De opdracht staat om administratieve redenen open. Reageren heeft geen zin!

Opdracht:
We zijn opzoek naar een ervaren proces- en/of business analist die zelfstandig kan opereren en ons helpt de laatste horde te nemen zodat we onze ERP, HR en rooster processen finaal kunnen vaststellen, (acceptatie) testen en documenteren. Samen met de proces managers en materie deskundigen analiseer je de processen en leg je de business- en proces requirements vast. Vanuit de aanbesteding zijn eisen gesteld aan de processen. Ook deze vertaal je door naar requirements. Naast de requirements stel je de bijbehorende (high level) functie stroomdiagrammen op. Deze zijn voorwaardelijk voor de procesacceptatie. Dit traject kent een relatief korte doorlooptijd. Het is een leuke, maar intensieve opdracht omdat de werkdruk hoog is. Het COA is een dynamische organisatie die o.a. continu locaties opent en sluit en daardoor veel (HR) mutaties kent. De uitdaging is om binnen deze dynamiek de opdracht conform de planning succesvol af te ronden. 

Context:
COA is in januari 2025 live gegaan met AFAS en InPlanning. Met de livegang zijn nieuwe processen geïntroduceerd, waarbij een Minimal Viable Product (MVP) aanpak is gehanteerd. Voor overdracht naar de lijnorganisatie is het van belang dat de volledige proces inrichting beschreven en gedocumenteerd wordt en niet alleen de minimale inrichting. De beschrijving is de basis voor de finale acceptatie van het nieuwe systeem. Niet alle processen zijn volledig geïmplementeerd en sommige werken nog niet even goed. In de acceptatiefase zal worden beoordeeld aan welke requirements nog niet wordt voldaan en of deze voor de programma decharge nog ingevuld moeten worden. In korte tijd zal relevante informatie en requirements moeten worden verzameld zodat de proces acceptatie kan plaatsvinden. De beperkte tijd en ervaring van de betrokken medewerkers vormt hier een factor om rekening mee te houden. 

Doel van de opdracht:
Het conform planning opstellen van (rudimentaire) proces- en aanbesteding requirements zodat het procesacceptatie traject kan plaatsvinden. Regisseren van het proces van procesacceptatie en onafhankelijk toetsen van de uitgangspunten uit de aanbesteding 

Optie: Volledig uitwerken van de processen zodat ze gereed zijn voor oplevering aan het Functioneel- en Proces Beheer.

Verantwoordelijkheden:
- Identificeren en documenteren van (rudimentaire) proces- en business requirements.
- Structureren en stroomlijnen van de input van medewerkers.
- Begeleiden van werksessies en het houden interviews met proces acceptanten en stakeholders om zo de relevante informatie boven water te krijgen.
- Opstellen van heldere, beknopte (high level) procesbeschrijvingen die als basis dienen voor de procesacceptatie.
- Actief meedenken over pragmatische oplossingen en verbeteringen die de acceptatie ondersteunen.
- Draagvlak creëren voor een effectieve acceptatie.

Functie eisen:
- Aantoonbare ervaring als Business Analist en/of Proces Analist in een dynamische omgeving. Bij voorkeur bij de overheid.
- Ervaring met het opstellen van proces requirements (binnen een beperkte periode / time box).
- Sterke communicatieve vaardigheden. Deze zijn nodig om input op een gestructureerde manier en tijdig bij proces acceptanten en stakeholders op te halen.
- Vaardig in het begeleiden van workshops en het faciliteren van besluitvorming.
- Je hebt ervaring met ERP systemen.
- Vermogen om complexe processen snel te doorgronden en te vertalen naar heldere en bruikbare documentatie.
- Hands-on en pragmatische instelling met de focus op het benodigde resultaat.
- Je hebt een HBO+ niveau

Functie wensen:
- Ervaring met MAVIM of vergelijkbare tools.
- Kennis van methodieken als Lean en Agile.

Benodigde Competenties:
- Analytisch denker met probleemoplossend vermogen
- Proactieve houding
- Organisatiesensitief
- Resultaatgericht
- Ervaren in stakeholdermanagement

Grotendeels fysieke aanwezigheid op kantoor in Den Haag. Thuiswerken kan in overleg.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.