FUNCTIE OMSCHRIJVING
Bij COA werken we aan de vervanging van de bedrijfsvoering processen (nu SAP). Er loopt een complex project om AFAS te implementeren. Gedurende de AFAS implementatie speelt functioneel beheer een rol. Tijdens de implementatie worden de bestaande functioneel beheerders opgeleid. Gedurende de implementatie zijn we op zoek naar functioneel beheerders die niet alleen mee kunnen denken en helpen bij de inrichting, maar ook de huidige functioneel beheerders mee te nemen in de verandering die AFAS heet.
NB de focus voor deze uitvraag ligt op het gebied van inrichting ERP, Financieel, Projecten. Specifieke ervaring en het vermogen om op dit domein te kunnen adviseren is gewenst.

 
Wat doet een functioneel Beheerder AFAS?
Een AFAS functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beheer en de optimalisatie van de software van AFAS binnen een organisatie. Het functieprofiel omvat de volgende taken:
1. Systeemconfiguratie: De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het configureren en onderhouden van het AFAS-systeem op basis van de bedrijfsbehoeften. Dit omvat het definiëren van gebruikersrollen, toegangsrechten, workflows, formulieren en andere systeeminstellingen.
2. Gebruikersondersteuning: De functioneel beheerder fungeert als het eerste aanspreekpunt voor gebruikers bij vragen, problemen of verzoeken met betrekking tot het AFAS-systeem. Ze bieden ondersteuning, beantwoorden vragen en lossen problemen op om ervoor te zorgen dat gebruikers efficiënt kunnen werken met het systeem.
3. Procesoptimalisatie: De functioneel beheerder werkt samen met verschillende afdelingen binnen de organisatie om bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren met behulp van het AFAS-systeem. Ze identificeren mogelijkheden voor procesautomatisering, efficiëntieverbetering en gegevensintegratie, en implementeren oplossingen om de operationele effectiviteit te vergroten.
4. Gegevensbeheer: Het beheer van gegevens binnen het AFAS-systeem is een belangrijke verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder. Ze zorgen voor de juistheid, volledigheid en integriteit van gegevens en voeren regelmatig controles en onderhoudstaken uit om ervoor te zorgen dat de gegevens betrouwbaar zijn.
5. Rapportage en analyse: De functioneel beheerder kan rapporten en analyses genereren op basis van de gegevens in het AFAS-systeem. Ze werken samen met  verschillende belanghebbenden om te begrijpen welke gegevens en inzichten nodig zijn en ontwikkelen rapporten en dashboards om aan die behoeften te voldoen.
6. Training en documentatie: De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het trainen van gebruikers en het ontwikkelen van trainingsmateriaal om ervoor te zorgen dat medewerkers bekend zijn met het gebruik van het AFAS-systeem. Ze documenteren ook systeemprocedures, configuraties en wijzigingen voor toekomstige referentie.

 
Over het algemeen is een AFAS functioneel beheerder een brug tussen de eindgebruikers van de software en de technische aspecten ervan. Ze zorgen ervoor dat het systeem goed functioneert, ondersteunen gebruikers, optimaliseren bedrijfsprocessen en dragen bij aan het succesvolle gebruik van de software binnen de organisatie.

 
Welke specifieke competenties vragen wij (naast bovenstaande)?
- Is in staat op basis van ervaring andere functionele beheerders te begeleiden
- Is analytisch en in staat in inrichtingsfase mee te denken/werken aan de specifieke inrichting van AFAS voor COA
- Is voldoende breed onderlegd (T-shaped) om op meerdere domeinen (Financieel, ERP, HR, ICT) te ondersteunen
- Heeft ervaring met en is echt in staat om te werken in Agile teams;
- Moet goed kunnen werken in teamverband en is voldoende slagvaardig in de uitwerking
- Kan omgaan met moderne samenwerkingsfaciliteiten en heeft specifiek ervaring met Microsoft Teams, Jira en Office 365
- Is sociaal vaardig en heeft goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.