Opdrachtomschrijving

Voor de Koninklijke Bibliotheek (KB) zoeken we een Contractbeheerder die helpt om het contractbeheer naar een hoger niveau te tillen. De KB stapt binnenkort over op een nieuw financieel/inkoopsysteem en grijpt dit moment aan om haar contractdossiers structureel op orde te brengen.

Opdracht:

De KB krijgt een nieuw geïntegreerd financieel/ inkoopsysteem en grijpt deze gelegenheid aan als kans om haar contractbeheer op orde te stellen. In de huidige situatie zijn de contracten grotendeels centraal beheerd, maar ontbreken er gegevens en kunnen daardoor contracten beperkt worden gemanaged. Contractmanagement wordt op dit moment vormgegeven, contractbeheer is een eerste randvoorwaarde waar jij een sleutelpositie mag gaan vervullen. Je wordt onderdeel van een ambitieus jong team dat nauw betrokken met elkaar een professionaliseringslag binnen de KB maakt. Het gaat om +/- 340 actieve contracten (=inkoop) en +/- 2500 contracten (=subsidies en overig).

De KB is op zoek naar een Contractbeheerder die de contractdossiers van de KB op orde brengen.  met als doel het makkelijker maken voor iedere collega om snel de benodigde informatie kan vinden.

Als contractbeheerder duik jij in contractdata, vul ontbrekende gegevens aan en zorgt voor een goed gestructureerd digitaal archief. Denk aan het registreren van looptijden, verlengingsopties, CPV-codes, KPI’s, indexatiemomenten en contactrollen (contracteigenaar, budgethouder, etc.). Daarnaast werk je mee aan het inzichtelijk maken van actief gebruik van contracten en help je collega’s snel de juiste informatie te vinden.

Eisen en wensen :

Eisen
Minimaal 2 jaar ervaring als contractbeheerder of vergelijkbare administratieve functie in contractmanagement.
De kandidaat heeft ervaring met het actief benaderen van collega’s en het najagen van benodigde documentatie of informatie.
De kandidaat kan situaties tijdig signaleren en weet wanneer en hoe te escaleren binnen een organisatie.

Wensen 
Ervaring met het werken in AFAS Financieel.
Werkervaring binnen een publieke aanbestedende dienst, zoals een overheidsinstantie, gemeente, of semipublieke organisatie.
Ervaring met het beheren of ordenen van contractdossiers of soortgelijke documentstromen.

Competenties:
De kandidaat is resultaatgericht en praktisch ingesteld, met aantoonbare ervaring in het zelfstandig realiseren van concrete (deel)resultaten.
De kandidaat toont initiatief en weet verbeteringen zelfstandig aan te dragen en te implementeren.
De kandidaat beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.