TAKEN
ALGEMEEN
• Verzamelt informatie, inventariseert en analyseert de informatiebehoefte.
• Ontwikkelt beleidsplannen en ontwerpt voorschriften en richtlijnen.
• Vertegenwoordigt de unit, zowel in- als extern, in overlegsituaties.
• Neemt deel aan multidisciplinaire werk/projectgroepen.
• Toetst conceptbeleid (regelingen, procedures en systemen) in de organisatie.
• Adviseert over de uitvoering van beleid.
• Adviseert organisatiebreed over de werking van wet- en regelgeving met betrekking tot specifieke onderwerpen.
• Treedt op als secretaris van commissies en werkgroepen.

Is, ingeval er een taakgebied van toepassing is, verantwoordelijk voor het ontwikkelen en voorbereiden van voorstellen, beleidskaders en instrumentarium en het adviseren over de uitvoering van het beleid op een of meer van de volgende taakgebieden:

A. TAAKGEBIED: CONCERNCONTROL
• Levert informatie aan ten behoeve van de evaluatie van prestatie-indicatoren op strategisch niveau in overleg met controllers.
• Vertaalt de planningscyclus van concernniveau naar regio's/afdelingen en geeft nadere detaillering van uitvoeringsrichtlijnen voor het gebruik van systemen.
• Coördineert met de betrokken controllers en managers de planning en de aanlevering van informatie voor beleidskaders en werkplannen en stemt de consolidatie van diverse rapportages met hen af.
• Verricht risicoanalyses en rapporteert hierover.
• Adviseert regio's en afdelingen binnen de AO-kaders ten aanzien van de inrichting van de bedrijfsprocessen.
• Draagt zorg voor de totstandkoming van managementcontracten met de bestuursvoorzitter.
• Ziet toe op de uitvoering van de "poortwachterfunctie" door de controller.
• Levert een bijdrage aan de begroting van de organisatie.
• Onderhoudt voor de functie relevante in- en externe contacten.

B. TAAKGEBIED: ARBEIDSRECHT
• Stuurt de werkzaamheden op het desbetreffende taakgebied functioneel aan.
• Adviseert en treedt zelfstandig op als vertegenwoordiger van de organisatie bij
• arbeidsrechtelijke procedures.
• Voert zelfstandig ontslagprocedures.
• Adviseert de organisatie bij het sluiten van contracten met een arbeidsrechtelijke c.q. rechtspositionele invalshoek.
• Adviseert het management van de organisatie bij voorgenomen ontslagprocedures.
• Adviseert de units over complexe arbeidsrechtelijke c.q. rechtspositionele aspecten ten aanzien van beleidskeuzes, contracten en risicomanagement.
• Vertaalt op het terrein van arbeidsrecht de Nederlandse en Europese wet- en regelgeving ten behoeve van beleidsontwikkeling van de organisatie.
• Treedt op als projectleider voor organisatiebrede projecten en geeft hierbij leiding als vertegenwoordiger van de afdeling in diverse in- en externe overlegvormen.
• Onderhoudt voor de functie relevante in- en externe contacten.

E. TAAKGEBIED: ARBO
• Adviseert de afdelingsmanager HR&O over het te voeren beleid inzake de ontwikkeling, het vormgeven en het evalueren van beleidskaders en instrumentarium op ARBO-terrein.
• Is verantwoordelijk voor de coördinatie van het ARBO-zorgsysteem op het niveau van de organisatie.
• Is verantwoordelijk voor het opstellen van het ARBO-jaarplan van de organisatie.
• Is verantwoordelijk voor het opstellen van het ARBO-jaarverslag van de organisatie.
• Is verantwoordelijk voor het vormgeven en toepassen van planning & control ten behoeve van het te voeren ARBO-beleid.
• Rapporteert aan de afdelingsmanager HR&O over voortgang inzake projectrealisatie vanuit het ARBO-jaarplan.
• Onderhoudt voor de functie relevante in- en externe contacten.

F: TAAKGEBIED: HR DEVELOPMENT
• Adviseert de leidinggevende ten aanzien van het te voeren beleid inzake de opleiding en ontwikkeling van medewerkers van de organisatie.
• Signaleert op zijn taakgebied trends en maatschappelijke ontwikkelingen, relateert die aan de visie van de organisatie en vertaalt deze in opleiding en ontwikkelingsadviezen voor de organisatie.
• Initieert in samenspraak met de afdelingsmanager HR&O, HR adviseurs en leidinggevenden het opstellen van een meerjaren opleidingsplan en management development plan voor de organisatie. Stelt het plan op en legt het voor aan de afdelingsmanager HR&O.
• Is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag.
• Ondersteunt leidinggevenden bij de afstemming van doelstelling en inhoud van opleidingen door externe aanbieders en het bewaken van de kwaliteit.

G. TAAKGEBIED: BUSINESS ANALIST
• Ontwikkelt op basis van de informatiebehoeftes van de business bruikbare ICT oplossingen.
• Beschrijft en analyseert bedrijfsprocessen en ontwikkelt voorstellen voor het verbeteren van deze processen.
• Analyseert de impact van veranderingen op bedrijfsprocessen en systemen.
• Stelt project voorstellen op inclusief realistische business cases.
• Signaleert nieuwe ontwikkelingen in de markt, vertaalt deze naar bruikbare ICT voorstellen en adviseert medewerkers en management omtrent ICT oplossingen.

