse coördinatie van de facilitaire werkzaamheden en tegelijkertijd bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.In deze rol combineer je operationele aansturing met meewerkend leiderschap: je bewaakt de voortgang, verbetert processen en zorgt voor verbinding binnen het team en met andere afdelingen.Je krijgt de ruimte om de functie verder vorm te geven en samen met het team te bouwen aan een toekomstbestendige facilitaire organisatie.

Werkzaamheden
- Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden binnen de servicedesk, postkamer, zalenbeheer en technisch beheer.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega’s, leveranciers en externe partijen.
- Bewaken van de voortgang, kwaliteit en planning van de facilitaire dienstverlening.
- Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.
- Uitwerken en implementeren van nieuwe processen die bijdragen aan efficiëntie en samenwerking.
- Actieve bijdrage aan projecten rondom de nieuwe huisvesting van de KB.
- Versterken van de communicatie en zichtbaarheid van de facilitaire afdeling binnen de organisatie.
- Meewerken met het team waar nodig – de rol is zowel coördinerend als uitvoerend en verbindend.

Achtergrond opdracht

De Koninklijke Bibliotheek (KB) is de nationale bibliotheek van Nederland. Vanuit Den Haag werkt de KB aan duurzame toegang tot kennis en cultuur voor iedereen.De facilitaire afdeling zorgt voor een prettige, veilige en goed georganiseerde werkomgeving voor alle medewerkers.De afdeling telt ongeveer 25 medewerkers, waarvan 15 collega’s binnen de gebouw- en facilitaire kant (GRF) vallen. Deze groep valt onder de coördinator.De functie van Facilitair Coördinator is nieuw binnen de afdeling, ontstaan ter vervanging van de huidige teamleider. De rol biedt ruimte om samen met het team te werken aan verdere ontwikkeling en professionalisering van de facilitaire organisatie.

Eisen

Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Facility Management.
Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare facilitaire coördinerende functie.
Aantoonbare ervaring binnen het facilitaire werkveld (servicedesk, beheer, huisvesting e.d.).
Bekendheid met Topdesk of een vergelijkbaar FMIS-systeem.
Beschikbaar voor 32–40 uur per week en dagelijks aanwezig op locatie in Den Haag.
Praktisch ingesteld, communicatief sterk en in staat om een team positief te beïnvloeden.

Wensen

Ervaring binnen de publieke sector of een organisatie met maatschappelijke impact.
Ervaring met nieuwbouw- of huisvestingsprojecten.
Een verbindende en toegankelijke stijl van samenwerken; je weet op een natuurlijke en speelse manier draagvlak te creëren.
Meewerkende houding: je stuurt niet alleen aan, maar helpt actief mee waar nodig.
Affiniteit met procesverbetering en het versterken van samenwerking binnen teams.

Extra info:

De nadruk in deze rol ligt sterk op stevig, meewerkend functioneel leiderschap binnen een operationele facilitaire omgeving. We zoeken iemand die aantoonbaar ervaring heeft met dagelijkse aansturing van een team en die inhoudelijk stevig genoeg is om het team te vertegenwoordigen richting huisvestings- en projectoverleggen.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.