PMO IAM Programma
Standplaats: het team zit 2 dagen, op kantoor Arnhem.
Start: 02-12-2024
Duur: 1 jaar (optie op verlenging)
ZZP geschiktg: JA
Functieomschrijving PMO’er | Fit4Future | Identity & Access Management (IAM)

Vanuit business perspectief zijn de initiatieven die voor de komende jaren nodig zijn om te versnellen in de uitvoering van deze opdracht in kaart gebracht. Tegelijkertijd is in de initiatie en planfase van Fit4Future uitgewerkt waar we over 5 jaar en verder willen zijn en wat we willen kunnen, vertaald in een toekomst vaste architectuur met een focus op processen en systemen. In de lopende ontwerpfase worden blauwdrukken opgesteld en partners geselecteerd voor de implementatie.

Bij het vervangen van de IT-kernsystemen binnen de Fit4Future scope kennen we echter een aantal specifieke uitdagingen en risico’s. Zo moeten we meerdere jaren werken aan IT die niet direct zichtbare functionaliteit oplevert, terwijl we verwachten dat de vraag naar nieuwe digitalisering (buiten de Fit4Future scope) sterk zal toenemen. Dit zet druk op de verbouwing van het digitaal fundament met het risico dat noodzakelijk Fit4Future werk niet de juiste prioriteit krijgt. Daarnaast voeren we niet vaak meer grote complexe veranderingen in het bestaande ecosysteem uit, met het risico dat we lifecycle- en contractuele deadlines missen.

Om deze uitdagingen aan te gaan en risico’s te mitigeren hebben we besloten een deel van de activiteiten naast en niet in het digitale ecosysteem te organiseren. Daarbij levert een centraal bestuurd Fit4Future portfolio van programma’s, IT-producten op aan de ARTs (Agile Release Train) in de bestaande digitale ecosystemen. Onder het Fit4Future portfolio zijn vier programma’s opgenomen: ERP (SAP S/4 HANA), Data (platform), Asset en Identity & Access Management (IAM). Deze programma’s hebben ieder een eigen stuurgroep met directieniveau business vertegenwoordiging en rapporteren in het Fit4Future portfolio.

Het Identity & Access Management (IAM) legt de basis voor een nieuwe IAM-inrichting en is inmiddels volop in de uitvoering. Met het primaire doel om de transitie van het oude naar het nieuwe landschap te migreren. Focus van de transitie ligt op technologie, processen en organisatie.

We zijn op zoek naar een ervaren PMO-er die het IAM programmateam komt versterken. In je rol rapporteer je aan de programmanager IAM en zorgt ervoor dat ‘de basis' op orde is, oftewel de ‘hygiëne’ binnen het programma geregeld is. En zal je daarbij verantwoordelijk zijn voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om (proactief) de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van de deeltrajecten binnen het programma.

Taken en verantwoordelijkheden

• Ondersteuning van projectleads: Helpen bij het opstellen en beheren van planningen, rapportages en documentatie om deeltrajecten op schema te houden.
• Kwaliteitsbewaking en Processtandaarden: Waarborgen dat projecten voldoen aan de afgesproken standaarden en methodologieën binnen de organisatie,
• Resourcebeheer: Inzicht bieden in de beschikbare middelen (mensen, tijd, budget) en helpen bij het optimaliseren van resourceallocatie.
• Rapportages en Monitoring: Regelmatig rapporteren over de voortgang, budgetten en risico's van projecten, vaak met behulp van dashboards of andere softwaretools.
• Risicobeheer en Issue Management: Signaleren van risico’s en issues, en indien nodig actie ondernemen of escaleren om problemen op te lossen.
• Kennisdeling en Training: Zorgdragen voor kennisbeheer, organiseren van trainingen en het bevorderen van best practices binnen het programmateam.

Eisen

• PMO-er met minimaal 5 jaar ervaring in vergelijkbare trajecten
• Programma- en integrale projectplanningen opstellen en beheren (MS project)
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning
• Proactieve ondersteuning in het stuurgroep proces (inclusief documentatie)
• Managen resources (externe) transitie partner (o.a. on- & offboarding, controle uren)
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (highlight reports)
• Signaleren en adviseren van programma- projectmanager bij project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen
• Opzetten en beheren van issue logs, RfCs (requests for changes), risklogs, exceptions, besluiten en overige wijzigingen
• Opstellen en beheren van kwaliteitsaspecten. Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
• Monitoren van voortgang en afspraken; het ‘najagen’ van actiehouders
• Opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking
• Opstellen en beheren van communicatiemiddelen om de communicatie naar portfolio-, programma- en projectleden en overige stakeholders te verzorgen en te verbeteren.
• Het organiseren van bijeenkomsten en workshops zoals, weekstarts, risicoanalyses, stakeholderssessies, kick-off team meetings, etc.

Overige gewenste soft skills

• HBO met een hands-on mentaliteit
• Ervaring met relevante PM methodieken
• Ervaring in project en agile omgeving
• Luister, stelt vragen maar is ook sensitief op (non)verbale communicatie
• Actieve rol richting stakeholders
• Proactief en verantwoordelijk
  
• Analyserend'
• Planmatig en goed in organiseren
• Vasthoudend en weerstandbestendig
  
• Altijd duidelijk en gestructureerd
• Flexibel en stressbestendig
• Zelfstandig maar ook een teamspeler
• Sensitief voor verhoudingen binnen organisatie