H. TAAKGEBIED: RECORDS MANAGEMENT
• Ontwikkelt (mede) een visie en strategie voor het recordsmanagement voor het COA en draagt zorg voor het uitdragen van deze visie.
• Levert een bijdrage aan het opstellen, beheren en actualiseren van het ordeningsplan voor de informatiehuishouding binnen het COA.
• Adviseert en informeert regio- en afdelingsmanagers, proceseigenaren en specialisten over eisen waar een nieuw of het te verbeteren informatiesysteem moet voldoen.
• Beheert en onderhoudt overzichten van wet-regelgeving en organisatie documentatie omtrent recordsmanagement.
• Toetst recordsbeheer aan wet- en regelgeving, jurisprudentie, normen, standaarden en best practices uit het vakgebied.
• Stelt richtlijnen op voor waardering, selectie, overdracht en vernietiging van records.
• Begeleidt, instrueert en coacht gebruikers in het (digitaal) opslaan en beheren van informatie.
• Evalueert beleid om toegankelijk van informatie in de organisatie te meten.
• Neemt deel aan teamoverstijgende projecten vanuit eigen aandachtsgebied.

I. TAAKGEBIED: ARBEIDSVOORWAARDEN
• Signaleert maatschappelijke/politieke ontwikkelingen en interne ontwikkelingen ten aanzien van arbeidsvoorwaarden, ontwikkelt en evalueert het beleid en vertaalt dit in beleidsadviezen.
• Adviseert de afdelingsmanager HR&O gevraagd en ongevraagd ten aanzien van de ontwikkeling en de toepassing van het arbeidsvoorwaardenbeleid .
• Coördineert en bewaakt de voortgang van opdrachten en afspraken en aan de OR voor te leggen beleidsvoorstellen of besluiten.
• Ondersteunt de afdelingsmanager HR&O bij het bevorderen van draagvlak voor beleidsbesluiten.
• Ondersteunt de implementatie van genomen besluiten en ondersteunt de uitvoering.
• Vertegenwoordigt de organisatie in overleggen met werknemers- en werkgeversorganisaties.
• Treedt op als tweedelijns vraagbaak op het beleidsterrein voor collega's binnen en buiten de eigen unit.
• Heeft zitting als werkgeverslid in paritair samengestelde (bezwaren) commissies.

J. TAAKGEBIED: MEDEZEGGENSCHAP
• Signaleert maatschappelijke/politieke ontwikkelingen en interne ontwikkelingen ten aanzien van medezeggenschap, evalueert het beleid en vertaalt dit desgewenst in beleidsadviezen.
• Adviseert in overleg met de afdelingsmanager HR&O (over de inhoud en het proces), de WOR- bestuurder over de inhoud en wijze van behandeling van onderwerpen ter besprekingen met de medezeggenschap en verzorgt hiervoor de annotaties over de onderwerpen.
• Adviseert de afdelingsmanager gevraagd en ongevraagd ten aanzien van het medezeggenschapbeleid en voor de OR relevante onderwerpen.
• Adviseert de afdelingsmanager HR&O ten aanzien van diens deelname in het overleg tussen bestuurder en OR. Vervangt deze afdelingsmanager in geval van diens afwezigheid.
• Coördineert en bewaakt de voortgang van opdrachten en afspraken met de OR en de aan de OR voor te leggen (voorgenomen) WOR-besluiten.
• Bevordert continu de kwaliteit en efficiëntie van het overleg met de OR en de resultaten van het overleg en doet hiertoe voorstellen.
• Ondersteunt de afdelingsmanager HR&O bij het bevorderen van draagvlak in de OR voor beleidsbesluiten en organisatieontwikkelingen en bij het bevorderen van het draagvlak voor medezeggenschap in de organisatie.
• Ondersteunt en/ of coördineert de implementatie van genomen besluiten en de uitvoering ervan.

K. TAAKGEBIED: PRIVACY OFFICER
• Rapporteert functioneel aan het bestuur
• Ontwikkelt strategie en kaders op het gebied van (bescherming van) privacy van medewerkers en bewoners.
• Verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de privacy strategie en beleid voor het COA.
• Houdt toezicht en evalueert de naleving van wet- en regelgeving en het door het bestuur vastgestelde strategie en beleid met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.
• Evalueert, in samenspraak met de functionaris gegevnsbescherming, het privacy beleid, doet voorstellen tot implementatie en aanpassingen van het privacy beleid.
• Draagt zorg voor borging van het privacy beleid en kaders.
• Adviseert het bestuur over de strategie op het gebied van privacy.
• Evalueert, in samenspraak met de functionaris gegevensbescherming, het privacy beleid, doet voorstellen tot implementatie en aanpassingen van het privacy beleid.
• Bevordert en adviseert de organisatie gevraagd en ongevraagd over de bescherming van persoonsgegevens.
• Heeft een coördinerende rol in het kader van datalekken.
• Verzorgt rapportages over de status en rapporteert rechtstreeks aan het bestuur.
• Geeft advies met betrekking tot en ondersteunt de uitvoering van DPIA's, rechten van betrokkenen en management van extrene verwerkers
• Beheert het verwerkingsregister en verzorgt rapportages over de status van privacybescherming binnen COA in het algemeen en de compliancy met de AVG in het bijzonder.

CONTACTPATROON
• Intern: Bestuurders, directeuren, leidinggevenden, OR, bewoners
• Extern: Accountant, vertegenwoordigers overheid, politieke en maatschappelijke organisaties Ketenpartners, (mantel) leveranciers

WERK- EN DENKNIVEAU
• Relevant HBO + / WO- diploma

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.