Tarief rond de 75 per uur

Zowel geschikt voor ZZP als voor Detachering.

Doel van de opdracht
Voor de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem zoekt de organisatie een ervaren Functioneel Beheerder die de functioneel‑beheerprocessen, documentatie en kennisbasis opzet, test en borgt. De functioneel beheerder helpt mee zodat alle betrokkenen klaar zijn voor een stabiele start en dat de beheerorganisatie direct na livegang effectief kan functioneren.

Opdrachtomschrijving
De Functioneel Beheerder voert de volgende werkzaamheden uit:
1. Opzet functioneel‑beheerdocumentatie
Opstellen van een volledige en logische documentatiestructuur conform het afgesproken documentatiekader.
Inventariseren van ontbrekende onderdelen en aanvullen waar nodig.
Borgen van vindbaarheid, eigenaarschap en onderhoudsafspraken.

2. Opzetten van een FAQ voor het nieuwe zaaksysteem
Inventariseren van veelgestelde vragen tijdens test- en acceptatiefase.
Opstellen van een toegankelijke en onderhoudbare FAQ‑structuur.
Afstemmen met gebruikers, projectteam en beheerorganisatie.

3. Inrichten van Topdesk voor het nieuwe zaaksysteem
Configureren van incidentcategorieën, templates en routingregels.
Inrichten van de juiste oplosgroepen en escalatiepaden.
Testen van de registratie- en doorzetprocessen met betrokken partijen.

4. Overzicht van bekende vragen, issues en workarounds
Vastleggen van bekende problemen, impact, status en tijdelijke oplossingen.
Opstellen van een beheersbare lijst die gebruikt kan worden door helpdesk, projectteam en functioneel beheer.
Borgen van actualiteit en overdraagbaarheid.

5. Kennisoverdracht aan alle betrokkenen
Organiseren van sessies om kennis van functioneel‑beheerprocessen op het juiste niveau te brengen.
Toelichten van documentatie, procedures, FAQ en Topdesk‑inrichting.
Adviseren over rollen, verantwoordelijkheden en werkwijze.
6. Testen van functioneel‑beheerprocessen

Uitvoeren van proces- en ketentesten met alle betrokkenen.
Controleren of processen, documentatie en kennisbasis volledig en toepasbaar zijn.
Signaleren van hiaten en verbeterpunten.
7. Doorontwikkeling na ingebruikname

Monitoren van de werking van processen in de eerste fase na livegang.
Aanpassen van documentatie, FAQ, Topdesk‑inrichting en werkwijzen op basis van praktijkervaring.
Adviseren over verdere professionalisering van het functioneel beheer.

Eisen

Aantoonbare ruime ervaring als Functioneel Beheerder met complexe clientvolgsystemen (zorg) of gelijkwaardige applicaties.
Ervaring met Topdesk‑inrichting en incidentmanagement.
Sterke vaardigheden in documentatie, procesinrichting en kennismanagement.
Vermogen om gebruikers en beheerders mee te nemen in nieuwe werkwijzen.
Bekwaamheid in het configureren van softwaretools zoals Topdesk en het begrijpen van functioneel beheerprocessen, waaronder BISL.
Ervaring met het begeleiden van implementaties en livegangen van systemen, inclusief het testen van processen en het monitoren van de werking na livegang.
Ervaring in het opzetten en onderhouden van kennisdatabases, inclusief het creëren van FAQ's en het borgen van kennisoverdracht aan betrokkenen.
Competenties

Analytisch Vermogen: In staat om complexe informatie te analyseren en te structureren, met een focus op het opzetten van documentatiestructuren en het identificeren van ontbrekende onderdelen.

Communicatieve Vaardigheden: Effectief kunnen communiceren met verschillende belanghebbenden, zoals gebruikers, projectteams en de beheerorganisatie, zowel schriftelijk als mondeling.

Organisatievermogen: In staat om meerdere taken en projecten gelijktijdig te beheren, met aandacht voor detail en deadlines, vooral bij het inrichten van Topdesk en documentatie.

Probleemoplossend Vermogen: Proactief problemen kunnen signaleren en oplossen, inclusief het documenteren van bekende issues en het ontwikkelen van workarounds.

Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen: In staat om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en nieuwe werkwijzen, en bereid om documentatie en processen bij te werken op basis van praktijkervaring.

Teamwork en Samenwerking: Vermogen om effectief samen te werken met verschillende teams en gebruikers, en hen te begeleiden in nieuwe processen en systemen.

Klantgerichtheid: Een focus op het leveren van waarde aan gebruikers en belanghebbenden, met het doel om een soepele en effectieve gebruikerservaring te waarborgen.