Opdrachtomschrijving
Senior Medewerker Ondersteuning Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA)
Functieomschrijving
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA), afdeling Vastgoed & Facilitair zoekt een enthousiaste en daadkrachtige senior medewerker ondersteuning (SMO) voor de teams vastgoedexploitatie noord en zuid. Als SMO zal je werken vanuit het gezamenlijke Team Vastgoedexploitatie. De werkzaamheden vinden veelal plaats vanuit het hoofdkantoor in Den Haag, op de COA locaties en aanvullend vanuit een thuiswerkplek.
Team Vastgoedexploitatie
Vastgoedexploitatie bestaat uit 2 teams Noord en Zuid, beide teams worden aangestuurd door een teamhoofd. De teams Vastgoed Exploitatie Noord en Zuid zijn verantwoordelijk om vanuit eigenaarsperspectief de locaties op bedrijfseconomische wijze te beheren, te onderhouden en het afstemmen daarvan met betrekking tot huisvesting. De projectregisseur vervult de eigenaars- en verhuurdersrol en is verantwoordelijk voor het preventief (veelal in contracten ondergebrachte) onderhoud, het planmatig onderhoud, beschikbaarheid technische capaciteit, optimalisering en registratie van het ruimtegebruik en eventuele capaciteitsuitbreidingen en/of functionele aanpassingen op locatie. Ook verzorgt de projectregisseur de afstemming hierover met de andere teams binnen de afdeling, de directie, locatiemanager, verhuurders, gemeente(lijken diensten) en leveranciers. Iedere projectregisseur is verantwoordelijk voor een aantal locaties in de exploitatiefase en vormt daar het vaste aanspreekpunt voor alle Vastgoed & Facilitair gerelateerde zaken. Naast Projectregisseurs bestaan de teams ook uit projectleiders en opzichters. De beide teams delen verder een SMO en MAS.
Functie
In deze brede functie ondersteun je naast de beide teamhoofden op teamniveau ook de projectregisseurs op locatie niveau. Deze ondersteuning is veelal gericht vanuit de financiële insteek. Vanuit de teams proberen we de doorontwikkeling naar het TCO gedachtegoed te maken. Het analyseren van data uit verschillen de systemen, vervolgens samenvoegen en genereren tot vastgoedinformatie t.b.v. de projectregisseur zijn voor jou herkenbare zaken. Naast de financiële inzichten op locatieniveau zijn we bezig met het inrichten van een vastgoedmanagement systeem; Condor. Vanuit de vastgoedvisie richt deze functie zich vooral op de pijler een doelmatige portefeuille; betaalbare portefeuille. Dit start met het inzicht op locatieniveau te verkrijgen, in beeld te brengen en te analyseren.
De belangrijkste rollen voor een SMO-er zijn:

• Adviserend
• Controlerend
• Initiërend
• Ondersteunend

Je taakgebieden zijn:

• Operationaliseert het vastgestelde beleid en ontwerpt richtlijnen en procedures in het licht van managementdoelstellingen.
• Coördineert, organiseert en bewaakt de voortgang van de teamdoelstellingen.
• Neemt beslissingen in uitzonderingssituaties en lost knelpunten op.
• Is verantwoordelijk voor het budgetbeheer.
• Analyseert financiële gegevens en verwerkt deze tot managementinformatie (rapportages) voor de besturing en beheersing tot op locatie- en / of projectniveau
• Adviseert en ondersteunt het team bij de uitvoering van de planning en control cyclus en projecten met een aanmerkelijk financieel belang.
• Adviseert, analyseert, interpreteert, beoordeelt en doet verbetervoorstellen op het gebied van effectiviteit, efficiency, kwaliteit, risicomanagement en doelmatigheid
• Neemt deel aan het afdelingsoverleg.
• Verzorgt de voortgangsrapportage.
• Neemt deel aan werk- en projectgroepen.

Functie-eisen:

Je bent een enthousiaste en daadkrachtige professional en hebt ruime ervaring met het thema vastgoed financiën. Je bent gericht op samenwerking en weet zowel in een commerciële omgeving als meer bestuurlijke omgeving te opereren. Je bent flexibel, resultaatgericht en kunt omgaan met weerstanden en belangentegenstellingen. Je weet snel te schakelen en te communiceren op verschillende niveaus binnen en buiten de eigen organisatie. In contacten met contractpartners toon je je een stevige en zakelijke onderhandelaar. Als persoon ben je proactief en vindt je het leuk mee

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.